Aktualisierung der Einwilligungserklärung

Eine unterschrieben vorliegende Einwilligungserklärung kann aus verschiedenen Gründen aktualisiert werden müssen. Verschiedene Änderungen an der Konfiguration in IXOS führen dazu, dass eine neue Version der Einwilligungserklärung automatisch generiert wird. Dazu zählen:

• Änderung des Druckformulars „Einwilligungserklärung“

• Änderung der Apotheken eines Verbunds

• Änderung des Alternativtextes zur Apothekenliste

• Änderung des Standarddruckformulars

Die Versionen der Einwilligungserklärung und deren Gültigkeit können Sie in IXOS verwalten.

Werden unterschrieben vorliegende Einwilligungserklärungen durch eine neue Version ungültig, wird eine Aktualisierung der Einwilligungserklärung erforderlich. Darauf machen Sie Aktualisierungs-Buttons in den Kundenstammdaten und in der Kundentrefferliste (falls konfiguriert) aufmerksam. Bei Übernahme eines betroffenen Kunden an die Kasse wird bei aktivierter Hinweismeldung das Fenster Einwilligungserklärung verwalten geöffnet, andernfalls wird – solange der Konfigurationsparameter Nutzung der Einwilligungserklärung in IXOS aktiviert ist – der Verkaufsdaten-Button bzw. an der Kasse mit einem gelben Warndreieck angezeigt und Sie können über den Button direkt in die Kundenstammdaten wechseln.

Versionen der Einwilligungserklärung verwalten

1. Öffnen Sie im Menü Beratung das Modul Kontakte.

2. Wählen Sie Einstellungen Einwillig. - Strg+F10.

   Das Fenster Einstellungen für Einwilligungserklärung verwalten öffnet sich.

   

   Es werden die Daten (Erstellungsdatum als Versionsbezeichnung, Auslöser und ggf. eingetragene Anmerkung) zur aktuellen Version der Einwilligungserklärung sowie die vorherigen Versionen angezeigt. Auslöser und ggf. Anmerkung zu einer vorherigen Version lesen Sie im Tooltipp zum Info-Icon nach. Ausgegraute Versionen sind keinem Kunden zugeordnet.

3. Um eine neue Version manuell anzulegen, wählen Sie Neu - F3, tragen ggf. eine Anmerkung zur besseren Nachvollziehbarkeit ein und speichern mit Speichern - F1.

   Die bisher aktuelle Version wird in die Tabelle Vorherige Versionen eingefügt und die neue Version erhält das Erstellungsdatum als Versionsbezeichnung.

4. Geben Sie in der Tabelle mithilfe der Checkboxen an, ob die Einwilligungen, die mit dieser Version erteilt wurden, noch gültig sind.

   Wird nach Einfügen (automatisch oder manuell) einer neuen Version die alte Version nicht als gültig markiert, verlieren alle in der alten Version vorliegenden Einwilligungserklärungen ihre Gültigkeit und die neue Version muss unterschrieben werden.

Version der Einwilligungserklärung eines Kunden einsehen

Welche Version der Einwilligungserklärung einem bestimmten Kunden ausgehändigt wurde bzw. von ihm unterschrieben wurde, können Sie auf folgenden Wegen prüfen:

• im Fenster Einwilligungserklärung verwalten (so rufen Sie das Fenster auf)

• in der Änderungshistorie (so rufen Sie die Änderungshistorie auf)

Einwilligungserklärungen in den Reports auswerten bzw. anpassen

Nutzen Sie die Reports, um den Status der Einwilligungserklärungen Ihrer Kundenkontakte auszuwerten und ggf. in Masse zu ändern.

Folgende Kundenabfragen stehen Ihnen hierzu zur Verfügung:

• „Einwilligungserklärung“ (ermöglicht z. B. Auswertung der Kunden ohne erteilte Einwilligungserklärung)

• „Kunden mit Medikationsmanagement, ohne Einwilligung betreuungsrelev. Daten“ (ermöglicht Prüfung inkonsistenter Einwilligungserklärungen und Anpassung per Ergebnisverarbeitung)

... und folgende Felder für personalisierte Abfragen:

• Einwilligung betreuungsrelevante Daten

• Einwilligung erteilt

• Einwilligung erteilt Werbung

• Einwilligung Unterschrift

• Einwilligung Version

• Einwilligung Werbung digital

• Einwilligung Werbung Post

• Einwilligung Werbung Telefon

• Einwilligungserklärung

• Einwilligungserklärung ausgehändigt am

Im Rahmen der Ergebnisverarbeitung können Sie für die Kundenauswahl Anpassungen an der Einwilligungserklärung vornehmen oder die Einwilligungserklärung ausdrucken.