Dokumente im DMS elektronisch signieren

Eine qualifizierte elektronische Signatur benötigen im DMS standardmäßig folgende Dokumente:

  • Prüfprotokolle

  • Rezepturen: Herstellungsanweisung, -protokoll, Plausibilitätsprüfung

  • BtM-Monatsausdruck

    Holen Sie vorab die Zustimmung Ihrer zuständigen Aufsichtsbehörde zur digitalen Ablage mit elektronischer Signatur ein.
Möchten Sie für eine Dokumentenart, die normalerweise keine Signatur benötigt, standardmäßig die Aufforderung zur Signatur hinterlegen, so wählen Sie unter Systempflege > DMS-Verwaltung die gewünschte Dokumentenart aus und aktivieren in der Registerkarte Dokumente die Checkbox Signatur HBA erforderlich.

  1. Wählen Sie Büro > DMS - Dokumentenmanagement.

  2. Wählen Sie den Suchordner Signatur HBA erforderlich.

    Alle zu signierenden Dokumente werden jeweils mit dem roten Stempel „Signatur HBA ausstehend“ angezeigt.

  3. Markieren Sie das gewünschte Dokument (Mehrfachauswahl ist möglich) und wählen Sie Signieren - Strg+F12.

    Das Fenster Signieren mit HBA öffnet sich.

  4. Wenn Sie sich nur die Dokumente anzeigen lassen möchten, die Ihnen zur Signatur zugewiesen wurden, markieren Sie die Checkbox Nur eigene.

  5. Markieren Sie alle Dokumente, die Sie signieren möchten und bestätigen Sie mit OK - F12.

    Das Dialogfenster HBA-Signatur öffnet sich.

  6. Führen Sie die qualifizierte elektronische Signatur durch.

    Das Dialogfenster HBA-Signatur schließt sich automatisch und die Dokumente erhalten den grünen Stempel „Signatur HBA erfolgt (Datum der Signatur)“.

Weitere Info und Funktionen

Tipps & Tricks: Elektronische BtM-Dokumentation mit digitaler Signatur