Zahlungseingang für Mahnungen verbuchen

Kurz erklärt

Im Fenster Zahlungseingang Mahnungen verbuchen können Sie eine Zahlung des Kunden dokumentieren. Der hier eingegebene Betrag wird als Zahlungseingang für die betreffende Mahnung verbucht.

In der Faktura können Sie Zahlungseingänge für fällige, gemahnte Rechnungen und Kredite nur über den Zahlungseingang für die Mahnung, nicht über den Zahlungseingang für die Rechnung(en) verbuchen. Mehr dazu im Thema 'Zahlungseingang für Mahnungen verbuchen'. An der Kasse können Sie auch weiterhin Einzahlungen für fällige, gemahnte Rechnungen und Kredite mit Kredit/Rechnung - F12 verbuchen. Allerdings wird dabei eine ggf. fällige Mahngebühr nicht beglichen; in diesem Fall bleibt die Rechnung im Status 'In Mahnung' und die Mahnung bleibt bestehen. Auch kann eine über die Kasse eingegebene Zahlung nicht in der Faktura zurückgesetzt werden.

 

 

Im oberen Bereich des Fensters werden die Rechnungen und Kredite der ausgewählten Mahnung gelistet.

 

Darunter werden folgende Felder dargestellt:

  • Gesamtbetrag Mahnung
  • enthaltene Mahngebühr - Im Gesamtbetrag der Mahnung enthaltene Mahngebühr.
  • Bereits geleistete Zahlungen
  • Offener Betrag: Hier wird der noch offene Teil des Gesamtbetrags angezeigt.
  • Zahlbetrag: Geben Sie den Betrag des aktuellen Zahlungseingangs ein.

    Wenn Sie mehrere Rechnungen bzw. Kredite gleichzeitig buchen wollen, kann nur der vollständige Betrag gebucht werden; das Feld wird dann nicht angezeigt.
  • Zahldatum: Voreingestellt ist das aktuelle Tagesdatum. Tragen Sie das Datum des tatsächlichen Zahlungseingangs ein. Klicken Sie auf den Dropdown-Button , um für eine vereinfachte Datumseingabe einen Kalender einzublenden.

 

Zahlungseingang buchen

Starten Sie ggf. die Faktura und wechseln Sie zur Mahnungen-Übersicht.

Gehen Sie dann wie folgt vor:

  1. Wählen Sie die Mahnung aus, für die ein Zahlungseingang vorliegt.
  2. Drücken Sie F11 - Zahlungseingang.
    Das Fenster Zahlungseingang Mahnungen verbuchen öffnet sich.
  3. Geben Sie im Feld Zahlbetrag den Betrag des aktuellen Zahlungseingangs ein.
  4. Tragen Sie bei Zahldatum das Datum des tatsächlichen Zahlungseingangs ein, z.B. das Datum, an dem die Zahlung auf Ihrem Konto eingegangen ist.
  5. Drücken Sie F12 - OK.
    Die Zahlung wird gebucht und der offene Betrag der Mahnung entsprechend vermindert.

 

Damit haben Sie einen Zahlungseingang verbucht.

 

Wurde für eine Rechnung ein Zahlungseingang - Teilzahlung oder vollständige Bezahlung - verbucht, können Sie sie nicht mehr bearbeiten oder stornieren.

 

 

Zahlungseingang für mehrere Rechnungen zugleich buchen

Sie können den Zahlungseingang einer Mahnung, die mehrere Rechnungen enthält, verbuchen.

Verbuchen Sie einen Teilbetrag, dann wird dieser beginnend mit der ersten Rechnung der Mahnung verrechnet. Die Mahngebühr wird als letztes beglichen.

Beispiel: Geschlossen Sie haben die Mahnung für drei Rechnungen zu je 10 Euro, 20 Euro und 25 Euro und eine Mahngebühr von 5 Euro erstellt. Nun verbuchen Sie einen Zahlungseingang von 20 Euro. Damit ist die erste Rechnung beglichen; sie bekommt den Status 'Bezahlt'. Die zweite Rechnung ist teilweise beglichen; sie bekommt den Status 'Teilbezahlt'. Die dritte Rechnung und die Mahngebühr bleiben unbeglichen; die dritte Rechnung bleibt im Status 'In Mahnung'.

 

Gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie zunächst in der Mahnungen-Übersicht die gewünschten Mahnungen. Halten Sie dazu die Taste Strg gedrückt und klicken Sie nacheinander auf alle Mahnungen, die Sie einbeziehen wollen.
    Die Mahnungen werden markiert.
  2. Drücken Sie F11 - Zahlungseingang.
    Das Fenster Zahlungseingang verbuchen öffnet sich.Geschlossen
  3. Tragen Sie bei Zahldatum das Datum des tatsächlichen Zahlungseingangs ein.
  4. Drücken Sie F12 - OK.
    Die Zahlung wird mit dem vollständigen noch offenen Betrag gebucht.

 

Damit haben Sie einen Zahlungseingang für alle markierten Rechnungen verbucht.

 

Auswirkungen des Zahldatums

Das Zahldatum hat direkte Auswirkungen auf die Abwicklung einer Rechnung. Eine korrekte Eingabe ist wichtig, da z.B. davon abhängen kann, ob eine Rechnung als komplett oder nur teilbezahlt gilt.

 

Beispiel: Auf eine Rechnung bekommt der Kunde 3 % Skonto, wenn er bis zum 10. Mai vollständig zahlt. Er bezahlt fristgerecht am 9. Mai den Skontopreis. Der Apotheker verbucht diesen Zahlungseingang erst am 15. Mai. Ändert er das Zahldatum nicht ab, gilt die Rechnung nur als 'Teilbezahlt', denn die Faktura geht davon aus, dass der Kunde die Frist für die Gewährung des Skontopreises überschritten hat. Der Apotheker muss in diesem Fall deshalb als Zahldatum den 9. Mai einstellen. Die Faktura berücksichtigt dann das Skonto; die Rechnung gilt damit als komplett bezahlt und erhält den Status 'Bezahlt'.

 

Statusänderung durch Zahlungseingang

Wird durch den Zahlungseingang der Gesamtbetrag der Rechnung zum Teil beglichen sein, so erhält die Mahnung den Status 'Teilbezahlt'.

Ist der Gesamtbetrag der Rechnung komplett beglichen, erhält die Mahnung den Status 'Bezahlt'.

 

Tipp: Zahlungseingang zurücksetzen

Über die Mahnungsdetails, Seite 'Zahlungsinfo', können Sie bereits gebuchte Zahlungseingänge wieder zurücksetzen.

Mehr dazu im Thema 'Zahlungsinformationen zur Mahnung einsehen'.

 

 

Weitere Info und Funktionen

 

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