Abfrageergebnis als Excel- oder CSV-Datei exportieren

Sie können die Ergebnisse einer Abfrage als Excel- oder CSV-Datei im Format *.xlsx bzw. *.csv exportieren. Bei dieser Exportoption werden die Daten einmalig bereitgestellt und nicht aktualisiert, vgl. dazu Abfrageergebnis als OData-Datenfeed exportieren. Möchten Sie, dass auch die Excel- oder CSV-Dateien automatisch aktualisiert werden, dann legen Sie eine Aufgabe an, siehe Interaktive Aufgabe anlegen und bearbeiten.

1. Wählen Sie das -Symbol aus der Funktionsleiste.

2. Wählen Sie Excel bzw. CSV.
   .

3. Wählen Sie im Dropdown Menü den Speicherort der Datei:

   1. Ablage im Dateisystem: Die Datei wird im Dateisystem an einem Ort Ihrer Wahl gespeichert.

   2. Download-Link: Die Datei wird in der Cloud zum Download bereitgestellt. Wenn Sie diese Option wählen, ist standardmäßig der Zugriffsschutz aktiviert und ein Passwort generiert. Sie können optional das Passwort ändern, beachten Sie dabei die Kennwortrichtlinien.

      Wir empfehlen, den Zugriffsschutz nicht zu deaktivieren.
      Der Download-Link ist jeweils einen Monat gültig. Nach dieser Zeit ist die exportierte Datei nicht mehr abrufbar.

4. Nur bei CSV-Export: Aktivieren Sie optional mit Spaltenüberschriften, um Spaltenüberschriften in Ihrer Exportdatei zu erhalten. Excel-Exporte sind immer mit Spaltenüberschriften.

5. Wählen Sie alle 21 Artikel (Beispiel).

6. Wählen Sie je nach oben eingestellter Ablagemöglichkeit:

   • Öffnen: Öffnet die Datei in Excel.

   • Speichern: Speichert die Datei im Dateisystem.

   • Link per Mail versenden: Öffnet eine neue Nachricht in IXOS Notes. Der Betreff und der Inhalt sind vorab ausgefüllt. Geben Sie die Empfänger ein.

   • Link kopieren und schließen: Kopiert den Download-Link in die Zwischenablage und schließt das Dialogfenster.

   • Schließen: Schließt das Dialogfenster.

   Wird der Download-Link per E-Mail versendet, ist er nach dem Versenden nicht mehr durch das Benutzerrecht Link ansehen, aktualisieren und löschen geschützt und kann von allen Mitarbeitern mit Zugriff auf gesendete E-Mails eingesehen werden.
   Mit jeder per Download-Link bereitgestellten Excel/CSV-Datei wird automatisch eine Aufgabenserie in der Aufgabensteuerung der Notes angelegt. Diese ist aktiv bis die Verfügbarkeit/Seriendauer des Links erreicht ist. Danach wird die Aufgabe automatisch auf „Erledigt“ gesetzt.Mehr dazu erfahren Sie hier: Interaktive Aufgabe anlegen und bearbeiten.