Antrag auf Kostenübernahme bei der Pflegekasse stellen

Kurz erklärt

Vor der Abgabe von Pflegehilfsmitteln zum Verbrauch müssen Sie zunächst bei der Pflegekasse einen Antrag auf Kostenübernahme (Anlage 4) einreichen. IXOS stellt den Antrag in digitaler Form zur Verfügung, in welchem die in IXOS bekannten Daten bereits eingetragen sind.

 

 

Antrag auf Kostenübernahme bei der Pflegekasse stellen

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie im Modul Kontakte die Kontaktdetails des Kunden.

   Legen Sie den Kundenkontakt bei Bedarf mit Neu - F3 neu an und tragen Sie alle erforderlichen Daten ein. Geburtsdatum und Anschrift des Kunden werden auf die Genehmigung und auf die Abrechnung gedruckt.

2. Wechseln Sie auf die Seite Spezifische Daten.

   Mehr dazu im Thema 'Spezifische Daten (Kunden)'.

   Beispiel:

   

3. Wählen Sie unter Pflegeversicherung den Button Genehmigung oder wählen Sie Genehmig. verwalten - F10.

   Das Fenster Genehmigung (Anlage 4) öffnet sich.

   Oder:

   Wählen Sie unter Pflegeversicherung im Feld Kostenträger den Browse-Button, um den Kostenträger des Kunden auszuwählen. Nutzen Sie dazu ggf. die Information im unteren Feld ehem. "Pflegekasse".

   Falls vor Installation der IXOS-Version 2018.3 (ca. 1/2018) im Feld Pflegekasse ein Eintrag vorhanden war, wird versucht, automatisch die zutreffende Pflegekasse zu ermitteln. Kontrollieren Sie den Inhalt der automatisch eingefügten Felder Kostenträger, Kostenträger-IK und Anschrift! Wenn Sie den Inhalt dieser Felder überprüft bzw. vervollständigt haben, löschen Sie den Inhalt des Feldes ehem. Pflegekasse.

   Nutzen Sie zum komfortablen Bearbeiten der Kontaktdetails aller Kunden mit ehemals eingetragener Pflegekasse auch die Reports. Mehr dazu im Thema 'Pflegehilfsmittel in den Reports'.

   Nach Übernahme des Kostenträgers öffnet sich das Fenster Genehmigung (Anlage 4).

4. Tragen Sie, falls nicht bereits erfolgt, mit Hilfe des Browse-Button den Kostenträger ein.

   Im Fenster Kostenträger auswählen werden nur Pflegekassen (beginnend mit 18) angeboten. Falls Sie die Pflegehilfsmittel jedoch mit einem anderen Kostenträger abrechnen möchten, dann wechseln Sie mit Erweiterte Suche - F10 in die Erweiterte Suche und wählen dort im Feld Kostenträger den Eintrag Alle, und suchen Sie dann anhand des Kostenträgernamens oder der IK.

5. Falls noch keine Rechnungsanschrift des Kostenträgers hinterlegt ist, wählen Sie hinter dem Feld Anschrift den Stift-Button oder Anschrift bearbeiten - F7.

   Die Kontaktdaten des Kostenträgers öffnen sich. Wechseln Sie zur Seite Anschriften, um die Anschrift einzupflegen.

   Kennzeichnen Sie deren Typ als Rechnung. Mehr dazu im Thema 'Anschriften'.

   Prüfen Sie ggf. auch, ob beim Kostenträger auf der Seite Stammdaten unter Standardkommunikation im Feld Telefax die Fax-Nummer des Kostenträgers eingetragen ist, damit diese auf den Genehmigungsantrag aufgedruckt und zum Versenden per Fax genutzt werden kann. Ist im Feld Telefon oder Mobil eine Telefonnummer hinterlegt, wird dieses ebenfalls für eine leichtere Kontaktaufnahme auf die Abrechnung (Anlage 2) gedruckt. Mit Esc gelangen Sie wieder ins Fenster Genehmigung (Anlage 4).

6. Wählen Sie hinter dem Feld Abrechnung den Stift-Button, um den Eintrag Abrechnungszentrum ggf. für eine Direktabrechnung mit der Pflegekasse in Direkt (Pflegekasse) zu ändern. Mehr dazu im Thema 'Pflegehilfsmittel abgeben und direkt mit der Pflegekasse abrechnen'.
7. Tragen Sie die Versichertennummer ein. Ist im Kundenkontakt eine Versichertennummer im Bereich Krankenversicherung hinterlegt, wird diese beim Anlegen der Genehmigung übernommen. Ansonsten muss diese beim Patienten oder der Pflegekasse erfragt werden.

   Nutzen Sie zum komfortablen Bearbeiten der Kontaktdetails aller Kunden mit ehemals eingetragener Pflegekasse auch die Reports. Mehr dazu im Thema 'Pflegehilfsmittel in den Reports'.

   Die Eingabe der Versichertennummer ist erforderlich und falls Sie mit dem DRZ abrechnen, ist sie verpflichtend. Bei fehlender Versichertennummer wird eine Hinweismeldung angezeigt, ebenso bei einer fehlerhaften Versichertennummer. Sie erhalten die Möglichkeit, die Versichertennummer einzutragen bzw. zu korrigieren.

   Beispiel:

   

   Hilfestellung:

   Um gezielt zu ermitteln, bei welchen Kunden eine Genehmigung jedoch keine Versichertennummer hinterlegt ist, nutzen Sie das Modul Reports.

   Hier steht Ihnen in der Ergebniskategorie Kunden unter Pflegehilfsmittelversorgung die vordefinierte Abfrage Kunden mit fehlender Versichertennummer zur Verfügung.

   

    

   Falls Sie über die Lizenz 'Reports Profi' verfügen, haben Sie auch die Möglichkeit, sich gezielt die hinterlegte Pflegeversichertennummer aller Kunden mit einer eigenen Abfrage einzublenden.

   

8. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Beihilfeberechtigt), wenn der Kunde beihilfeberechtigt ist.
9. Je nachdem, für welche Produktgruppe Sie Pflegehilfsmittel beantragen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
   1. Produktgruppe PG 54:

      Wechseln Sie in das Register Zum Verbrauch bestimmte Pflegehilfsmittel (PG 54).

      Aktivieren Sie die zu genehmigenden Produktgruppen.

      Aktivieren Sie Alle, wenn Sie die Genehmigung für alle Pflegehilfsmittel der Produktgruppe 54 einholen möchten.

      Im Feld Summe wird direkt die Summe der beantragten Pflegehilfsmittel der PG 54 angezeigt, damit Sie eine Kontrolle über die Höchstgrenze von 40 € von Pflegehilfsmitteln zum Verbrauch haben.

      

   2. Produktgruppe PG 51:

      Wechseln Sie in das Register Pflegehilfsmittel zur Körperpflege/Körperhygiene (PG 51).

      Geben Sie die zu genehmigenden Stückzahl von saugenden Bettschutzeinlagen an.

      Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Eigenanteil 10% für wiederverwendbare saugende Bettschutzeinlagen, wenn der Kunde einen Eigenanteil von 10% für Artikel aus PG 51 tragen muss.

      

10. Speichern Sie die Angaben mit Speichern - F1.
11. Wählen Sie Drucken - F9.

    Das Fenster Druckdokument auswählen öffnet sich.

    

12. Wählen Sie den Eintrag Pflegehilfsmittel Genehmigung (Anlage 4) und bestätigen Sie diesen mit OK - F12.

    Das Fenster Druckauswahl öffnet sich.

    

13. Wählen Sie den gewünschten Ausdruck und bestätigen Sie diesen mit OK - F12.

    Das Formular wird in der Druckvorschau angezeigt.

    Es enthält alle Angaben zum Kunden und zur Pflegekasse. Die beantragten Produktgruppen und Pflegehilfsmittel sind angehakt.

    

    Beispiel: Gemeinsamer Antrag auf Kostenübernahme (Anlage 4)

14. Wählen Sie Drucken / Senden - F12, um den Ausdruck zu starten.
15. Lassen Sie das Formular vom Versicherten oder seinem Bevollmächtigten unterschreiben.
16. Senden Sie das Formular am Ende des Monats zusammen mit den Rezepten an Ihr Abrechnungszentrum, welches die Abrechnung mit der Pflegekasse vornimmt. Alternativ können Sie die Abrechnung auch direkt mit der Pflegekasse abwickeln. Mehr dazu im Thema 'Pflegehilfsmittel abgeben und direkt mit der Pflegekasse abrechnen'.

 

Damit haben Sie die den Antrag auf Kostenübernahme bei der Pflegekasse gestellt. In den Kontaktdetails des Kunden auf der Seite Spezifische Daten wechselt der Button Genehmigung zu gelb, d.h. der Antrag auf Genehmigung enthält bereits Daten. Mehr dazu im Thema 'Spezifische Daten (Kunden)'.

Nach Erhalt der Genehmigung von der Pflegekasse tragen Sie die Daten in IXOS im Formular ein.

 

Genehmigten Antrag auf Kostenübernahme einpflegen

Wenn der bewilligte Antrag auf Kostenübernahme von der Pflegekasse eingetroffen ist, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie im Modul Kontakte die Kontaktdetails des Kunden.
2. Wechseln Sie auf die Seite Spezifische Daten.
3. Wählen Sie den Button Genehmigung oder wählen Sie Genehmig. verwalten - F10.

   Das Fenster Genehmigung (Anlage 4) öffnet sich.

4. Passen Sie ggf. die Angaben zu Beihilfeberechtigung an. Die Einstellungen werden an der Kasse bei der Preisberechnung berücksichtigt.
5. Tragen Sie im Feld Genehmigung ausgestellt am den Tag ein, an dem die Genehmigung ausgestellt wurde. Dieser wird für die Abrechnung benötigt. Fehlt diese Angabe, kann die Abrechnung abgelehnt werden.
6. Tragen Sie den Genehmigungszeitraum in den entsprechenden Registern für die zutreffende Produktgruppe PG 54 / PG 51 ein.

   Die Genehmigung kann ohne Ablauf (Datum bis) ausgestellt werden. Bei einer lebenslänglich gültigen Genehmigung lassen Sie den Endezeitpunkt weg.

7. Tragen Sie die Genehmigungskennzeichen PG 54 /PG 51 in den entsprechenden Registern für die zutreffende Produktgruppe PG 54 / PG 51 ein. Diese werden für die Abrechnung benötigt.

8. Passen Sie ggf. die genehmigten Produktgruppen bzw. die genehmigte Stückzahl an.
9. Passen Sie ggf. in PG 51 den Zuzahlungsstatus (Eigenanteil 10%) ... an. Die Einstellungen werden an der Kasse bei der Preisberechnung berücksichtigt.
10. Speichern Sie die Angaben mit Speichern - F1.
11. Wechseln Sie in den zutreffenden Register der PG 54 bzw. PG 51 und legen Sie den genehmigten Antrag in den Scanner, um das Formular zu scannen und das Bild des Genehmigungsformulars anzuzeigen.
    Beispiel:

    

    Mit Bild Details - F8 blenden Sie eine vergrößerte Ansicht des gescannten Bildes ein und können diese mit Kopie drucken - F9 ggf. noch einmal ausdrucken. Mit Bild löschen - F4 können Sie das Bild der Genehmigung löschen um ggf. eine aktualisierte Genehmigung einpflegen zu können.

    Beispiel:

    

 

Damit haben Sie den genehmigten Antrag auf Kostenübernahme in IXOS eingepflegt.

 

Gescannten Antrag auf Kostenübernahme ausdrucken

Falls Sie den von der Krankenkasse genehmigten Antrag auf Genehmigung, den Sie im Fenster Genehmigung (Anlage 4) eingescannt hatten, noch einmal ausdrucken möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wechseln Sie im Fenster Genehmigung (Anlage 4) in den gewünschten Register der PG 54 bzw. PG 51, je nachdem welche Genehmigung Sie nachdrucken möchten.
2. Wählen Sie Drucken - F9.

   Das Fenster Druckdokument auswählen öffnet sich.

   

3. Selektieren Sie den Eintrag Genehmigung Bild PG 54 bzw. Genehmigung Bild PG 51, je nachdem welche gescannte Genehmigung Sie selektiert hatten, und bestätigen Sie mit OK - F12.

   Das Bild der Genehmigung wird in der Druckvorschau zum Ausdruck angeboten.

   

4. Wählen Sie Drucken / Senden - F12, um den Ausdruck zu starten.

 

Damit haben Sie die gescannte Genehmigung ausgedruckt.

 

Weitere Info und Funktionen

 

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