Besonderheiten bei der Stornierung von Kartenzahlungen
Kurz erklärt
Informationen zum Vorgehen bei der Stornierung von Verkäufen erhalten Sie in folgenden Themen:
Stornierung von Kartenzahlungen mit angeschlossenem EC-Terminal
Vor der Stornierung einer Kartenzahlung können Sie immer entscheiden, ob Sie den gezahlten Betrag in bar auszahlen oder über die Karte stornieren möchten.
Wenn Sie Bar wählen, ist mit der Auszahlung des Betrags an den Kunden der Vorgang abgeschlossen.
Wenn Sie die Stornierung per Karte vornehmen, stecken Sie zunächst die Karte des Kunden in das angeschlossene EC-Terminal. Die Stornierung wird dann automatisch an das EC-Terminal übermittelt.
Beachten Sie dabei Folgendes:
- Eine Stornierung gilt immer für den Gesamtbetrag eines Zahlbelegs (EC-Beleg). Teilbeträge können nicht storniert werden.
D.h. eine automatische Stornierung mit IXOS ist für Verkäufe möglich, welche vollständig mit einmaliger Kartenzahlung (ohne weitere Bearbeitung) abgeschlossen wurden und nun vollständig in IXOS storniert werden.
Der in IXOS zu stornierende Betrag stimmt somit mit dem vom Zahlbeleg überein.
- Seit der Kartenzahlung darf noch kein Kassenschnitt am EC-Terminal durchgeführt worden sein.
D.h. es können nur die seit dem letzten EC-Kassenabschluss (Kassenschnitt) erfolgten Kartenzahlungen storniert werden. Nach dem Kassenabschluss am EC-Terminal kann eine vorher erfolgte EC-Zahlung nicht mehr storniert werden. Grund ist, dass mit dem Kassenabschluss am EC- Terminal die EC-Belegnummern am EC-Terminal gelöscht werden, so dass sie für eine Stornierung nicht mehr zur Verfügung stehen.
Die Zahlung wird also vom Konto des Kunden abgebucht und Sie müssen den Betrag in bar auszahlen.
Falls die EC-Zahlung vor dem EC-Kassenabschluss erfolgte, erscheint bei drahtgebundenen EC-Terminals eine entsprechende Hinweismeldung.
Diese Meldung erscheint nicht bei WLAN-Geräten. Hier müssen Sie selbst prüfen, ob der Kassenschnitt bereits erfolgte und entsprechend verfahren.
Im Total-Fenster wird der Auszahlungsbetrag in bar angeboten.
Ausnahmen: Teilzahlungen, Teilbeträge und Teilmengen können wie bisher nicht automatisch am EC-Terminal storniert werden.
- Vorgehen bei der Stornierung von Teilzahlungen
Wenn ein Teil des Gesamtbetrag eines Verkaufs per Karte und ein anderer Teil bspw. in bar bezahlt wurde, dann ist nur die Bar-Auszahlung des stornierten Gesamt- oder Teilbetrags möglich. Das wird in einer entsprechenden Hinweismeldung angekündigt:
Im Total-Fenster wird der Auszahlungsbetrag in bar angeboten.Das per Karte bezahlte Geld wird vom Konto des Kunden abgebucht.
- Vorgehen bei der Stornierung von Teilmengen bzw. Teilbeträgen
Wenn bei einem Verkauf bspw. aufgrund einer Abholung mehrere Kartenzahlungen erfolgten (Teilbeträge) oder der Kunde möchte eine Teilmenge zurückgeben, dann können die erfolgten Kartenzahlungen nicht automatisch von IXOS am EC-Terminal storniert werden.
Bei der Stornierung von Teilmengen bzw. Teilbeträgen steht jedoch immer auch die Bar-Auszahlung zur Auswahl. Daher ist oft die Stornierung von Teilmengen bzw. Teilbeträgen mit Bar-Auszahlung der einfachere Weg.
- Beispiel: Teilbeträge
Sie haben Artikel A für 2 € abgegeben und später den Nachlieferartikel B für 3 €. Die Kartenzahlungen erfolgten getrennt bei der Abgabe der Artikel. Wenn nun der Kunde beide Artikel zurückgeben möchte, dann stornieren Sie den Verkauf zunächst in IXOS. Die Kartenzahlungen über 2 € und über 3 € stornieren Sie einzeln manuell am ec-Terminal anhand der ec-Belegnummern. Falls der Kunde nur einen der beiden Artikel zurückgeben möchte, stornieren Sie diesen wieder zunächst in IXOS und anschließend stornieren Sie die ec-Zahlung für diesen Artikel manuell anhand der ec-Belegnummer am EC-Terminal.
- Beispiel: Teilmengen
Sie haben 2 Packungen eines Artikels abgegeben. Nun möchte der Kunde 1 Packung zurückgeben und die Rückzahlung ebenso wie die erfolgte Zahlung per Karte abwickeln. Sie stornieren zunächst in IXOS die zurückgegebene Packung.
Am EC-Terminal müssen Sie nun den Gesamtbetrag der Kartenzahlung anhand der ec-Belegnummer des Verkaufs stornieren und vom Kunden den Restbetrag für die beim Kunden verbleibende Packung nochmals kassieren (Korrekturbuchung), bspw. per Karte.
Dies ist für einen korrekten Kassenabschluss unbedingt erforderlich!
In beiden Fällen werden Sie aufgefordert, bei Stornierung per Karte die Stornierung am EC-Terminal manuell, d.h. separat vorzunehmen. Mit einer Bar-Auszahlung könnten Sie dies umgehen.
Beispiel: Rückgabe und Stornierung einer Teilmenge
- Beispiel: Teilbeträge
Falls Sie sich im Total-Fenster (nachträglichen) für die Auszahlungsart per Karte entscheiden, obwohl Sie beim Einleiten der Stornierung die Bar-Auszahlung gewählt hatten, so werden Sie nicht wiederholt darauf aufmerksam gemacht, dass die Stornierung nicht per EC-Terminal bzw. Telecash / Ingenico erfolgt. Die Stornierung erfolgt auch hier nur in IXOS; Sie müssen die Auszahlung wie oben beschrieben manuell am EC-Terminal vornehmen. Dies entspricht dem Verhalten, als ob Sie sich gleich für die Auszahlung per Karte entschieden hätten.
Stornierung von EC-Zahlungen ohne angeschlossenes EC-Terminal
Wenn Sie das EC-Terminal nicht direkt mit IXOS gekoppelt haben, dann erscheint beim Wechsel ins Total-Fenster ebenfalls die Abfrage, in welcher Sie entscheiden können, ob Sie den Betrag über die Karte oder in Bar auszuzahlen möchten, sowie immer der Hinweis, dass die Stornierung manuell, d.h. separat am EC-Terminal durchzuführen ist.
Beachten Sie, dass hier nicht geprüft werden kann, ob am EC-Terminal bereits ein Kassenschnitt ausgeführt wurde. Im Fall eines bereits erfolgten Kassenschnitts wäre die manuelle Stornierung des Verkaufs am EC-Terminal auch nicht möglich, so dass eine Bar-Auszahlung zu empfehlen ist.
Zahlungsart wechseln:
Falls der Verkauf in IXOS mit Karte abgeschlossen wurde und Sie unabhängig davon, ob die Zahlung am nicht angeschlossenen EC-Terminal bereits erfolgte, die Zahlungsart auf Wunsch des Kunden mit Zahlart ändern - Strg + F10 ändern müssen, erhalten Sie einen Hinweis, dass Sie eine ggf. bereits am EC-Terminal vorgenommene Buchung manuell wieder stornieren müssten.
Abschlussbons weisen Stornierung von EC-Zahlungen aus
Auf den Abschlussbons werden stornierte Kartenzahlungen (Stornos und Teilstornos) unter den stornierten Umsätzen in der Zeile Storno Karte (x) mit aufgeführt. Die Anzahl der Kartenstornos wird in Klammern ausgewiesen. Diese Anzahl Kartenstornobelege muss in der Apotheke vorliegen.
Das Verhalten des Zählers der Kartenzahlung (x) bleibt wie bisher: Bei erfolgter Zahlung wird er um 1 erhöht, bei Storno/Teilstorno wird er um 1 vermindert; analog dazu ist die Vorgehensweise bei Zahlartwechsel.
Mehr dazu im Thema 'Berechnungen in den Abschlussbons'.
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