Drucken in der Mahnungen-Übersicht

Die Mahnungen-Übersicht stellt eine Druckfunktion zur Verfügung, mit der Sie gezielt bestimmte Druckaufträge starten können. Sie rufen diese mit Drucken - F9 auf.

Im Fenster Druckauswahl können Sie zwischen folgenden Druckaufträgen wählen:

  • markierte Mahnungen - Druckt die aktuell in der Mahnungen-Übersicht markierten Belege.
  • markierte Mahnungen als pdf-Dokument - Erzeugt eine PDF-Datei der aktuell ausgewählten Mahnungen im Verzeichnis Z:\Apotheke\IXOS_Temporäre_Dokumente\<aktuelles_Jahr>\<aktueller_Monat>\<Name_und_Datum_des_Druckstücks>.pdf.
  • Mahnungsübersicht - Druckt eine Übersicht, welche alle Mahnungen auflistet.

Öffnen Sie zunächst in der Faktura die Mahnungen-Übersicht.

Gehen Sie dann wie folgt vor:

  1. Wählen Sie den Beleg aus, für den Sie einen Druckauftrag initiieren wollen.
    Nutzen Sie auch die Möglichkeit zur Mehrfachselektion von Belegen, um den Druckauftrag für mehrere Kunden zu starten. Markieren Sie dafür den ersten gewünschten Beleg und fügen Sie die weiteren Belege durch Halten der Strg- oder Shift-Taste bei der weiteren Selektion hinzu.
  2. Wählen Sie Drucken - F9.
    Das Fenster Druckauswahl öffnet sich.
  3. Wählen Sie den Druckauftrag aus, der durchgeführt werden soll.
  4. Wählen Sie OK - F12.

    Besonderheiten beim Mahnungsdruck lesen Sie im nächsten Abschnitt.

    Die Druckvorschau öffnet sich.

    Wie Sie die automatische Aufblendung der Druckvorschau einstellen, lesen Sie in Mehr dazu im Thema 'Druckeinstellungen bearbeiten'.. Mehr zu den verschiedenen Druckoptionen in der Druckvorschau lesen Sie in Die Druckvorschau.

  5. Wählen Sie Drucken / Senden - F12, um den Druck/Versand zu starten.
Auf Rechnungen, Sammelscheinen für Rechnung, Mahnungen, Kreditscheine auf A4 und Kreditscheine auf Bon wird die im Firmenstamm jeweils als Standard gekennzeichnete Bankverbindung der Apotheke aufgedruckt. Außerdem erfolgt der Druck der Lastschriftbankverbindung in den Pre-Notifikationen (Kassenbon und Rechnung) und auf dem Lastschrifterinnerungsbon.

Mahnungen werden normalerweise automatisch gedruckt/versendet, wenn Sie sie erstellen. Mehr dazu im Thema 'Neue Mahnung anlegen / Mahnungslauf'.

Die entsprechende Einstellung dafür finden Sie in den Kunden-Kontaktdetails auf der Seite Faktura im Register Druckoptionen mit Mahnung automatisch drucken / zustellen/ Mahnungen automatisch als PDF-Dokument erzeugen bzw. im zugewiesenen Fakturamodell. Mehr dazu im Thema 'Faktura (Kunden)'.

Ist der automatische Druck/Versand jedoch deaktiviert oder Sie möchten die Mahnung nachdrucken, können Sie die Mahnung manuell drucken bzw. manuell eine PDF-Datei erzeugen.

Stellen Sie im Modul Druckformularverwaltung ggf. den Aufdruck des Vornamens des Bedieners auf der Mahnung ein, um Verwechslungen zu vermeiden. Mehr dazu im Thema 'Druckformulare konfigurieren'.

Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Markieren Sie die gewünschte(n) Mahnung(en) in der Mahnungen-Übersicht.
  2. Wählen Sie Drucken - F9.
  3. Wählen Sie im Fenster Druckauswahl den Druckauftrag markierte Mahnungen.
  4. Wählen Sie OK - F12.

    Falls Sie die Mahnung bereits gedruckt haben, öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie gefragt werden, ob Sie ein Original oder eine Kopie der Mahnung speichern möchten.

    Wählen Sie die gewünschte Option.

    Es darf stets nur ein Mahnungs-Original in Umlauf sein. Sorgen Sie beim wiederholten Ausdruck des Originals dafür, dass der erste Originalbeleg nicht mehr in Umlauf ist. Ansonsten drucken Sie die Kopie des Belegs.
    anzeigen:

    Die Druckvorschau öffnet sich.

    Mehr dazu im Thema 'Druckeinstellungen bearbeiten'.. Mehr zu den verschiedenen Druckoptionen in der Druckvorschau lesen Sie in Die Druckvorschau.

  5. Wählen Sie Drucken / Senden - F12, um den Druck/Versand zu starten.
    Erst mit dieser Funktion wird eine Mahnung tatsächlich als gedruckt/versendet gekennzeichnet und in der Mahnungen-Übersicht in der Spalte Druck wird danach die jeweilige Ausgabeart angezeigt.
    über Drucker ausgegeben (inkl. PDF- und DMS-Drucker)
    als E-Mail gesendet
    über Drucker ausgegeben und als E-Mail gesendet
    über Drucker ausgegeben und über 'Meine Apotheke' gesendet
    als E-Mail und über 'Meine Apotheke' gesendet
    über Drucker ausgegeben und als E-Mail und über 'Meine Apotheke' gesendet

    Falls die Druckvorschau mit Esc abgebrochen wurde, gilt das Dokument nicht als gedruckt.

Um eine Mahnung als PDF-Dokument zu speichern, gehen Sie zunächst vor, wie unter 'Druckauftrag starten' beschrieben.

Wählen Sie im Fenster Druckauswahl Mahnung den Eintrag Mahnungen als pdf-Dokument.

In der Druckvorschau wählen Sie Drucken / Senden - F12.

Der Auftrag zum Speichern der PDF-Datei wird gestartet.

Die Datei wird im Verzeichnis Z:\Apotheke\IXOS_Temporäre_Dokumente\<aktuelles_Jahr>\<aktueller_Monat>\<Name_und_Datum_des Druckstücks>.pdf abgelegt. Hierbei werden Unterordner für das Mahnungsjahr und den Mahnungsmonat erzeugt. Der Name des Dokuments enthält als Zeitstempel den Druckzeitpunkt. Handelt es sich um eine Mahnungskopie, so wird der Dokumentname noch mit dem Zusatz "-Kopie" versehen.

Mit der Mahnungsübersicht erhalten Sie eine Aufstellung aller nicht bezahlten Mahnungen, die anhand der eingestellten Kriterien ermittelt wurden und in der Mahnungen-Übersicht angezeigt werden.

Um die Mahnungen-Übersicht zu drucken, gehen Sie zunächst vor, wie unter 'Druckauftrag starten' beschrieben. Fahren Sie dann folgendermaßen fort:

  1. Wählen Sie im Fenster Druckauswahl Mahnungen den Eintrag Mahnungsübersicht.
  2. Wählen Sie OK - F12.

Der Druck erfolgt im Querformat. Neben Mahnungsadressat/Kunde und der Kundennummer werden folgende Informationen gelistet: Fälligkeit, Belegnummer, enthaltene Rechnungs- bzw. Kreditnummer, Mahnstufe, Summe, Mahngebühr, Mahnbetrag (ist Rechnungs- /Kreditbetrag inklusive Mahngebühren), Bezahlter Betrag, Offener Betrag, Status (der Mahnung), Zahldatum. Darüber hinaus ist die Anzahl der nicht -stornierten Mahnungen aufgeführt.

Mit der Ausweisung des Postens der Mahngebühren ist für das Steuerbüro ersichtlich, wie hoch der Rechnungsbetrag ohne Mahngebühren ist.

Der Ausdruck weist die in der Mahnungsübersicht angewendeten Filterkriterien mit aus, damit Sie auf einen Blick sehen, ob eventuell Belege ausgeblendet wurden. 

Sie können den Ausdruck bzgl. unterschiedlicher Hervorhebung von Zeilen konfigurieren. Mahnungen-Übersicht konfigurieren

Sie können von der Druckvorschau heraus mit E-Mail senden - F9 die Mahnungsübersicht versenden. Lesen Sie dazu Die Druckvorschau.

Zur besseren Lesbarkeit der Auflistung im Ausdruck ist es möglich, jede zweite Zeile mit einem Grauton unterlegen zu lassen.

Wechseln Sie dazu ins Modul Druckformulare und markieren Sie die Mahnungsübersicht. Mit Konfigurieren - F8 öffnen Sie das Fenster Mahnungsübersicht konfigurieren.

Aktivieren Sie hier die gewünschte Einstellung.

Mehr dazu im Thema 'Druckformulare konfigurieren'.

 

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