Eigene Abfragen über Verkäufe erstellen

Kurz erklärt

Beim Erstellen von Abfragen über Verkäufe und der Interpretation der Abfragen kommt es zu Besonderheiten aufgrund der beiden Ansichten (Vorgangs- und Positionsansicht), auf welche im Folgenden eingegangen werden soll.

 

Felder

In der Ergebniskategorie Verkäufe stehen sowohl vorgangs-, subtotal- als auch positionsbezogene Felder zum Erstellen eigener Abfragen zur Verfügung.

Dabei kann ein Feld, z.B. Bruttoumsatz, sowohl als vorgangs- als auch als positionsbezogenes Feld vorkommen, d.h. Bruttoumsatz und Bruttoumsatz zur Position. Dem positionsbezogenen Feld wird immer 'zur Position' nachgestellt, damit der Kontext deutlich erkennbar ist. Diese Felder werden auch als korrespondierende Felder bezeichnet. Eine Ausnahme bildet bspw. das Feld Bedienername, welches nur auf Vorgangsebene sinnvoll ist.

Beispiel: vorgangs- und positionsbezogene Felder

 

Definieren von Bedingungen

Beim Erstellen von Abfragen in der Ergebniskategorie Verkäufe ist insbesondere aufgrund der beiden Ansichten (Vorgangs- und Positionsansicht) folgendes zu beachten:

• Bedingung der Abfrage
  • Bedingungen wirken sich immer auf beide Ansichten aus, auch wenn die daraus resultierenden Spalten nicht in beiden Ansichten angezeigt werden.

    Beispiel: 'Bedienername' ist keine Ergebnisspalte der Positionsansicht; 'Aktuell gültiger Beleg' ist keine Ergebnisspalte der Vorgangsansicht.

  • Fügen Sie ein Vorgangsfeld als Bedingung der Abfrage ein (z.B. Bruttoumsatz), so wird sowohl die entsprechende Ergebnisspalte in der Vorgangsansicht als auch das Vorgangsfeld oder, sofern vorhanden, das korrespondierende Feld als Ergebnisspalte in der Positionsansicht eingefügt (z.B. Bruttoumsatz zur Position).
  • Fügen Sie Vorgangsfelder in die Positionsansicht ein, so bleiben diese Vorgangsfelder und zeigen die komplette Summe des Vorgangs an (z.B. Bruttoumsatz des Vorgangs) und nicht den entsprechenden Wert für die Position.

  • Positionsfelder werden nur in der Positionsansicht eingefügt. Gibt es ein korrespondierendes Feld, dann wird bei aktiver Positionsansicht in der Vorgangsansicht die korrespondierende Ergebnisspalte eingefügt.

  • Fügen Sie bei aktiver Positionsansicht ein Positionsfeld als Bedingung der Abfrage ein (z.B. Bruttoumsatz zur Position), so wird die entsprechende Ergebnisspalte in der Positionsansicht eingefügt, nicht in der Vorgangsansicht. Bei aktiver Vorgangsansicht wird das Positionsfeld NICHT als Ergebnisspalte in der Vorgangsansicht eingefügt.
  • Das Feld Einheit, d.h. die Packungsgröße (Menge+Einheit) einer Position, kann nicht als Bedingung, sondern nur als Ergebnisspalte verwendet werden.
• Ergebnisliste
  • Positionsbezogene Felder können nicht als Ergebnisspalten der Vorgangsansicht eingefügt werden.

  • Fügen Sie ein Vorgangsfeld als neue Spalte in der Vorgangsansicht hinzu, so wird dieses NICHT gleichzeitig in die Positionsansicht eingefügt.

  • Fügen Sie ein Vorgangsfeld als neue Spalte in der Positionsansicht hinzu, so ist die neue Spalte das hineingezogene Vorgangsfeld, nicht das korrespondierende Positionsfeld. Es wird keine Ergebnisspalte in die Vorgangsansicht eingefügt.

  • Fügen Sie ein Positionsfeld als neue Spalte in der Positionsansicht hinzu, so wird diese NICHT gleichzeitig in die Vorgangsansicht eingefügt.

  • Fügen Sie Felder als neue Ergebnisspalte ein, die bereits gefiltert sind (z.B. Bruttoumsatz), so wird standardmäßig nicht das Fenster zum Verändern der Bedingungen dieses Feldes angezeigt. Möchten Sie die Bedingungen jedoch abändern, so nutzen Sie in der neuen Ergebnisspalte im Kontextmenü den Eintrag Eigenschaften zum Öffnen des Bedingungsfensters.
  • Einige Vorgangsfelder sind bereits berechnete Werte, z.B. 'Netto-Netto-Umsatz'. Ihre Eigenschaften (Kriterien und weitere Filterungen) können in der Ergebnisliste angepasst werden und sie können zum Anlegen einer neuen berechneten Ergebnisspalte verwendet werden. Mehr Informationen dazu finden Sie in folgenden Themen: 'Bedingungen, Ergebnisspalten und weiteren Filterungen angleichen' und 'Berechnete Spalte einfügen und ändern'.
  • Kann kein fachlich sinnvoller Wert für den Rohertrag in % ausgegeben werden - z.B. bei Division durch Null - so wird kein Wert angezeigt.
• Positions- bzw. subtotalbezogene Felder als Bedingung

  Fügen Sie positions- bzw. subtotalbezogene Felder als Bedingung ein, so sind diese in der Vorgangsansicht nicht sinnvoll. Deshalb erscheinen sie nicht als Ergebnisspalte in der Vorgangsansicht. Aber sie haben Auswirkung auf das Ergebnis in beiden Ansichten.

  Beispiel: Es werden alle Vorgänge gesucht, die an Kunden mit einem Rabattmodell gingen.

  In der Vorgangsansicht werden alle Vorgänge an Kunden mit Rabattmodell angezeigt, ohne dass dieses Merkmal als Spalte explizit angezeigt würde.

  

  Beispiel: Vorgangsansicht mit positions- und subtotalbezogenen Bedingungen

   

  In der Positionsansicht werden alle Vorgänge an Kunden mit Rabattmodell angezeigt, und die Spalte 'Kunde mit Rabattmodell' weist dieses Merkmal noch einmal explizit aus..

  

  Beispiel: Positionsansicht mit positions- und subtotalbezogenen Bedingungen

 

Um eine Abfrage und insbesondere das Abfrageergebnis übersichtlich zu halten, sollten Sie ggf. beim Löschen von Bedingungen ebenfalls die zugehörigen, automatisch eingefügten Ergebnisspalten löschen.

 

Ein umfassendes Beispiel zum Zusammenwirken von Abfragebedingungen und Ergebnisspalten in beiden Ansichten wird in folgendem Thema beschrieben: 'Beispiel: Verkäufe-Abfrage erstellen'

 

Weitere Filterungen

Bei weiteren Filtermöglichkeiten in der Ergebniskategorie Verkäufe treten folgende Besonderheiten auf:

• Weitere Filtermöglichkeiten für Bedingungen oder Ergebnisspalten können nicht auf einen weiteren Zeitraum (zusätzlich zum ohnehin als Standardbedingung festgelegten Zeitraum) eingeschränkt werden. Dies gilt für die Filter aller Ergebniskategorien.

  

• Wird eine Ergebnisspalte gefiltert, so wird diese Filterung nur auf die gleiche (NICHT die korrespondierende) Ergebnisspalte in der anderen Ansicht übernommen.

  Beispiel: Abgegebene Menge wird als Bedingung eingefügt. Infolge dessen wird in der Vorgangsansicht die Spalte Abg. Menge und in der Positionsansicht die Spalte Abg. Menge [Pos.] eingefügt.

  Wird nun die Spalte Abg. Menge in Vorgangsansicht gefiltert, so kann das nur eine Änderung der Bedingung Abg. Menge, nicht aber der korrespondierenden Ergebnisspalte Abg. Menge [Pos.] in der Positionsansicht bewirken.

  

 

Besonderheit: Vorgangs- und Auftragsketten

Das Interpretieren des Auswertungsergebnisses von Vorgangs- und Auftragsketten setzt ein tieferes Verständnis der internen Vorgänge in IXOS voraus. Vorgangsketten entstehen an der Kasse (Vorgang: Total), Auftragsketten entstehen in der Faktura (Vorgang: Auftrag). Vorgangs- und Auftragsketten treten bspw. bei der Bearbeitung eines bereits abgeschlossenen Verkaufs, bei Abholungsauflösung, Stornierung eines Auftrags, usw. auf.

 

An folgendem sehr einfachen Beispiel soll eine Hilfestellung zur Interpretation des Ergebnisses gegeben werden:

Eine Packung eines Artikels wurde verkauft. Danach entscheidet sich der Kunde, zwei Packungen des Artikels zu erwerben. Sie bearbeiten den Vorgang in der Verkaufsverwaltung und tragen die gewünschte Stückzahl ein.

• In der Vorgangsansicht wird der ursprüngliche Vorgang (Bruttoumsatz: 1,18€), sowie der nachfolgende Vorgang mit dem Differenz-Bruttoumsatz (Bruttoumsatz: 1,18€) angezeigt.

  (Eine weitere Besonderheit hierbei ist, dass der nachfolgende Verkauf nicht als erneuter Verkauf an den Kunden gezählt wird (Als Kunde zu zählen: nein).

  

  Beispiel: Vorgangsansicht einer Vorgangskette

• In der Positionsansicht wird die Position aus dem ursprüngliche Vorgang (Bruttoumsatz: 1,18€), sowie die nachfolgende Mengenerhöhung mit dem Gesamt-Bruttoumsatz (Bruttoumsatz: 2,36€) und die IXOS-INTERNE Stornierung der zuerst verkauften Position (Bruttoumsatz: -1,18€) angezeigt.

  

  Beispiel: Positionsansicht einer Vorgangskette

 

In speziellen Fällen wie z.B. zum Erstellen einer Zuzahlungsliste, Einkaufsliste etc. kann es von Interesse sein, nur die aktuell gültigen, also die jüngsten Belege der Vorgangskette anzuzeigen. Dabei werden die letztendlich abgegebenen Mengen, die Positionseinzelpreise und die Zuzahlungen ausgewiesen.

Beachten Sie, dass durch das Anzeigen der letzten, d.h. aktuell gültigen Belege jegliche Umsatzfelder sehr schwer zu interpretieren sind, weshalb sie nicht in der Ergebnisliste angezeigt werden sollten.

Um die Komplexität in Bezug auf die Umsatzfelder zu verdeutlichen, wird in folgendem Beispiel der Bruttoumsatz mit betrachtet.

 

Dafür wurde das positionsbezogene Feld Aktuell gültiger Beleg eingeführt. Dieses wirkt, als Bedingung eingefügt, selbstverständlich auf beide Ansichten, wird aber nur in der Positionsansicht als Ergebnisspalte eingefügt. Das oben angefangene Beispiel stellt sich nun folgendermaßen dar:

• In der Vorgangsansicht wird der letzte Vorgang (Bruttoumsatz: 1,18€) angezeigt. Der erste Vorgang, d.h. der Verkauf der ersten Packung, mit eben diesem Umsatz wird nicht angezeigt. Dies bildet nicht den vollständigen Verkauf ab, da letztendlich 2 Packungen mit einem Gesamt-Bruttoumsatz von 2,36€ verkauft wurden.

  

  Beispiel: Vorgangsansicht einer Vorgangskette mit Feld 'Aktuell gültiger Beleg'

• In der Positionsansicht wird der Gesamt-Bruttoumsatz der Position (Bruttoumsatz: 2,36€) mit der Stückzahl 2 angezeigt, da für diese Position diese Menge insgesamt (in mehreren Vorgängen) verkauft wurde.

  

  Beispiel: Positionsansicht einer Vorgangskette mit Feld 'Aktuell gültiger Beleg'

 

Weitere Info und Funktionen

 

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