Antrag auf Kostenübernahme bei der Pflegekasse stellen

1. Öffnen Sie im Modul Kontakte die Kontaktdetails des Kunden.

   Legen Sie den Kundenkontakt bei Bedarf mit Neu - F3 neu an und tragen Sie alle erforderlichen Daten ein. Geburtsdatum und Anschrift des Kunden werden auf die Genehmigung und auf die Abrechnung gedruckt.

2. Wechseln Sie auf die Seite Spezifische Daten.

   Mehr dazu im Thema 'Spezifische Daten (Kunden)'.

3. Wählen Sie unter Pflegeversicherung den Button Genehmigung oder wählen Sie Genehmig. verwalten - F10.

   Das Fenster Genehmigung öffnet sich.

   Oder:

   Wählen Sie unter Pflegeversicherung im Feld Kostenträger den Browse-Button, um den Kostenträger des Kunden auszuwählen. Nutzen Sie dazu ggf. die Information im unteren Feld ehem. "Pflegekasse".

   Nutzen Sie zum komfortablen Bearbeiten der Kontaktdetails aller Kunden mit ehemals eingetragener Pflegekasse auch die Reports. Mehr dazu im Thema 'Pflegehilfsmittel in den Reports'.
   Nach Übernahme des Kostenträgers öffnet sich das Fenster Genehmigung.

4. Tragen Sie, falls nicht bereits erfolgt, mit Hilfe des Browse-Button den Kostenträger ein.

   Im Fenster Kostenträger auswählen werden nur Pflegekassen (beginnend mit 18) angeboten. Falls Sie die Pflegehilfsmittel jedoch mit einem anderen Kostenträger abrechnen möchten, dann wechseln Sie mit Erweiterte Suche - F10 in die Erweiterte Suche und wählen dort im Feld Kostenträger den Eintrag Alle, und suchen Sie dann anhand des Kostenträgernamens oder der IK.

5. Falls noch keine Rechnungsanschrift des Kostenträgers hinterlegt ist, wählen Sie hinter dem Feld Anschrift den Stift-Button oder Anschrift bearbeiten - F7.

   Die Kontaktdaten des Kostenträgers öffnen sich. Wechseln Sie zur Seite Anschriften, um die Anschrift einzupflegen.

   Kennzeichnen Sie deren Typ als Rechnung. Mehr dazu im Thema 'Anschriften'.

   Prüfen Sie ggf. auch, ob beim Kostenträger auf der Seite Stammdaten unter Standardkommunikation im Feld Telefax die Fax-Nummer des Kostenträgers eingetragen ist, damit diese auf den Genehmigungsantrag aufgedruckt und zum Versenden per Fax genutzt werden kann.
   Ist im Feld Telefon oder Mobil eine Telefonnummer hinterlegt, wird dieses ebenfalls für eine leichtere Kontaktaufnahme auf die Empfangsbestätigung gedruckt.
   Mit Esc gelangen Sie wieder ins Fenster Genehmigung.

6. Tragen Sie die Versichertennummer ein. Ist im Kundenkontakt eine Versichertennummer im Bereich Krankenversicherung hinterlegt, wird diese beim Anlegen der Genehmigung übernommen. Ansonsten muss diese beim Patienten oder der Pflegekasse erfragt werden.

   Nutzen Sie zum komfortablen Bearbeiten der Kontaktdetails aller Kunden mit ehemals eingetragener Pflegekasse auch die Reports. Mehr dazu im Thema 'Pflegehilfsmittel in den Reports'.
   Hilfestellung:

   Um gezielt zu ermitteln, bei welchen Kunden eine Genehmigung jedoch keine Versichertennummer hinterlegt ist, nutzen Sie das Modul Reports.

   Hier steht Ihnen in der Ergebniskategorie Kunden unter Pflegehilfsmittelversorgung die vordefinierte Abfrage Kunden mit fehlender Versichertennummer zur Verfügung.

   

   Falls Sie über die Lizenz 'Reports Profi' verfügen, haben Sie auch die Möglichkeit, sich gezielt die hinterlegte Pflegeversichertennummer aller Kunden mit einer eigenen Abfrage einzublenden.

   

7. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Beihilfeberechtigt), wenn der Kunde beihilfeberechtigt ist.

8. Je nachdem, für welche Produktgruppe Sie Pflegehilfsmittel beantragen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

   1. Produktgruppe PG 54:

      Wechseln Sie in das Register Zum Verbrauch bestimmte Pflegehilfsmittel (PG 54).

      Tragen Sie bei den zu genehmigenden Produktgruppen die benötigte Menge ein.

      Im Feld Summe wird direkt die Summe der beantragten Pflegehilfsmittel der PG 54 angezeigt, damit Sie eine Kontrolle über die Höchstgrenze von 42 € von Pflegehilfsmitteln zum Verbrauch haben.

   2. Produktgruppe PG 51:

      Wechseln Sie in das Register Pflegehilfsmittel zur Körperpflege/Körperhygiene (PG 51).

      Geben Sie die zu genehmigenden Stückzahl von saugenden Bettschutzeinlagen an.

      Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Eigenanteil 10% für wiederverwendbare saugende Bettschutzeinlagen, wenn der Kunde einen Eigenanteil von 10% für Artikel aus PG 51 tragen muss.

9. Speichern Sie die Angaben mit Speichern - F1.

10. Wählen Sie Drucken - F9.

    Das Fenster Druckdokument auswählen öffnet sich.

    

11. Wählen Sie den Eintrag Pflegehilfsmittel Genehmigung (ab 01.06.2025) und bestätigen Sie diesen mit OK - F12.

    Das Fenster Druckauswahl öffnet sich.

    

    Für das elektronische Verfahren müssen die Produktgruppen getrennt beantragt und abgerechnet werden. Die Genehmigungszeiträume können dabei stark abweichen – so ist bei manchen Kassen eine Genehmigung für PG 54 oft dauerhaft, während sie für PG 51 mitunter vor jeder Abgabe neu eingeholt werden muss.

12. Wählen Sie den gewünschten Ausdruck und bestätigen Sie diesen mit OK - F12.

    Das Formular wird in der Druckvorschau angezeigt.

    Es enthält alle Angaben zum Kunden und zur Pflegekasse. Die Mengen der zu beantragenden Produktgruppen und Pflegehilfsmittel sind eingetragen.

    

    

    Beispielansicht: Antrag auf Kostenübernahme.

13. Wählen Sie Drucken / Senden - F12, um den Ausdruck zu starten.

14. Lassen Sie das Formular vom Versicherten oder seinem Bevollmächtigten unterschreiben.

15. Reichen Sie den Antrag bei der Kasse ein. Dies kann je nach Kasse über ein elektronisches Verfahren, per Post oder per Fax erfolgen.

In den Kontaktdetails des Kunden auf der Seite Spezifische Daten wechselt der Button Genehmigung zu gelb, d.h. der Antrag auf Genehmigung enthält bereits Daten. Mehr dazu im Thema 'Spezifische Daten (Kunden)'.

Nach Erhalt der Genehmigung von der Pflegekasse tragen Sie die Daten in IXOS im Formular ein.

Wenn der bewilligte Antrag auf Kostenübernahme von der Pflegekasse eingetroffen ist, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie im Modul Kontakte die Kontaktdetails des Kunden.
2. Wechseln Sie auf die Seite Spezifische Daten.
3. Wählen Sie den Button Genehmigung oder wählen Sie Genehmig. verwalten - F10.
   Das Fenster Genehmigung öffnet sich.
4. Passen Sie ggf. die Angaben zur Beihilfeberechtigung an. Die Einstellungen werden an der Kasse bei der Preisberechnung berücksichtigt.
5. Tragen Sie im Feld Genehmigung ausgestellt am den Tag ein, an dem die Genehmigung ausgestellt wurde. Dieser wird für die Abrechnung benötigt. Fehlt diese Angabe, kann die Abrechnung abgelehnt werden.
6. Tragen Sie den Genehmigungszeitraum in den entsprechenden Registern für die zutreffende Produktgruppe PG 54 / PG 51 ein.

   Die Genehmigung kann ohne Ablauf (Datum bis) ausgestellt werden. Bei einer lebenslänglich gültigen Genehmigung lassen Sie den Endezeitpunkt weg.

7. Tragen Sie die Genehmigungskennzeichen PG 54 /PG 51 in den entsprechenden Registern für die zutreffende Produktgruppe PG 54 / PG 51 ein. Diese werden für die Abrechnung benötigt.

8. Haken Sie die Produktgruppen an, die genehmigt wurden. Dadurch werden die Eingabefelder zur Menge ausgegraut, weil die eingetragene Menge genehmigt ist. Um die Mengen zu ändern, entfernen Sie den Haken.
9. Passen Sie ggf. in PG 51 den Zuzahlungsstatus (Eigenanteil 10%) ... an. Die Einstellungen werden an der Kasse bei der Preisberechnung berücksichtigt.
10. Speichern Sie die Angaben mit Speichern - F1.
11. Wechseln Sie in den zutreffenden Register der PG 54 bzw. PG 51 und legen Sie den genehmigten Antrag in den Scanner, um das Formular zu scannen und das Bild des Genehmigungsformulars anzuzeigen.

    Mit Bild Details - F8 blenden Sie eine vergrößerte Ansicht des gescannten Bildes ein und können diese mit Kopie drucken - F9 ggf. noch einmal ausdrucken. Mit Bild löschen - F4 können Sie das Bild der Genehmigung löschen um ggf. eine aktualisierte Genehmigung einpflegen zu können.

Falls Sie den von der Krankenkasse genehmigten Antrag auf Genehmigung, den Sie im Fenster Genehmigung eingescannt hatten, noch einmal ausdrucken möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wechseln Sie im Fenster Genehmigung ins gewünschte Register der PG 54 bzw. PG 51, je nachdem welche Genehmigung Sie nachdrucken möchten.
2. Wählen Sie Drucken - F9.
   Das Fenster Druckdokument auswählen öffnet sich.

   

3. Selektieren Sie den Eintrag Genehmigung Bild PG 54 bzw. Genehmigung Bild PG 51, je nachdem welche gescannte Genehmigung Sie selektiert hatten, und bestätigen Sie mit OK - F12.

   Das Bild der Genehmigung wird in der Druckvorschau zum Ausdruck angeboten.
4. Wählen Sie Drucken / Senden - F12, um den Ausdruck zu starten.