Angeforderte Packungsinformationen erfassen (Chargendokumentation)

Kurz erklärt

Die Chargendokumentation ist bei einem Warenaustausch von Arzneimitteln zwischen Apotheken gesetzlich vorgeschrieben gemäß Apothekenbetriebsordnung §17 (6c). Dabei muss die abgebende Apotheke die Daten erfassen und der annehmenden Apotheke mitteilen.

Auch in Szenarien wie der Abgabe von Arzneimitteln an Heime, Ärzte und Kliniken kann diese Angabe gewünscht sein.

Insbesondere jedoch bei der (manuellen) Verblisterung (Eigenverblisterung mit Einzelpackungen) von Arzneimitteln mit dem Modul Blistermanagement oder dem externen Modul Blimus ist die Angabe von Chargennummer und Verfalldatum sehr wünschenswert, so dass diese Daten direkt an das Modul Blistermanagement oder an das Blimus ®-System übertragen werden können. Dadurch kann dieser manuelle Arbeitsschritt entfallen.

 

Wenn Sie ein Kommissioniersystem benutzen, wird das Gegenscannen der Packungen (zur Kontrolle oder speziell für die Chargendokumentation) direkt nach der Auslagerung angeboten.

Die Auslagerung erfolgt zu folgenden Zeitpunkten:

 

Voraussetzung:

Um die Eingabe der Chargennummer und ggf. des Verfallsdatums sicherzustellen, können Sie eine automatische Abfrage einstellen. Nehmen Sie dazu in den Kunden-Kontaktdaten von Filialapotheken bzw. Heimen, Ärzten und Blisterkunden die entsprechenden Einstellungen auf der Seite Spezifische Daten in den Feldern Chargendokumentation für Arzneimittel und Eingabe von Charge und Verfall für Blisterartikel vor. Mehr dazu im Thema 'Spezifische Daten (Kunden)'.

 

Falls Sie die Daten nicht automatisch abfragen lassen möchten, sondern von Fall zu Fall eingeben möchten, dann gehen Sie vor, wie im folgenden Hilfethema beschrieben: 'Packungsinformationen für nicht verifikationspflichtige Packungen manuell erfassen und ändern'

 

 

Im Kopfbereich des Fensters haben Sie folgende Eingabemöglichkeiten:

  • PZN/EAN - Übernahme der PZN/EAN vom Scanner bzw. manuelle Eingabe.
  • Gesamtstatus - fehlerhaft: Die Chargennummern wurden noch nicht für alle Packungen eingegeben oder eine verifikationspflichtige Packung ist nicht abgabebereit aufgrund der Rückmeldungen vom securPharm-Server. fehlerfrei: Die Chargennummer wurden für alle Packungen eingegeben und die verifikationspflichtigen Packungen sind abgabebereit bzgl. securPharm.

 

Das Fenster zeigt weiterhin folgende Informationen:

  • Icon - fehlerhaft: Die Chargennummer und das Verfallsdatum wurden noch nicht eingegeben oder eine verifikationspflichtig Packung ist nicht abgabebereit aufgrund der Rückmeldungen vom securPharm-Server. fehlerfrei: Die Chargennummer wurde eingegeben und die verifikationspflichtigen Packungen sind abgabebereit bzgl. securPharm.
  • Icon - verifikationspflichtiger Artikel, teilweise verifikationspflichtiger Artikel, <kein Icon> nicht verifikationspflichtiger Artikel
  • Artikelbezeichnung / Kunde - Nach Kunden (in verschiedenen Subtotals) sortierte Artikelbezeichnungen, gefolgt von Spalten mit weiteren Artikeldetails
  • Abg - Im Verkauf erfasste Menge des Artikels.
  • Scan - Bereits gescannte Menge
  • Charge (Menge) - Chargennummer und Menge des Artikels

 

Der Detailbereich unterscheidet sich, je nachdem, ob Sie verifikationspflichtige und teilweise verifikationspflichtige oder einen nicht verifikationspflichtigen Artikel markiert haben:

  • nicht verifikationspflichtiger Artikel: (s. Bild oben)
    • Icon - Die Chargennummer und das Verfallsdatum wurden noch nicht eingegeben.
    • Charge - Geben Sie die Chargennummer ein.
    • Verfall - Geben Sie den Monat und das Jahr des Verfalls ein.
    • Menge - Die im Verkauf erfasste Menge wird vorgeblendet.
  • verifikationspflichtiger und teilweise verifikationspflichtiger Artikel:

    Beispiel: verifikationspflichtiger Artikel

    Beispiel: teilweise verifikationspflichtiger Artikel, dessen Strichcode gescannt wurde

    • Icon eines teilweise verifikationspflichtigen Artikels - Der Strichcode der Packungen eines teilweise verifikationspflichtigen Artikels wurde gescannt, aber die Chargennummer und das Verfallsdatum wurden noch nicht eingegeben.
    • Icon Verifikationsstatus und Status - Identitätsprüfung. Mögliche Icons, Status und Tooltipps auf den Icons:
      • 'abgabebereit':
        • Abgabebereit - "Prüfung erfolgreich. Die Packung ist abgabefähig."
      • 'eventuell nicht abgabebereit':
        • Abfrage noch nicht abgeschlossen - "Prüfung noch nicht abgeschlossen."
      • 'nicht abgabebereit':
        • Unbekannt - "Prüfung nicht erfolgreich. Eine Packung mit dieser Seriennummer ist dem securPharm-Prüfsystem nicht bekannt. Separieren Sie die Packung."
        • Abgegeben - "Prüfung nicht erfolgreich. Eine Packung mit dieser Seriennummer wurde bereits abgegeben. Haben Sie die Packung unabsichtlich verkauft, setzen Sie den Status zurück. Sollte dies unzutreffend sein, separieren Sie die Packung."
        • Vernichtet - "Prüfung nicht erfolgreich. Die Packung wurde als zerstört markiert. Separieren Sie die Packung."
        • Exportiert - "Prüfung nicht erfolgreich. Eine Packung mit dieser Seriennummer wurde bereits als Exportware gekennzeichnet und darf nur außerhalb der EU verkauft werden. Haben Sie die Packung unabsichtlich als Exportware gekennzeichnet, setzen Sie den Status zurück. Sollte dies unzutreffend sein, separieren Sie die Packung."
        • Zurückgerufen - "Prüfung nicht erfolgreich. Die Packung wurde zurückgerufen. Führen Sie den Prozess für zurückgerufene Arzneimittel durch."
        • Abgelaufen - "Prüfung nicht erfolgreich. Die Packung darf nicht abgegeben bzw. verkauft werden, da das Verfalldatum erreicht wurde."
        • Verkauft - "Prüfung nicht erfolgreich. Eine Packung mit dieser Seriennummer wurde bereits in dieser Apotheke verkauft und abgegeben. Haben Sie die Packung unabsichtlich verkauft, setzen Sie den Status zurück. Sollte dies unzutreffend sein, separieren Sie die Packung."
        • Abfrage nicht erfolgreich - "Aktuell ist das securPharm-System nicht erreichbar. Prüfen Sie den Betriebsstatus securPharm - F9. Verifikations- und Ausbuchungsanfragen werden zu einem späteren Zeitpunkt autom. wiederholt."
        • Quarantäne - "Eine Packung mit dieser Seriennummer befindet sich in Quarantäne."
    • Seriennummer der Packung
    • Charge - Chargennummer
    • Verfall - Verfallmonat und-jahr
    • Menge der Packungen
    • Status der securPharm-Verifizierung und Handlungsanweisungen zum weiteren Verfahren mit der Packung. Nur relevant bei verifizierungspflichtigen Artikeln und teilweise verifizierungspflichtigen Artikeln mit securPharm-Code.

 

Angeforderte Packungsinformationen erfassen

Ausgangssituation: Das Fenster Packungsinformationen erfassen öffnet sich automatisch beim Wechsel ins Total-Fenster (Kasse) bzw. bei der Lieferscheinerstellung (Fakturakasse) bzw. bei der Auslagerung der Artikel am Kommissioniersystem. Es werden alle erfassten Arzneimittel aufgeführt.

Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Geben Sie die Charge und ggf. den Verfall ein bzw. scannen Sie einen ggf. vorhandenen securPharm-Code auf der Packung, so dass die Packungen fehlerfrei abgabebereit werden:
    • Bei nicht verifikationspflichtigen Artikeln genügt die Eingabe der Charge und ggf. des Verfalls.
    • Bei teilweise verifikationspflichtigen Artikeln sollten Sie den securPharm-Code scannen, sofern dieser vorhanden ist. Ansonsten scannen Sie den Strichcode und tragen die Charge und den Verfall manuell ein.

    • Bei verifikationspflichtigen Artikeln scannen Sie den securPharm-Code jeder Packung.
  2. Falls Sie nicht verifikationspflichtige Packungen mit unterschiedlichen Chargen abgegeben haben, korrigieren Sie die vorgeblendete Menge im Detailbereich. Es entsteht automatisch unter der ersten Zeile eine neue mit der verbleibenden Restmenge. Erfassen Sie in den weiteren Zeilen die Angaben zu den weiteren Packungen. Bei verifikationspflichtigen Packungen müssen die Daten für jede Packung erfasst werden.
  3. Fahren Sie für alle im Verkauf erfassten Arzneimittel fort.
  4. Schließen Sie mit OK - F12 ab.

 

Damit haben Sie die Packungsinformationen eingegeben.

Bei Blisterkunden wird die eingegebene Chargen- und Verfallinformation dem Blimus-System zur Verfügung gestellt.

Beim Internen Warenaustausch zwischen Apotheken wird die Chargennummer für die Arzneimittel mit auf dem Lieferschein aufgedruckt, so dass auch die annehmende Apotheke diese Information zur Verfügung hat. Auch bei Lieferungen an Faktura-Kunden erscheint die Chargennummer auf dem Lieferschein.

Beachten Sie Folgendes:

Wenn Sie einen Auftrag über nachzuliefernde Artikel nachträglich bearbeiten (Funktion Warenkorb - F5, Fehlmenge ändern), weil Sie vorerst nur eine Teilmenge vom Großhandel beziehen konnten, dann wird auf dem Lieferschein die Teilmenge mit Chargenangabe aufgeführt. Die nicht lieferbare Teilmenge wird zunächst als Nachliefermenge aufgeführt.

Bei Lieferung der fehlenden Teilmenge (wiederum mit bearbeitetem Auftrag über Warenkorb - F5, Fehlmenge auf 0 setzen) werden jedoch alle Packungen inklusive Chargenangabe aufgeführt, damit die Dokumentation vollständig ist. Die Kennzeichnung der tatsächlich nachgelieferten Teilmenge erfolgt nicht.

 

securPharm-Daten manuell erfassen

Wenn Sie keinen funktionsfähigen Scanner haben oder wenn der securPharm-Code beschädigt ist, dann können Sie die securPharm-Daten verifikationspflichtiger und teilweise verifikationspflichtiger Packungen manuell erfassen.

 

Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie das Fenster Packungsinformationen erfassen .
  2. Wählen Sie securPharm manuell - F3.

    Das Fenster Manuell securPharm-Daten erfassen öffnet sich.

     

    Im Fenster haben Sie folgende Eingabemöglichkeiten:

    • PZN - Pharmazentralnummer. Diese ist im Verkauf editierbar; die PZN wird automatisch der richtigen Verkaufsposition zugeordnet. Im Wareneingang ist die PZN nicht editierbar.
    • Produktcode - Produktcode
    • Seriennummer - Seriennummer

    • Charge - Chargenbezeichnung der Packung

    • Verfalldatum
      • MM/JJJJ - Verfalldatumsmonat und -jahr
      • TT - Verfalldatumstag
  3. Füllen Sie mindestens alle mit einem * Sternchen gekennzeichneten Felder aus.
  4. Bestätigen Sie die Eingaben mit OK - F12.

 

Damit haben Sie die securPharm-Daten manuell erfasst.

 

Charge und Packungsinformationen löschen

Wählen Sie für nicht verifikationspflichtige Packungen Charge entfernen - F4.

Wählen Sie für verifikationspflichtige und teilweise verifikationspflichtige Packungen Packungsinfo. entfernen - F4.

 

Artikeleingaben umgehen

Wählen Sie Artikel-Eing. umgehen - F5, um die Eingaben zum selektierten Artikel zu umgehen. Der Status wird in dem Fall ohne Eingaben auf 'fehlerfrei' gesetzt.

Um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen, müssen Sie in diesem Fall beim Warenaustausch die Chargeninformation per Hand auf dem Lieferschein vermerken.

Auch eine umgangene Verifikation bzgl. securPharm wird in der securPharm-Verwaltung protokolliert. Mehr dazu im Thema 'Einsehen von Packungen, für welche die Verifizierung umgangen wurde'.

 

Alle Eingaben umgehen

Wählen Sie Alle Eingaben umgehen - F6, um die Eingaben für alle Artikel zu umgehen. Der Status wird in dem Fall ohne Eingaben auf 'fehlerfrei' gesetzt.

Um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen, müssen Sie in diesem Fall beim Warenaustausch die Chargeninformation per Hand auf dem Lieferschein vermerken.

Auch eine umgangene Verifikation bzgl. securPharm wird in der securPharm-Verwaltung protokolliert. Mehr dazu im Thema 'Einsehen von Packungen, für welche die Verifizierung umgangen wurde'.

 

Packungsinformationen ändern

Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie die Verkaufsverwaltung, markieren Sie den Verkauf und wählen Sie Bearbeiten - F5.

    Nach Eingabe des Bearbeitungsgrundes öffnet sich der aktivierte Verkauf.

  2. Folgende Szenarien sind denkbar:
    1. Änderung der Chargendokumentation:

      Öffnen Sie das Kontextmenü und wählen Sie den Eintrag Packungsinformationen aus.

      • nicht verifikationspflichtiger Artikel

        Ändern Sie die Charge und/oder den Verfall der betreffenden Packung.

      • teilweise verifikationspflichtiger Artikel

        Scannen Sie den securPharm-Code der Packungen, sofern vorhanden, oder ändern Sie die Charge und/oder den Verfall.

      • verifikationspflichtiger Artikel

        Wählen Sie Packungsinfo. entfernen - F4 für die markierte, fälschlicherweise gescannte Packung, beantworten die Abfrage mit Nur Entfernen oder ggf. Entfernen und Quarantäne und scannen den securPharm-Code der abzugebenden Packung.

    2. Mengenerhöhung:

      Erhöhen Sie die Menge und wählen Sie den Kontextmenü-Eintrag Packungsinformationen oder wechseln Sie ins Total-Fenster.

      Die hinzuerfasste Menge wird in der Übersicht der Spalte Abg. angezeigt. Im Detailbereich ist eine neue Zeile für die erhöhte Menge angelegt.

      • nicht verifikationspflichtiger Artikel

        Geben Sie in der neu eingefügten Zeile die Charge und ggf. den Verfall für die hinzugefügten Packungen ein.

      • teilweise verifikationspflichtiger Artikel

        Scannen Sie den securPharm-Code der zu wenig abgegebenen Packung, sofern vorhanden, oder scannen Sie den Strichcode der Packung und tragen die Charge und ggf. den Verfall ein.

      • verifikationspflichtiger Artikel

        Scannen Sie den securPharm-Code der zusätzlich abzugebenden Packung.

    3. Mengenverringerung:

      Verringern Sie die Menge und wählen Sie den Kontextmenü-Eintrag Packungsinformationen oder wechseln Sie ins Total-Fenster.

      • nicht verifikationspflichtiger Artikel

        Löschen Sie die nicht abzugebende Packung, indem Sie die Menge entsprechend reduzieren oder wählen Sie Charge entfernen - F4.

      • teilweise verifikationspflichtiger Artikel

        Scannen Sie den securPharm-Code der zu viel abgegebenen Packung, sofern vorhanden oder löschen Sie die Daten der zu viel abgegebenen Packung, indem Sie die Menge 0 setzen oder wählen Sie Packungsinfo. entfernen - F4 für die markierte, fälschlicherweise erfasste Packung.

      • verifikationspflichtiger Artikel

        Scannen Sie den securPharm-Code der nicht abzugebenden Packung oder wählen Sie Packungsinfo. entfernen - F4 für die markierte, fälschlicherweise erfasste Packung.

  3. Schließen Sie die Änderungen mit Schließen - F12 ab.
  4. Schließen Sie die Aktivierung wie gewohnt ab.

 

Weitere Info und Funktionen

 

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