ORBIZ DMS – FAQ

Die Einstellungen zum Dokumentenmanagementsystem (DMS) finden Sie in IXOS unter Systemeinstellungen – Büro – DMS.

Wenn Sie mit eigenem Briefpapier arbeiten, werden beim Drucken keine Informationen aus der Briefkopf- und Fußzeile, wie beispielsweise Bankverbindungen, Adressen oder Logos, im DMS abgelegt. Gespeichert wird ausschließlich der jeweilige Briefinhalt.

Falls diese Information benötigt wird, finden Sie in der IXOS Onlinehilfe eine Anleitung, wie Sie PDF-Dateien mit Ihrem Briefkopf erstellen können: Rechnungen auf Briefpapier - als Ausdruck oder als PDF

Dokumentieren Sie die von Ihnen verwendete Vorgehensweise in ihrer Verfahrensdokumentation zum Thema "ersetzender Scan".

Entfernen Sie den Passwortschutz, bevor Sie die PDF-Datei importieren. Passwortgeschützte PDF-Dateien können nicht in das DMS geladen werden.

Mit den vorgefertigten Suchmasken können Sie Dokumente im DMS schnell nach bestimmten Kriterien filtern. In den Suchergebnissen werden grundsätzlich nur Dokumente angezeigt, für die Sie mindestens eine Leseberechtigung besitzen.

Folgende Suchmasken stehen zur Verfügung:

• Neue Dokumente: Enthält alle Dokumente, die innerhalb der letzten 48 Stunden in das System aufgenommen wurden.

• Aktive Dokumente: Enthält alle Dokumente, die noch nicht archiviert wurden.

• Mit Stempel: Enthält aktive Dokumente, die mit einem Stempel versehen wurden.

• Finanzamt (Jahr/Monat): Enthält Dokumente des zuletzt abgeschlossenen Monats, bei denen die Verschlagwortung „relevant für das Finanzamt“ aktiviert wurde. Dabei werden nur Dokumente für den jeweiligen Monat berücksichtigt. Ältere Dokumente, die nachträglich gescannt wurden, werden nicht erfasst. Nutzen Sie hierfür einen individuellen Filter über F6.

• Zur Signatur mit HBA: Enthält Dokumente, die noch auf die Freigabe durch eine HBA-Signatur warten.

Dokumente werden im DMS ausschließlich über die Dokumentenart verschoben. Möchten Sie ein Dokument an einer anderen Stelle ablegen, ändern Sie dazu die Dokumentenart direkt im jeweiligen Dokument.

Wichtig: Beachten Sie dabei die vorgegebene Ablagestruktur („Einbahnstraße“). Ein Verschieben per Drag-and-drop ist nicht möglich.

Aus IXOS erzeugte Dokumente, die nicht vom Typ „Rechnung“ sind, werden nach dem Scannen oder Importieren automatisch in den Ordner „Eingang“ verschoben. Die Verschlagwortung dieser Dokumente muss anschließend manuell vorgenommen werden.

Dokumente, die bereits verschlagwortet wurden, können nicht mehr vollständig gelöscht werden. Sie werden lediglich ausgeblendet und können über die Filterfunktion jederzeit wieder eingeblendet werden.

Aus rechtlichen Gründen dürfen nur Dokumente vollständig gelöscht werden, die sich noch im Eingang befinden und noch nicht verschlagwortet wurden.

Die jeweilige Löschfrist wird in der Dokumentenart festgelegt. Nach Ablauf dieser Frist werden die entsprechenden Dokumente gelöscht.

Sobald ein Dokument in der Baumstruktur gespeichert wurde, kann es nicht mehr vollständig gelöscht werden.

Ob ein Dokument ausgeblendet oder endgültig gelöscht werden kann, hängt davon ab, wo es sich im DMS befindet.

Dokumente ausblenden

Befindet sich ein Dokument nicht mehr im Eingang, sondern wurde bereits in der Baumstruktur abgelegt, kann es nur noch ausgeblendet werden. Das Dokument bleibt weiterhin im System vorhanden und kann bei Bedarf wieder eingeblendet werden.

Dokumente endgültig löschen

Befindet sich ein Dokument noch im Eingang und ist noch nicht vollständig mit Metadaten versehen, kann es über „Dokument löschen (F4)“ endgültig gelöscht werden. Anschließend erhalten Sie eine entsprechende Bestätigungsmeldung.

Wurde das Dokument im Eingang gelöscht und war noch nicht in der Baumstruktur abgelegt, kann es jederzeit erneut gescannt oder importiert werden.

Vordefinierte Dokumentenarten können nicht gelöscht, aber deaktiviert und bei Bedarf jederzeit wieder aktiviert werden.

Selbst angelegte Dokumentenarten können hingegen gelöscht werden. Bereits zuvor unter dieser Dokumentenart abgelegte Dokumente sind davon nicht betroffen.

Markieren Sie das gewünschte archivierte Dokument und wählen Sie Archivierung zurücksetzen Alt + F12. Anschließend wird das Dokument wieder als aktives Dokument geführt.

Je nach Art des Dokuments unterscheidet sich der Ablauf bei der Ablage im DMS.

Lieferantenrechnungen

Für Lieferantenrechnungen gilt die Einbahnstraße von IXOS zu ORBIZ. Diese Rechnungen werden in der Warenlogistik verarbeitet. Am Ende des wertmäßigen Buchungsvorgangs werden Sie zum Scannen des Belegs aufgefordert.

Wurde der Beleg während des wertmäßigen Buchungsvorgangs nicht eingescannt, darf er ausschließlich über das Archiv mit Alt+F9 nachgescannt werden. Das zugehörige DMS-Symbol wird erst nach einer Aktualisierung angezeigt.

Kostenrechnungen

Alle Lieferanten, die keine Warenlieferanten sind, werden im Adressbuch gespeichert.

„Kosten Rechnungen“ wie beispielsweise von der Telekom werden im DMS direkt gescannt oder importiert.

Eine Ausnahme bilden GH-Sammelrechnungen. Diese werden im DMS mit der Dokumentenart „GH-Sammelrechnung“ anstelle von „Kosten Rechnung“ abgelegt (siehe Ablauf Digital).

Ablauf „Kosten Rechnungen“

Hierbei ist zu unterscheiden, ob eine Rechnung dieses Rechnungsausstellers zum ersten Mal gescannt wird oder ob der Rechnungsaussteller bereits im Adressbuch hinterlegt ist. Beim ersten Beleg eines Rechnungsausstellers muss zunächst ein Kontakt angelegt werden. Ist der Rechnungsaussteller bereits im Adressbuch hinterlegt, können Sie den vorhandenen Kontakt direkt auswählen.

So legen Sie einen neuen Kontakt an:

1. Öffnen Sie Kontakte.

2. Wählen Sie Adressbuch.

3. Wählen Sie Neu - F3.

4. Wählen Sie das entsprechende Adressbuch aus.

5. Tragen Sie den Namen ein. Dieser ist ein Pflichtfeld. Alle weiteren Angaben sind optional.

6. Öffnen Sie das DMS.

7. Unterscheiden Sie bei der weiteren Verarbeitung zwischen digitalen Rechnungen (PDF) und Papierrechnungen.

Digitale Dokumente

Grundsätzlich gilt bei der Verschlagwortung, dass wir immer von oben nach unten arbeiten!

1. Wählen Sie Datei importieren - Strg+F3.

2. Wählen Sie die entsprechende Datei aus dem Ordner „DMS-Dokumente noch hochzuladen“.

3. Wählen Sie die Dokumentenart „Kosten Rechnung“.

4. Bestätigen Sie mit OK - F12.

   GH-Sammelrechnungen werden auf demselben Weg importiert. Der Unterschied ist die Auswahl der Dokumentenart. Hier bitte „GH-Sammelrechnung“ auswählen.

5. Löschen Sie nach dem Import die Datei aus dem Ordner „DMS-Dokumente noch hochzuladen.

Papierdokumente

1. Legen Sie mit F3 einen neuen Beleg an.

2. Scannen Sie das Dokument.

3. Wählen Sie die Dokumentenart „Kosten Rechnung“.

4. Wählen Sie mit dem Auswahlbutton den passenden Kontakt aus dem Adressbuch.

5. Bestätigen Sie mit OK - F12.

   Das Dokument wird in der Ordnerstruktur abgelegt.

6. Passen Sie das Belegdatum an: Übernehmen Sie das Datum im Dokument mit einem Rechtsklick.

   Dieser Vorgang kann auch mit der Belegnummer und dem Wert durchgeführt werden. Wichtig: Im DMS werden die Bruttosummen verwendet.

7. Übernehmen Sie für die Verschlagwortung alle Werte per Rechtsklick aus dem PDF.

8. Speichern Sie mit Speichern - F1.

Soll ein bereits vorhandener DMS-Beleg um weitere Belege erweitert werden, müssen diese in Papierform vorliegen. Mit dem Icon können die zusätzlichen Belege ergänzt werden.

Ja, die Dokumente müssen nicht ausgedruckt und anschließend eingescannt werden. Sie können direkt digital im DMS abgelegt werden:

1. Speichern Sie das in Word oder Excel erstellte Dokument als PDF-Datei auf dem Apothekenlaufwerk.

2. Wechseln Sie in das DMS.

3. Wählen Sie Datei importieren- Strg+F3, wählen Sie die gewünschte PDF-Datei aus und importieren Sie diese.

Weitere Informationen finden Sie in Dateien manuell importieren.

Der Ablauf unterscheidet sich danach, ob der Tagesabschluss manuell oder automatisch durchgeführt wird und ob das EC-Gerät integriert ist oder nicht.

Manueller Tagesabschluss

EC-Gerät integriert

Die EC-Belege werden automatisch dem Tagesabschluss angefügt. Wichtig: Achten Sie darauf, dass die EC-Geräte aktiv („wach“) sind. Der Energiesparmodus sollte deaktiviert sein.

EC-Gerät nicht integriert

Die EC-Abschlussbons aus den EC-Geräten müssen beim Tagesabschluss mit eingescannt werden.

Automatischer Tagesabschluss

EC-Gerät integriert

Die EC-Belege werden beim Tagesabschluss nicht automatisch dem Tagesabschlussbon im DMS hinzugefügt.

Sie müssen daher manuell aus der Verkaufsverwaltung in das DMS übertragen werden:

1. Wählen Sie den Tag des gewünschten EC-Abschlusses aus.

2. "Drucken" Sie jeden EC-Beleg über F9 „Drucken“ in das DMS.

3. Die Belege befinden sich anschließend im DMS-Eingang.

4. Verschlagworten Sie die Belege mit der Dokumentenart „Tagesabschluss“.

EC-Gerät nicht integriert

Die EC-Abschlussbons aus den EC-Geräten müssen beim Tagesabschluss mit eingescannt werden.

EC-Besonderheiten

Müssen einzelne EC-Belege oder nur der EC-Abschluss aufbewahrt werden?

Das hängt davon ab, ob die EC-Geräte integriert sind und ob ein digitaler Zugriff auf die Belege möglich ist.

• Bei vollintegrierten EC-Geräten wird grundsätzlich nur der EC-Abschluss benötigt. Dieser kann in das DMS übertragen werden. Der Verkaufsbon wird dabei zum EC-Beleg.

• Bei nicht integrierten EC-Geräten kommt es auf den jeweiligen Anbieter an. Stellt dieser einen digitalen Zugriff auf die Belege zur Verfügung, muss grundsätzlich nur der EC-Abschluss aufbewahrt werden.

• Besteht kein digitaler Zugriff, müssen die einzelnen EC-Belege aufbewahrt und jeweils als Einzelposition in das DMS übertragen werden.

Bei Fragen zur individuellen Aufbewahrungspflicht wenden Sie sich an Ihre Steuerberatung.

Warum werden einzelne EC-Abschlüsse beim automatischen Tagesabschluss nicht hinzugefügt?

Eine mögliche Ursache ist, dass sich die EC-Geräte im Energiesparmodus befinden. Stellen Sie sicher, dass die Geräte aktiv sind und deaktivieren Sie gegebenenfalls den Energiesparmodus.

Was ist bei einer nachträglich hinzugefügten Kasse zu beachten?

Wenn Sie nachträglich eine Kasse hinzufügen, muss diese in den Druckeinstellungen berücksichtigt werden. Aktivieren Sie dort den Druck für alle Kassen erneut.

Wenn die Lizenz „Electronic Cash“ nicht gebucht ist, muss der am EC-Gerät ausgedruckte Abschlussbeleg im Rahmen des Tagesabschlusses eingescannt werden.

Welche Scanner können für das DMS verwendet werden?

Für das DMS können folgende Scanner verwendet werden:

• Canon DR-M140

• Canon DR-M260

• Fujitsu fi-7160

Andere Scanner können derzeit nicht an das DMS angebunden werden.