Anbieter-Kontakte

In der Anwendung 'Kontakte' können Sie die Daten der ABDATA-gepflegten Anbieter einsehen, diese als Lieferanten kennzeichnen, sowie selbst einen Anbieter als Kontakt anlegen.

Auf der Seite Stammdaten tragen Sie die grundlegenden Daten des Anbieters ein: Name, Adresse, Telefonnummer(n). Aber auch wichtige übergreifende Einstellungen aktivieren Sie hier.

 

Beispiel: Stammdaten eines Anbieter-Kontaktes.

 

Über die Auswahlleiste am oberen rechten Fensterrand können Sie zwischen den Kontakten der letzten Kontaktsuche wechseln. Die Daten des gewählten Kontaktes werden auf der Seite unten im Fenster angezeigt.

 

Kontaktdaten

Die Angabe eines Namens für den Anbieter ist verpflichtend.

 

Kontaktrolle

Sie geben die Kontaktrolle bereits beim Anlegen des Kontaktes vor, z.B. 'Kunde', 'Arzt' oder 'Lieferant'. Einem bereits bestehenden Kontakt können Sie ggf. zusätzliche Kontaktrollen zuweisen (z.B. einem Arztkontakt die Rolle 'Kunde').

Ein Anbieter kann zusätzlich folgende Kontaktrollen erhalten:

 

PAD-gepflegt : Ist aktiviert , wenn die Daten dieses Anbieters von der ABDATA gepflegt und auf Ihrem System automatisch mit dem Änderungsdienst aktualisiert werden. In diesem Fall können Sie die Daten nicht bearbeiten.

 

 

Kontaktrollen entfernen:

Sind einem Kontakt mehrere Kontaktrollen zugeordnet, können Sie einzelne Rollen wieder entfernen. Deaktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen der zu entfernenden Rolle.

 

Die dem aktuell angezeigten Stammdatenfenster zugrunde liegende Rolle kann nicht gelöscht werden.
Beispiel:Geschlossen Bei einem Arzt, der gleichzeitig auch Kunde ist, können Sie in den Arztstammdaten die Rolle 'Kunde' entfernen, nicht aber die Rolle 'Arzt'. In den Kundenstammdaten können Sie die Rolle 'Arzt' entfernen, nicht aber die Rolle 'Kunde'.

Eine Rolle kann nur gelöscht werden, wenn keine relevanten Beziehungen - z.B. offene Abholungen - existieren. Existieren solche Beziehungen, werden Sie darauf hingewiesen.

 

Standardanschrift

Tragen Sie die Anschrift in die Felder Straße, Ort, Ortsteil, Postfach, etc. für den Kontakt ein.

Die Angaben werden automatisch auf die Seite Anschriften übernommen. Mehr dazu im Thema 'Anschriften'.

 

Die Eingabe von Adressdaten ist eine Routinetätigkeit, bei der Sie im Modul Kontakte sowohl in den Stammdaten als auch in den Anschriften und auch bei der Schnellanlage von Kundenkontakten komfortabel unterstützt werden.

  • Sobald Sie eine Postleitzahl in das Feld PLZ eintragen und ins Feld Ort wechseln, öffnet sich dort eine Auswahlliste mit den in Frage kommenden Ortsnamen. Wenn die Postleitzahl eindeutig einem Ort zugeordnet ist, wird dieser Ort direkt vorgeblendet.

  • Sobald Sie ins Feld Ort einen Ortsnamen eintragen, wird eine Vorschlagsliste von Orten inklusive Postleitzahl entsprechend der eingegebenen Buchstaben angezeigt.

  • Es ist auch möglich, im Feld Ort eine Postleitzahl einzutragen, um einen Ort zu finden.

 

An oberster Stelle der Auswahllisten stehen jeweils in schwarzer Schriftart die in Frage kommenden Orte aus Ihrer in IXOS gepflegten Kontaktdatenbasis, nach der Häufigkeit ihres Vorkommens absteigend sortiert. Sollten in der Kundendatenbank nur wenige passende Einträge vorhanden sein, werden unterhalb dieser Einträge weitere passende Orte in grauer Schrift aus der allgemeinen IXOS-internen Adressdatenbank gelistet. Werden in der Kundendatenbank mindestens 10 Einträge ermittelt, erscheinen keine weiteren Einträge in grauer Schrift. Die maximale Anzahl von Vorschlägen ist auf 50 begrenzt.

 

Standardkommunikation

Register Telekommunikation

Tragen Sie hier Telefon-, Telefax- oder Mobilfunkrufnummern ein und stellen Sie eine Standardrufnummer sowie ggf. Rufnummern für Rechnungen und Lieferungen ein.

 

Register Internet

Tragen Sie hier eine oder mehrere E-Mail-Adressen (Standard, für Rechnungen, für Lieferungen) und ggf. eine Homepage des Kunden ein.

Wenn Sie für eine E-Mail-Adresse ein Passwort vergeben (), dann werden angehängte Dateien und Dokumente automatisch in das PDF-Format konvertiert und verschlüsselt versendet. Stellen Sie sicher, dass der Adressat zum Öffnen der Dokumente über das Passwort verfügt.

Sie können die Anhänge alternativ zum E-Mail-Anhang ebenfalls über einen Downloadlink an den Empfänger senden (). Aktivieren Sie hierzu das Kontrollkästchen Link und vergeben Sie ein Passwort, da Dateien über einen Downloadlink immer verschlüsselt versendet werden. Stellen Sie sicher, dass der Adressat zum Öffnen der Dokumente über das Passwort verfügt.

Richten sich Dokumente an Privatpersonen, fallen sie unter die DSGVO und den besonderen Schutz von Gesundheitsdaten. Sie als Apotheke müssen beim Versand per E-Mail selbst dafür sorgen, dass Sie diese durch Verschlüsselung einhalten.

Nutzen Sie die Schaltfläche "Durchsuchen"  in der jeweiligen Zeile, um das Fenster Kommunikation zu öffnen. Hier können Sie in den Registern Telekommunikation und Internet die entsprechenden Einträge pflegen und je Kommunikationstyp in der Spalte Standard per Kontrollkästchen den Standardkommunikationsweg markieren. Dieser wird anschließend in der Standardkommunikation des Kontaktes in der entsprechenden Zeile eingeblendet.

 

Spezialfall Anbieter:

Wenn die Daten eines Anbieters von ABDATA gepflegt und auf Ihrem System automatisch mit dem Änderungsdienst aktualisiert werden, dann ist eine Bearbeitung der bereitgestellten Kommunikationsdaten nicht möglich. Diese Kommunikationsdaten sind mit dem Symbol und einem entsprechenden Tooltipp gekennzeichnet.

Sie können jedoch neue Einträge erfassen und ggf. als Standard kennzeichnen.

 

Weitere Daten

 

Konfiguration der Trefferliste

Mit der Funktion Einstellungen - Alt+F12 können Sie bspw. durch das Einblenden des Außendienstmitarbeiter-Symbols kennzeichnen, ob Außendienstmitarbeiter zugeordnet sind. Mehr dazu im Thema 'Listenansichten - Tabellenkonfiguration'.

In der Trefferliste werden im Tooltipp zum Außendienstmitarbeiter-Symbol die Namen und Mobilnummern der zugeordneten Außendienstmitarbeiter aufgeführt.

 

 

Weitere Info und Funktionen

 

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