Verwerfen der übertragenen Forderung und der Rechnung in der fakturierenden Apotheke

Kurz erklärt

Im Rahmen der filialübergreifenden Fakturierung können Sie in der fakturierenden Apotheke eine (Kunden-)Rechnung aus einem Forderungsübertrag der fakturierten Apotheke verwerfen.

Nutzen Sie dazu die Funktion Verwerfen - F7.

 

Es erscheint eine Abfrage, ob Sie die erstellt Rechnung tatsächlich verwerfen möchten.

Sie haben folgende Möglichkeiten:

• Nein - Die Rechnung wird nicht verworfen, alle Belege bleiben erhalten.
• Ja - Die Rechnung wird verworfen und bekommt den Status Storniert. Es erscheint die Abfrage, ob Sie den Forderungsübertrag (im Register Aufträge) ebenfalls verwerfen möchten. Falls Sie mehrere Rechnungen zur Verwerfung selektiert hatten, dann wird gefragt, ob alle zugehörigen Forderungsüberträge verworfen werden sollen.

  (Forderungsüberträge von Apotheken, welche aus dem Verbund ausgeschieden sind, können nicht verworfen werden.)

  

  Sie haben folgende Möglichkeiten:

  • Ja - Die Rechnung als auch der Forderungsübertrag im Register Aufträge werden (automatisch) storniert. Der Forderungsübertrag ist daraufhin kurzzeitig im Status In Stornierung bis die Stornierung fehlerfrei zur anderen Apotheke übertragen wurde.

    Eine Voraussetzung für die Stornierung der Rechnung (an den Kunden) und damit des Forderungsübertrags ist, dass in der fakturierten (die Ware abgebenden) Filiale noch kein Zahlungseingang für die Apotheken-interne Verrechnung von der fakturierenden Filiale eingegangen und gebucht wurde.

    Falls dies der Fall ist (fehlerfreie Übertragung und keine Verbuchung eines Zahlungseingangs), dann wird sowohl die Rechnung an den Kunden als auch der Forderungsübertrag als auch die Apotheken-interne Rechnung von der fakturierten (die Ware abgebenden) Filiale an die fakturierende Apotheke storniert.

    Wenn dieser Vorgang abgeschlossen ist, erhält sowohl der Forderungsübertrag als auch die Rechnung an den Kunden den Status Storniert.

    Stornierte Forderungsüberträge finden Sie mit der Suchfunktion über den Fakturierungsstatus 'nicht fakturiert'.

  • Nein - Der Forderungsübertrag verbleibt im Register Aufträge, hat jedoch den nicht explizit ausgewiesenen Fakturierungsstatus 'nicht fakturiert'

    Mit einer nicht fakturierten übertragenen Forderung können Sie wie folgt verfahren:

    • Sie stornieren (Stornieren - F6) diese, wenn der Auftrag in der anderen Filiale noch einmal bearbeitet werden soll. Wenn dieser Vorgang abgeschlossen ist, erhält der Forderungsübertrag den Status Storniert.

      Voraussetzung ist, dass in der fakturierten (anderen) Filiale noch kein Zahlungseingang für die Apotheken-interne Verrechnung von der fakturierenden Filiale eingegangen und gebucht wurde. D.h. von In Stornierung kann der Fakturierungsstatus eines Forderungsübertrags in der fakturierenden Filiale durchaus wieder auf ein nicht explizit ausgewiesenes 'nicht fakturiert' wechseln, wenn die Stornierung nicht möglich ist.

      (Forderungsüberträge von Apotheken, welche aus dem Verbund ausgeschieden sind, können nicht storniert werden.)

    • Sie erstellen aus der nicht fakturierten übertragenen Forderung eine neue Rechnung, weil die stornierte (Kunden-)Rechnung nicht stimmte, bspw. weil sie einen weiteren Auftrag umfassen soll (oder einen weniger).

 

Beispiel: Auftragsübersicht mit einem nicht verworfenen, einem in Stornierung befindlichen, einem vollfakturierten und einem stornierten Forderungsübertrag

 

Automatisches Verwerfen des Forderungsübertrags durch Abbrechen der Rechnungserstellung

Neben dem oben beschriebenen manuellen Vorgehen zum Verwerfen von Kundenrechnungen und daraus resultierend dem Verwerfen von Forderungsüberträgen können letztere auch automatisch vom System storniert werden:

Forderungsüberträge werden automatisch storniert, wenn die Rechnungserstellung (bspw. mit Esc) generell abgebrochen wurde oder wenn das Erstellen einer Rechnung durch Deaktivieren des Kontrollkästchens am Vorgang im Rechnungs-Total nicht erwünscht war.

Die Stornierung des Forderungsübertrags ist jedoch nur möglich, wenn der Datenabgleich mit der Apotheke, für welche fakturiert wurde, erfolgreich war und noch kein Zahlungseingang für die interne Verrechnung von der fakturierenden Apotheke verbucht wurde.

Mit der Stornierung eines Forderungsübertrags steht der Auftrag in der Ursprungsapotheke erneut zur Bearbeitung und Fakturierung zur Verfügung. Der Auftrag kann dann auch von einer anderen Filiale fakturiert werden, als von jener, an die sich der stornierte Forderungsübertrag richtete.

 

Weitere Info und Funktionen

 

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