Laufende Nummern

Kurz erklärt

Im Modul Firmenstamm auf der Seite Laufende Nummern können Sie gezielt die nächste Nummer einer Belegreihe - bspw. von Rechnungen - festlegen. Dadurch haben Sie insbesondere die Möglichkeit, die Kombination der Anfangsziffern gezielt zu steuern, wodurch Sie Rechnungen schneller einem bestimmten Jahr zuordnen können.

Nutzen Sie dies, um bspw. zu Jahresbeginn eine neue Belegreihe zu beginnen.

Auf der Seite Laufende Nummern werden immer die nächstmöglichen Belegnummern für die Rechnungsnummer und die Lieferscheinnummer angezeigt, d.h. die um 1 erhöhten Belegnummern seit der letzten Rechnung bzw. Lieferung.

Da die Eingabe der nächsten Belegnummer nicht rückgängig gemacht werden kann, prüfen Sie die Eingabe sehr genau! Die Ziffern der entstandenen Beleglücken können während der Laufzeit der Apotheke zur Abrechnung mit IXOS nie wieder verwendet werden.

Beachten Sie bspw. bei der Vergabe von führenden Ziffernkombinationen, dass die Ziffer groß genug gewählt ist, um im laufenden Jahr alle anfallenden Rechnungen mit diesem Ziffernschema abbilden zu können.
Beachten Sie weiterhin, dass die angegebene Belegnummer nicht zu hoch ist (zu viele 0-Stellen enthält), denn die mögliche Anzahl an Belegnummern für die gesamte Betriebszeit (!) einer Apotheke mit IXOS ist auf 999.999.999 begrenzt. Die entstandene Belegnummer-Lücke kann nicht mehr genutzt werden.

Beispiel: Sie möchten, dass die Rechnungsnummern für 2016 mit der Ziffernkombination 16 beginnt. Außerdem wissen Sie aus Erfahrung, dass Sie ca. 10.000 Rechnungen pro Jahr erstellen.

In dem Fall würden Sie als Startnummer der nächsten Rechnung die führende Ziffernkombination 16 und weitere 5 Stellen angeben, also 1600001. Die nächste Rechnung hat damit die Belegnummer 1600001 (mit der Endziffer 1).

Hintergrund: Belegnummern für steuerrelevante Belege werden in IXOS automatisch fortlaufend und lückenlos generiert. Entstandene Lücken (bspw. durch manuelle Eingabe) werden stets vorgabenkonform im GDPdU-Export dokumentiert.

Wenn Sie in Ihrer Apotheke das Berechtigungskonzept zum Schutz sensibler Daten umgesetzt haben, dann können Sie diese Funktion bzw. dieses Modul nur nutzen, wenn der Arbeitsplatz oder Sie als Benutzer die erforderliche Berechtigung haben. Mehr dazu lesen Sie in Arbeitsplatzschutz.

Für den Zugriff auf den Firmenstamm benötigen Sie die Berechtigung Firmenstamm: Modul starten. Dem Leiter ist diese Berechtigung initial zugewiesen.

Anfangsziffer der gewünschten Belegreihe eintragen

Gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie das Modul Firmenstamm auf der Seite Laufende Nummern.
Falls Sie die neue Belegnummer im Firmenstamm eingeben, während in der Faktura Rechnungen erstellt werden, werden die nächstmöglichen Belegnummern auf der Seite Laufende Nummern nicht aktualisiert. Dies erfolgt nur im Bearbeitungsmodus im Fenster Laufende Nummer erhöhen, welches im Schritt 3 vorgestellt wird.
Klicken oder tippen Sie auf den Browse-Button neben den Feldern Rechnungsnummer bzw. Lieferscheinnummer.
Das Fenster Laufende Nummer erhöhen zur Eingabe nächsten Rechnungs- bzw. Lieferscheinnummer öffnet sich.
Es wird die nächste mögliche Belegnummer angezeigt.
Geben Sie die Anfangsziffer der gewünschten Belegreihe ein.
Prüfen Sie Ihre Eingabe unter den oben beschriebenen Gesichtspunkten sehr genau! Eine gespeicherte Eingabe kann nicht rückgängig gemacht werden.
Falls Sie Ihre Eingabe nachträglich korrigieren müssen, ohne dass in der Zwischenzeit ein Beleg im System erstellt wurde, dann kann nur eine um 2 erhöhte Belegnummer vergeben werden. Es entsteht eine Lücke von 1 Ziffer.
Geben Sie einen Grund für die Belegnummernerhöhung ein, z.B. Jahreswechsel zu 2016.
Falls diese Belegnummer bereits vergeben ist, erscheint eine entsprechende Hinweismeldung, welche Sie mit OK bestätigen und eine höhere Belegnummer eingeben müssen.
Speichern Sie Ihre Eingaben mit OK - F12.

Damit haben Sie die Anfangsziffer der gewünschten Belegreihe eintragen. Diese wird für den nächsten Beleg (Rechnung oder Lieferschein) als Belegnummer verwendet.

Historie der manuellen Belegerhöhungen anzeigen

Mit Historie anzeigen - F11 werden alle durchgeführten Belegnummernerhöhungen mit detaillierten Daten ausgewiesen. So kann jederzeit nachvollzogen, wann von welchem Bediener mit welcher Begründung die Belegnummernerhöhung ausgeführt wurde.

Weitere Info und Funktionen

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