Filialübergreifende Fakturierung

In einem Verbund von Filialapotheken ist eine filialübergreifende Fakturierung möglich, d.h. Sie stellen in Apotheke A sehr komfortabel auch die Rechnungen für die Kunden der anderen Filialen, verschicken die Rechnungen an die Kunden und kassieren zunächst das Geld für alle Forderungen. Die anderen Apotheken treten zunächst die Forderungen an ihre eigenen Kunden an Ihre Apotheke ab und schicken Ihnen später die Rechnung über die abgetretenen Forderungen.

Diese Vorgehensweise hat u.a. folgende Vorteile:

Ein Fakturakunde, der in mehreren Filialen eingekauft hat, bekommt aus dem gesamten Filialverbund nun nur noch eine Rechnung.
Kostensenkung durch die Optimierung der Prozesse bei der Rechnungserstellung
Zentrales Rechnungscontrolling

Voraussetzung ist, dass die filialübergreifende Fakturierung für Ihren Filial- und Partnerverbund an zentraler Stelle generell oder zwischen einzelnen Apotheken freigeschaltet ist. Außerdem muss für Kunden, welche filialübergreifend fakturiert werden sollen, der Kontaktaustausch erfolgt sein. Auch der Austausch der Kundenrabatt- und Kundenbonusmodelle muss an zentraler Stelle generell oder zwischen den einzelnen Apotheken freigeschaltet sein.

Mit dem Konfigurationsparameter Neue Positionen aus Filialen übernehmen legen Sie fest, ob in einem Verbund von Filialapotheken bei der Rechnungsstellung die neuen Positionen aus den Filialen standardmäßig übernommen werden sollen oder nicht. Standardmäßig ist dieser Konfigurationsparameter

aktiviert, d.h. es werden immer alle neuen zur Rechnungslegung bereiten Positionen aus den anderen Filialen ermittelt.

Sie finden den Konfigurationsparameter in den Systemeinstellungen der Faktura Faktura, Gültigkeitsbereich Systemparameter auf der Seite Rechnungserstellung. Mehr dazu im Thema 'Neue Positionen aus Filialen übernehmen'.

Diese filialübergreifende Fakturierung ist nur im selben Handelsunternehmen, d.h. in Betrieben mit der gleichen Umsatzsteueridentifikation (USt.-ID) möglich. Die beteiligten Apotheken müssen also echte Filialen sein.

Die Funktion der filialübergreifenden Fakturierung wird als kostenpflichtige Zusatzfunktion angeboten. Für jede Filiale, welche an der filialübergreifenden Fakturierung teilnimmt, ist eine Lizenz erforderlich. Wenden Sie sich bei Interesse an Ihren PHARMATECHNIK-Vertriebsmitarbeiter.

Filialübergreifend fakturieren

Die filialübergreifende Fakturierung können Sie ganz einfach mit einem Klick starten. Wenn Sie die Kriterien zur Rechnungserstellung nicht verändern, werden alle fälligen Rechnungen zur Rechnungsstellung angeboten.

Gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie in der Faktura das Register Rechnungen/Kredite.
Wählen Sie Neu - F3.
Das Fenster Rechnung erstellen öffnet sich.
Wenn Sie die Kriterien zur Rechnungserstellung nicht verändern, werden alle fälligen Rechnungen zur Rechnungsstellung angeboten.
Mehr dazu im Thema 'Neue Rechnung erstellen / Rechnungslauf durchführen'.
Nehmen Sie eine Kundenauswahl vor.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Neue Positionen aus Filialen übernehmen.
Dieses Kontrollkästchen ist nur dann sichtbar, wenn Sie die Lizenz zur filialübergreifenden Fakturierung erworben haben und wenn die Funktion an zentraler Stelle freigeschaltet wurde.
Wählen Sie ggf. eine andere Option für den Rechnungszeitraum und / oder die Rechnungsgrundlage.
Wählen Sie OK - F12.
Alle Belege entsprechend der vorgenommenen Einstellungen werden ermittelt und im Rechnungs-Total angezeigt.
Wählen Sie Erstellen - F12.
Es werden sowohl die Rechnungen Ihrer Kunden erstellt als auch die Forderungen der Kunden von den anderen Apotheken übertragen und, wenn möglich, werden aus diesen Forderungen gleich Rechnungen erstellt.
Wenn alle Rechnungen erstellt bzw. von den anderen Apotheken fehlerfrei übertragen werden konnten, dann sehen Sie diese im Register Rechnungen/Kredite im Status Erstellt.

Damit haben Sie eine filialübergreifende Fakturierung eingeleitet und die Rechnungen an Ihre eigenen Kunden erstellt als auch die übertragene Forderungen von den anderen Apotheken als Rechnungen für diese Kunden in Ihrer Apotheke vorliegen.

Informationen zur Darstellung der Vorgänge in der Faktura entnehmen Sie bitte folgendem Hilfethema: 'Anzeige der übertragenen Forderungen und Rechnungen zwischen den Filialen'

Informationen zu allgemeinen Änderungen wie die Optimierungen zur Auswahl des Rechnungszeitraums und die separierte Sammelscheinerstellung lesen Sie bitte im Kapitel Faktura nach.

Mehr dazu im Thema 'Neue Rechnung erstellen / Rechnungslauf durchführen'.

Vorgehen bei fehlerhafter Datenübertragung aus den anderen Apotheken

Falls im Ausnahmefall die Datenübertragung aus einer anderen Apotheke nicht fehlerfrei abgelaufen ist, dann wird folgende Fehlermeldung angezeigt:

Sie haben folgende Möglichkeiten:

Fortfahren - Die fehlerfrei übertragenen Forderungen werden als Vorgänge im Rechnungs-Total zur Auswahl für die Rechnungserstellung angezeigt. Alle nicht vollständig übertragenen Forderungen verbleiben als nicht fakturierte Aufträge bei den anderen Apotheken.
Abbrechen - Die übergreifende Fakturierung wird abgebrochen, d.h. weder die Rechnungen Ihrer eigenen Kunden werden erstellt noch die fehlerfrei übertragenen Forderungen aus den anderen Apotheken werden von Ihrer Apotheke angenommen. Letztere verbleiben als nicht fakturierte Aufträge bei den anderen Apotheken.

Bemerkung zum Datenaustausch

Eine Voraussetzung für die filialübergreifende Fakturierung ist der Kontaktaustausch von Kundenkontaktdaten. Hierbei muss der Kunde explizit mit seiner Einwilligungserklärung zugestimmt haben.

Zudem werden auch die Zahlungs- und Mahnungsbedingungen ausgetauscht, sowie deren Zuordnung zu Kunden (falls dort explizit gesetzt).

Weitere Info und Funktionen

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