Notes-Aufgabe zu einer KIA-Aufgabe oder -Frage anlegen

Sie haben eine Aufgabe oder Frage angelegt, die ein Tätigwerden im Backoffice erforderlich macht (z.B. Aufgabe zum monatliches Versenden von Grußkarten an alle Kunden über 16, die im nächsten Monat Geburtstag haben und denen Sie bis zum Stichtag nicht persönlich in der Apotheke gratulieren konnten, oder Frage nach Botendienst-Zufriedenheit, welche Sie ab einem gewissen Antwortenvolumen im Protokoll auswerten möchten). Dazu können Sie eine Notes-Aufgabe für sich oder einen Mitarbeiter anlegen.

1. Markieren Sie im Modul Kundeninformationen / -aufgaben die gewünschte Aufgabe/Frage und wählen Sie die Funktion Aufgabe anlegen - F5.

2. Wählen Sie im Dialogfenster Aufgabe anlegen eine der Optionen (Serien-)Aufgabe und automatische Aufgaben-Erstellung bei Bedarf aus.

3. Wie Sie eine (Serien-)Aufgabe anlegen, lesen Sie in Termin oder Aufgabe anlegen und bearbeiten.

   Wenn Sie erst ab Erreichen einer Mindestanzahl von Kundenzuordnungen eine Notes-Aufgabe wünschen, wählen Sie automatische Aufgaben-Erstellung bei Bedarf.

   

4. Tragen Sie im Fenster zunächst die gewünschte Mindestanzahl von Kundenzuordnungen ein.

5. Wählen Sie anschließend eine der Optionen 'Sofort' und 'Immer um X Uhr' aus. Dadurch legen Sie fest, wann die Aufgabe bei Erfüllung der Parameter angezeigt werden soll.

6. Wählen Sie anhand der darunter stehenden Felder, für welchen Benutzer die Aufgabe bestimmt ist und welcher andere Benutzer ihn bei Bedarf vertreten soll. Geben Sie außerdem einen Betreff, ggf. einen Prioritätsgrad, und eine Beschreibung ein.

7. Speichern Sie mit OK - F12.

   Sie kehren zur Liste der Aufgaben, Fragen und Informationen zurück und sehen die betreffende Aufgabe oder Frage mit einem entsprechenden Aufgaben-Symbol ((Serien-)Aufgabe) oder (automatische Aufgabenerstellung bei Bedarf) versehen, über das Sie direkt zur Bearbeitung der Notes-Aufgabe wechseln können. Alternativ nutzen Sie die Funktion Aufgabe bearbeiten - F5 im Modul Kundeninformationen / -aufgaben.