Lieferanten-Kontakte

Im Modul Kontakte können Sie einen Lieferanten als Kontakt anlegen, die Bestell- und Lieferzeiten hinterlegen und die Online-Anfrage und -Bestellung einrichten, soweit der Lieferant diese anbietet.

Auf der Seite Stammdaten tragen Sie die grundlegenden Daten des Lieferanten ein: Name, Adresse, Telefonnummer(n). Aber auch wichtige übergreifende Einstellungen aktivieren Sie hier.

Beispiel: Stammdaten eines Lieferanten-Kontaktes.

Kontaktdaten

Die Angabe eines Namens ist verpflichtend.

Kontaktrolle

Sie geben die Kontaktrolle bereits beim Anlegen des Kontaktes vor, z.B. 'Kunde', 'Arzt' oder 'Lieferant'. Einem bereits bestehenden Kontakt können Sie ggf. zusätzliche Kontaktrollen zuweisen (z.B. einem Arztkontakt die Rolle 'Kunde').

Status

Über den Kontakt-Status können Sie angeben, ob der Kontakt aktiv ist oder nicht. Folgende Status stehen zur Verfügung:

Aktiv

Anlage

Anzeige des Anlagedatums des Lieferanten und des Bearbeiters, welcher den Lieferanten angelegt hat.

Änderung

Anzeige des Änderungsdatums der Lieferantendaten und des Bearbeiters, welcher Daten des Lieferanten geändert hat.

Kontaktrolle 'Kunde' zusätzlich zuweisen:

Allen Kontakten, die nicht die Rolle 'Kunde' besitzen (z.B. Lieferanten), können Sie diese zusätzlich zuweisen. Aktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen Kunde.

Heim- und Krankenhaus-Kontakten wird die Rolle 'Kunde' automatisch zugewiesen.

Beispiel: Einem Lieferanten-Kontakt können Sie zusätzlich auch die Rolle 'Kunde' und 'Anbieter' zuweisen.

Kontaktrollen entfernen:

Sind einem Kontakt mehrere Kontaktrollen zugeordnet, können Sie einzelne Rollen wieder entfernen. Deaktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen der zu entfernenden Rolle.

Die dem aktuell angezeigten Stammdatenfenster zugrunde liegende Rolle kann nicht gelöscht werden.
Beispiel: Bei einem Arzt, der gleichzeitig auch Kunde ist, können Sie in den Arztstammdaten die Rolle 'Kunde' entfernen, nicht aber die Rolle 'Arzt'. In den Kundenstammdaten können Sie die Rolle 'Arzt' entfernen, nicht aber die Rolle 'Kunde'.

Eine Rolle kann nur gelöscht werden, wenn keine relevanten Beziehungen - z.B. offene Abholungen - existieren. Existieren solche Beziehungen, werden Sie darauf hingewiesen.

Standardanschrift

Tragen Sie die Anschrift in die Felder Straße, Ort, Ortsteil, Postfach, etc. für den Kontakt ein.

Die Angaben werden automatisch auf die Seite Anschriften übernommen. Mehr dazu im Thema 'Anschriften'.

Unterstützung bei der Eingabe von Adressdaten anzeigen

Die Eingabe von Adressdaten ist eine Routinetätigkeit, bei der Sie im Modul Kontakte sowohl in den Stammdaten als auch in den Anschriften und auch bei der Schnellanlage von Kundenkontakten komfortabel unterstützt werden.

Sobald Sie eine Postleitzahl in das Feld PLZ eintragen und ins Feld Ort wechseln, öffnet sich dort eine Auswahlliste mit den in Frage kommenden Ortsnamen. Wenn die Postleitzahl eindeutig einem Ort zugeordnet ist, wird dieser Ort direkt vorgeblendet.
Sobald Sie ins Feld Ort einen Ortsnamen eintragen, wird eine Vorschlagsliste von Orten inklusive Postleitzahl entsprechend der eingegebenen Buchstaben angezeigt.
Es ist auch möglich, im Feld Ort eine Postleitzahl einzutragen, um einen Ort zu finden.

An oberster Stelle der Auswahllisten stehen jeweils in schwarzer Schriftart die in Frage kommenden Orte aus Ihrer Kontaktdatenbasis, nach der Häufigkeit ihres Vorkommens absteigend sortiert. Sollten in der Kundendatenbank nur wenige passende Einträge vorhanden sein, werden unterhalb dieser Einträge weitere passende Orte in grauer Schrift aus der allgemeinen IXOS-internen Adressdatenbank gelistet. Werden in der Kundendatenbank mindestens 10 Einträge ermittelt, erscheinen keine weiteren Einträge in grauer Schrift. Die maximale Anzahl von Vorschlägen ist auf 50 begrenzt.

Standardkommunikation

Register Telekommunikation

Tragen Sie hier Telefon-, Telefax- oder Mobilfunkrufnummern ein und stellen Sie eine Standardrufnummer sowie ggf. Rufnummern für Rechnungen und Lieferungen ein.

Register Internet

Tragen Sie hier eine oder mehrere E-Mail-Adressen (Standard, für Rechnungen, für Lieferungen) und ggf. eine Homepage des Kunden ein.

Wenn Sie für eine E-Mail-Adresse ein Passwort vergeben (), dann werden angehängte Dateien und Dokumente automatisch in das PDF-Format konvertiert und verschlüsselt versendet. Stellen Sie sicher, dass der Adressat zum Öffnen der Dokumente über das Passwort verfügt.

Sie können die Anhänge alternativ zum E-Mail-Anhang ebenfalls über einen Downloadlink an den Empfänger senden (). Aktivieren Sie hierzu das Kontrollkästchen Link und vergeben Sie ein Passwort, da Dateien über einen Downloadlink immer verschlüsselt versendet werden. Stellen Sie sicher, dass der Adressat zum Öffnen der Dokumente über das Passwort verfügt.

Richten sich Dokumente an Privatpersonen, fallen sie unter die DSGVO und den besonderen Schutz von Gesundheitsdaten. Sie als Apotheke müssen beim Versand per E-Mail selbst dafür sorgen, dass Sie diese durch Verschlüsselung einhalten.

Es ist auch die Eingabe internationaler Rufnummern möglich.

Weitere Daten

Hauptlieferant: Aktivieren Sie die Option, um den Kontakt als Ihren Hauptlieferanten zu kennzeichnen.
Kurzcode: Tragen Sie hier einen frei wählbaren Kurzcode für diesen Lieferanten ein. Über diesen kann der Lieferant z.B. in der Warenlogistik schnell aufgerufen werden.
Meine Kundennummer: Tragen Sie hier Ihre Kundennummer bei diesem Lieferanten ein.
Anbieterpreis: Aktivieren Sie das Kennzeichen, wenn beim Erfassen einer Bestellung der Anbieterpreis zugrunde gelegt werden soll.
Außendienstmitarbeiter: Wählen Sie den Browse-Button, um in dem sich öffnenden Fenster Kontakte > Lieferant> Außendienstmitarbeiter auswählen einen oder mehrere für diesen Lieferanten zuständige Außendienstmitarbeiter zuzuweisen bzw. mit Neu - F3 neu anzulegen. Mehr dazu im Thema 'Außendienst-Kontakte'.

Verknüpfung zum Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Wenn für einen Lieferanten Dokumente im Dokumentenmanagementsystem vorhanden sind, so erkennen Sie dies am folgenden Symbol rechts oben in der Stammdatenkarte.

Klicken Sie auf das DMS-Symbol oder drücken Sie DMS - Alt+F8, um direkt in das DMS zu springen. Die zugehörigen Dokumente werden Ihnen in der Trefferliste angezeigt.

Lieferanten-Dubletten bearbeiten

Doppelt bzw. mehrmals angelegte Lieferanten-Kontakte können Sie bereinigen. Beim Bereinigen von Lieferanten-Dubletten werden keine Kontaktdaten oder Lieferanteneinstellungen gemischt. Es werden lediglich die Vorgänge aus der Warenlogistik, wie z.B. Warenkörbe und Bestellungen, des/der Quellkontaktes auf den Zielkontakt übertragen. Die Quellkontakte werden anschließend gelöscht.

Wählen Sie Dubletten bearbeiten - F5.

Der Dialog Dubletten bearbeiten öffnet sich.

Wählen Sie die Quellkontakte aus, die gelöscht werden sollen. Klicken Sie dazu auf das Icon bei Quellkontakte.
Das Fenster Lieferant/Anbieter Auswahl öffnet sich.

Diese Liste enthält keine PAD-geflegten Kontakte. Lieferanten von PAD-gepflegten Anbietern können nicht gelöscht werden.
Markieren Sie einen Lieferanten und wählen Sie OK - F12.
Wählen Sie im folgenden Dialog, ob Sie einen weiteren Quellkontakt hinzufügen möchten. Markieren Sie ggf. einen weiteren Kontakt und bestätigen Sie mit OK - F12. Wiederholen Sie diesen Schritt, bis alle gewünschten Kontakte hinzugefügt sind.

Sie können maximal 12 Quellkontakte auswählen.

Wählen Sie den Zielkontakt aus. Klicken Sie dazu auf den Browse-Button bei Zielkontakt.

Das Fenster Lieferant/Anbieter Auswahl öffnet sich.

Markieren Sie einen Lieferanten und wählen Sie OK - F12.
Wählen Sie im folgenden Dialogfenter Ja.

Die gespeicherten Vorgänge der Quellkontakte werden auf den Zielkontakt übertragen und die Quellkontakte werden anschließend gelöscht.

Weitere Info und Funktionen

'Anschriften'

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