Kassenbuch
Kurz erklärt
Das Modul nutzt die relevanten Buchungen aus den im Zeitraum liegenden Z-Bon Grenzen bei gleichzeitiger Ermittlung des jeweils aktuellen Kassenbestandes, d.h. des (physischen) Geldes in der Kasse.
Die Geldentnahme aus dem Kassenbuch zur Bankeinzahlung oder Privatentnahme wird über die integrierte Auszahlungsfunktion mitverbucht.
Alternativ können Sie über den Konfigurationsparameter Auszuwertende Summenbons steuern, dass statt der Z-Bons die S-Bons im vorgegebenen Zeitraum ausgewertet werden sollen.
Sie finden ihn in den Systemeinstellungen in Kassenbuch, Gültigkeitsbereich 'Systemparameter' auf der Seite Kassenbuch.
Mehr dazu im Thema 'Auszuwertende Summenbons'.
Sie erreichen das Modul 
Kassenbuch in der IXOS Menüleiste im Menü 
Büro .
Wichtige Elemente des Fensters
Unter Kassenbucheinträge sehen Sie folgende Informationen:
- Letzter Druck
- Zeitraum von - Auswertungszeitraumbeginn, an dem die Kassenbucheinträge zuletzt gedruckt wurden.
- bis - Auswertungszeitraumende, an dem die Kassenbucheinträge zuletzt gedruckt wurden.
- Buchungsdaten -
Zeitraum von - Die Kassenbucheinträge berücksichtigen alle Z-Bon Daten, die ab diesem Datum (>= 0:00 Uhr) erstellt wurden.
- bis - Die Kassenbucheinträge berücksichtigen alle Z-Bon Daten, die einschließlich bis zu diesem Datum (< 24:00 Uhr) erstellt wurden.
- Anfangsbestand - Selbst definierter Anfangsbestand zum Kassenbestand. Nur relevant, wenn Sie die Anwendung erstmalig öffnen.
- Übertrag - Kassenbestand, der vor Auswertungszeitraumbeginn nicht vollständig aus der Kasse entnommen wurde. Dieser wird über den Anfangsbestand und alle folgenden Z-Bons, sowie Ein- und Auszahlungen ermittelt. Er wird im aktuellen Auswertungszeitraum als Übertrag hinzugerechnet wird.
- Kassenbestand - Aktueller Kassenbestand mit Ende des Auswertungszeitraums.
- Filterkriterien - Einschränkende Kriterien zur Anzeige der Kassenbuchübersicht
- Auflistung der Kassenbucheinträge
- Datum der Buchung
- Beleg-Nr. der Buchung
- lfd. Nr. der Buchung
- Einnahme - Buchung mit positivem Geldbetrag
- Ausgabe - - Buchung mit negativem Geldbetrag
- Buchungstext - Automatisch generierter Buchungstext, ggf. mit Zusatz aus der Bemerkung einer Buchung.
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Wenn Sie mit dem IXOS-Dokumentenmanagementsystem arbeiten und Ein-/Auszahlungsdokumente im DMS abgelegt haben, so können Sie vom Kassenbuchdokument direkt in das DMS springen. Klicken Sie auf das Symbol rechts in der Kassenbuchansicht oder drücken Sie DMS - Alt+F8. Kassenbuchansicht mit DMS-Dokumenten Das DMS-Fenster wird mit dem ausgewählten Kassenbuch-Dokument geöffnet. Mit Vorgangsdetails - F7 gelangen Sie aus dem DMS zurück in den Kassenbuch-Vorgang. Diese Funktionalität gilt auch für Kassenumsätze/Kassenabschluss. |
Eintragen des Anfangsbestandes im Kassenbuch
Wenn Sie das Modul Kassenbuch zum ersten Mal starten, dann müssen Sie den Anfangsbestand an Bargeld (in allen Kassen) und den Gültigkeitsbeginn eintragen.
Das Eintragen des Anfangsbestands ist die Grundvoraussetzung zur Ermittlung des aktuellen Kassenbestands bzw. der Kassenbucheinträge.
Gehen Sie wie folgt vor:
-
Erstellen Sie alle noch offenen Z-Bons.
-
Zählen Sie das gesamte Bargeld über alle Kassen (zzgl. Tresorgeld).
Die entsprechend ermittelte/gezählte Summe wird als Anfangsbestand eingetragen. - Öffnen Sie aus dem Menü Büro das Modul Kassenbuch.
Wenn Sie das Modul zum ersten Mal starten, öffnet sich das Fenster Anfangsbestand vorgeben.
- Tragen Sie den Anfangsbestand ein. Es sind Werte beginnend ab 0,- Euro möglich.
- Wählen Sie das Datum des Gültigkeitsbeginns aus und tragen Sie die Uhrzeit ein. Eine Vordatierung bzw. Rückdatierung ist erlaubt. Rückdatierungen müssen jedoch nach dem Installationszeitpunkt bzw. der Umstellung auf IXOS liegen.
- Schließen Sie die Eingabe mit OK - F12 ab.
Nach einer Sicherheitsabfrage, welche Sie Bestätigen, wird der Anfangsbestand übernommen.
Kassenbuch einsehen und führen
Mit dem Starten des Moduls Kassenbuch sehen Sie die relevanten Buchungen aus den im Zeitraum liegenden Z-Bon Grenzen und die erwartete Menge des in der Kasse befindlichen Bargeldes.
Um Korrekturbuchungen vorzunehmen, nutzen Sie die Funktion Korrekturbuchung - F7. Mehr dazu im Thema 'Korrekturbuchung im Kassenbuch vornehmen'.
Um Bargeldauszahlungen vorzunehmen, nutzen Sie die Funktion Auszahlung - F12. Mehr dazu im Thema 'Bargeldentnahme im Kassenbuch eintragen'.
Kassenbuch filtern / Filter entfernen
Die Kassenbuchübersicht filtern Sie mit Filtern - F10. Mehr dazu im Thema 'Kassenbuch filtern'.
In der Kassenbuchübersicht können Sie die Filterkriterien mit Filter entfernen - Strg+F10 entfernen.
Kassenbuch drucken
Nachdem Sie eine Auswertung über die Z-Bons in einem bestimmten Zeitraum vorgenommen haben, können Sie mit der Funktion Drucken - F9 den Kassenbuch-Bericht über alle Kassenbucheinträge (zzgl. Übertrag und Kassenbestand) ausdrucken.
Zunächst öffnet sich die Druckvorschau. Mehr dazu im Thema 'Druckeinstellungen bearbeiten'.
Wählen Sie Drucken / Senden - F12, um den Druck zu starten.
Falls Sie die Kassenbuchübersicht gefiltert haben und einen Ausdruck mit Drucken - F9 anfertigen möchten, erscheint eine Hinweismeldung, um Sie auf die Filterung aufmerksam zu machen, sowie ein Hinweis, dass das Aufheben der Filterung vor dem Erstellen eines Kassenbuch-Berichts unerlässlich ist.
Falls Sie die gefilterte Ansicht ausdrucken, werden die Filterkriterien im Kassenbuch-Auszug mit aufgeführt.
Falls Sie keine Filterkriterien eingestellt oder die Filterkriterien in der Übersicht mit Filter entfernen - Strg+F10 entfernt haben, wird mit Drucken - F9 der vollständige Kassenbuch-Bericht ausgedruckt.
Der Kassenbuchbericht enthält die Daten jedes Z-Bons im Auswertungszeitraum entsprechend steuerrechtlichen Vorgaben, inklusive Ein- und Auszahlungen an der Kasse, sowie die Auszahlungen, die Sie als Bankeinzahlung bzw. Privatentnahme aus der Kasse entnommen haben.
Den Kassenbuch-Bericht können Sie an Ihren Steuerberater weitergeben.
Weitere Info und Funktionen
