Blut- und Hämophilieprodukt-Dokumentationen

Nach §17 der Apothekenbetriebsordnung sind Sie verpflichtet, den Erwerb und die Abgabe von Blut- und Hämophilieprodukten zu dokumentieren und diese Dokumente mindestens 30 Jahre aufzubewahren.

Sie finden die Dokumentation für Blut- und Hämophilieprodukte im Menü Büro unter Dokumentationsverwaltung.

Die Blut- und Hämophilieprodukt-Dokumentation wird als kostenpflichtiges Zusatzmodul angeboten. Wenden Sie sich bei Interesse an Ihren PHARMATECHNIK-Vertriebsmitarbeiter.

Dieses Modul erleichtert Ihnen diese Aufgabe folgendermaßen:

  • Sie können Dokumente zu Blut- und Hämophilieprodukt-Warenbewegungen in IXOS manuell oder automatisch anlegen.
  • Für die automatische Dokumentation besteht eine direkte Anbindung an die Kasse und an die Warenlogistik, d.h. bei der Abgabe eines Blut- oder Hämophilieprodukts, beim Wareneingang und bei Retouren kann automatisch eine Dokumentation für dieses Produkt angelegt werden.

    Auch wenn ein Verkaufsvorgang geändert wird, beispielsweise durch Abholung, Teilabholung und durch Änderung in der Verkaufsverwaltung, kann die Blut- und Hämophilieprodukt-Dokumentation automatisch angepasst werden.

    Diese Einstellung können Sie über den Konfigurationsparameter Automatische Dokumentation regeln. Mehr dazu im Thema 'Automatische Dokumentation'.

  • Bei der automatischen Dokumentation können Sie folgende Angaben automatisch abfragen lassen:
    • Die Abfrage der Kunden- und Arztdaten im Verkaufsvorgang steuern Sie mit dem Konfigurationsparameter Kunde und Arzt bei Verkauf abfragen. Mehr dazu im Thema 'Kunde und Arzt bei Verkauf abfragen'.
    • Sie können einstellen, dass beim Erfassen eines Wareneingangs mit einem Blut- oder Hämophilieprodukt eine Kann-Differenz erzeugt wird, mit welcher die Eingabe der Chargenbezeichnung(en) abgefragt wird.
  • Beachten Sie bei der automatischen Dokumentation von Retouren Folgendes:

    Falls die Retourenposition im retournierten Auftrag verändert wird (Mengenänderung, Position oder Auftrag löschen, Statuswechsel, Lieferantenwechsel auf Positions- oder Auftragsebene), hat dies KEINEN Einfluss auf die Blut- und Hämophilieprodukt-Dokumentation. Auch eine ggf. bereits abgeschlossene und gedruckte Dokumentation bleibt unverändert.

    Sie müssen die Blut- und Hämophilieprodukt-Dokumentation nach einer derartigen Änderung selbstständig überprüfen, anpassen und erneut ausdrucken. Darauf macht Sie folgende Hinweismeldung aufmerksam, wenn Sie die Änderungen in einem retournierten Auftrag speichern.

  • Alle Dokumente können auch zu einem späteren Zeitpunkt nachbearbeitet und ausgedruckt werden.
  • Die Suche nach einer Artikelbezeichnung erleichtert das gezielte Wiederfinden von Dokumenten.
  • Drucklisten zu allen erfolgten Dokumentationen können erstellt werden. So wird die Verfügbarkeit der Blut- und Hämophilieprodukt-Dokumentation während der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist gewährleistet.
  • Eine gezielte Löschung von Dokumenten ist möglich.

Im oberen Bereich finden Sie folgende Anzeige- und Bedienelemente:

  • Suchbegriff - geben Sie hier ein
    • die Artikelbezeichnung,
    • den Anfangsbuchstaben,
    • die PZN oder

    • die #<Chargenbezeichnung> mit vorangestellter # Raute ein.

  • Filterkriterien - Anzeige der Kriterien der Dokumentationssuche: Artikelbezeichnung, PZN oder Chargenbezeichnung

Die Tabellenregister haben folgende Bedeutung:

  • Alle - Alle Blut- und Hämophilieprodukt-Dokumentation
  • Aktuelle - Blut- und Hämophilieprodukt-Dokumentation, die noch nicht gedruckt oder nach dem Ausdruck wieder verändert wurde
  • Wareneingang - Blut- und Hämophilieprodukt-Dokumentation für im Wareneingang erfasste Blut- und Hämophilieprodukte
  • Abgabe - Blut- und Hämophilieprodukt-Dokumentation für die beim Verkauf erfassten Blut- und Hämophilieprodukte
  • Retoure - Blut- und Hämophilieprodukt-Dokumentation für die in einer Retoure an einen Lieferanten erfassten Blut- und Hämophilieprodukte

In den Tabellen sehen Sie, je nach ausgewähltem Tabellenregister, folgende Informationen, nach dem Datum (Liefer- bzw. Abgabedatum bzw. Anlagedatum) sortiert:

  • Icon 'Status' - unvollständiges Dokument, abgeschlossenes und gedrucktes Dokument, <kein Icon> vollständiges, aber noch nicht gedrucktes Dokument
  • Datum - Abgabe- bzw. Lieferdatum. Falls bei manueller Dokumentation kein Liefer- bzw. Abgabedatum vorgegeben wurde, wird das Anlagedatum angezeigt.
  • Icon 'Warenbewegungstyp' - Abgabe, Wareneingang, Retoure (Nur angezeigt in den Registern Alle und Aktuelle.)
  • Artikelbezeichnung und andere Artikeldetails
  • Menge - Erfasste Menge des Artikels
  • Ch.-B. - Chargenbezeichnung
  • Empfänger bzw. Lieferant oder beides - Name des Kunden, Arztes, der Partner- bzw. Filialapotheke bzw. des Lieferanten

Übersicht über die Blut- und Hämophilieprodukt-Dokumentation einsehen

Wenn Sie die Dokumentationsverwaltung öffnen, dann wird der Navigationsleisteneintrag BtM angezeigt.

Wählen Sie den Navigationsleisteneintrag TFG-Produkte.

Es werden alle noch nicht gedruckten Dokumentationen angezeigt, d.h. das Register Aktuelle wird geöffnet.

Sie können die Dokumentationen vervollständigen, neu anlegen oder ausdrucken.

Suche nach Blut- und Hämophilieprodukt-Dokumentation

Sie können ein Suche mit Artikelbezeichnung, PZN oder Chargenbezeichnung durchführen. Dies ermöglicht die Nachverfolgung einer bestimmten Charge bis zum Endverbraucher. Sollte eine Blut- oder Hämophilieproduktcharge zurückgerufen werden, so können sowohl der Patient als auch der Lieferant verständigt werden.

Sie haben folgende Möglichkeiten, das Suchkriterium einzugeben:

Bezug zu personenbezogen Daten in TFG-Produkt-Dokumenten entfernen

Nach Ablauf der gesetzlichen Mindestaufbewahrungsfrist können Sie die personenbezogen Daten aus den einzelnen Warenbewegungen sowie der Änderungshistorie entfernen. Mit dem Konfigurationsparameter Löschfristen für Bezug zu personenbezogenen Daten steuern Sie, wann diese Daten in den entsprechenden Dokumentationen irreversibel vom System gelöscht werden sollen. Achten Sie im Verbund auf eine einheitliche Einstellung dieser Löschfrist.

Mehr dazu im Thema 'Löschfristen für Bezug zu personenbezogenen Daten'.

Löschen von TFG-Produkt-Dokumenten

Nach §17 der Apothekenbetriebsordnung sind Sie zur Aufbewahrung der TFG-Produkt-Dokumente für mindestens 30 Jahre verpflichtet. Dokumente, die dieses Alter erreicht haben, können Sie aus der Dokumentationsverwaltung für TFG-Produkt-Dokumente entfernen.

Auch das Löschen einzelner, auch jüngerer Dokumente (wenn z.B. fehlerhaft ausgefüllt wurde), ist möglich. Diese Löschungen werden intern mitprotokolliert.

Das Löschen von Dokumenten, welche jünger als 30 Jahre sind, liegt gänzlich in Ihrer Verantwortung!

Markieren Sie das Dokument und wählen Sie die Funktion Löschen - F4.

Nach einer Sicherheitsabfrage wird das Dokument gelöscht.