Übervorratsverwaltung - Begriffe und Definitionen

Übervorratsartikel

Lagerartikel (Status POS oder POR) dem mindestens ein Hauptlagerort und mindestens ein Übervorratslagerort zugeordnet ist. Ein Artikel wird zu einem Übervorratsartikel, wenn er entweder (saisonal) sehr häufig abgegeben wird und man daher eine gewisse Bevorratung anlegt, um ggf. die Frei- oder Sichtwahl schnell wieder aufzufüllen, damit die Regale nicht "leer" aussehen. Oder man konnte beispielsweise einen Artikel in größerer Menge sehr günstig einkaufen, und lagert die Artikel, die nicht am/an den Hauptlagerorten "Platz haben" am Übervorratslagerort.

 

Hauptlagerort

Lagerort, üblicherweise in der Offizin, von welchem üblicherweise ein Artikel (an einen Kunden) abgegeben wird. Einem Artikel können auch mehrere Hauptlagerorte zugeordnet werden. Diese sind in IXOS "gleichberechtigt". Im Modul "Lagerorte" können im Register "Lagerortverwaltung" den Verkaufsorten (Kassen und Nebenarbeitsplätzen) einzelne Hauptlagerorte zugeordnet werden. Bspw. KAS001 und KAS002 geben Sichtwahl-Artikel aus dem "SW-Regal 1" ab und KAS003 und KAS004 aus dem "SW-Regal 2". Wird nun ein Sichtwahl-Artikel an KAS003 abgegeben, kann in der Auffüllliste dokumentiert werden, dass dieser Artikel im "SW-Regal 2" aufzufüllen ist, obwohl dem Artikel sowohl "SW-Regal 1" als auch "SW-Regal 2" als Hauptlagerort zugeordnet ist.

 

Übervorratslagerort

Lagerort für den Übervorrat eines Artikels, von welchem aus die Hauptlagerorte eines Artikels aufgefüllt werden. Zusätzlich zu einem / mehreren Hauptlagerorten kann einem Artikel ein oder mehrere Übervorratslagerorte zugeordnet werden. Auch diese sind in IXOS "gleichberechtigt".

 

Kapazität

Angabe, wie viele Packungen des Artikels an diesem (Haupt-)Lagerort "Platz haben".

Falls für einen Übervorratsartikel an einem Hauptlagerort erstmalig eine Kapazität eingetragen wird, dann wird davon ausgegangen, dass zu diesem Zeitpunkt der Artikel an diesem Lagerort "komplett aufgefüllt" ist. Der Vermutliche Bestand wird gleich der Kapazität gesetzt.

Wird zu einem späteren Zeitpunkt die Kapazität geändert, wird der vermutliche Bestand dieses Lagerortes neu berechnet.

 

Vermutlicher Bestand

Durch die Einführung der Kapazitäten für Hauptlagerorte ist es möglich, den vermutlichen Bestand eines Artikels an einem Hauptlagerort zu schätzen bzw. zu berechnen.

Der vermutliche Bestand an einem Hauptlagerort wird berechnet, sofern zu an diesem Lagerort eine Kapazität angegeben ist:

• Vermutl. Bestand = Kapazität – Summe der Abgaben von diesem Lagerort

Der vermutliche Bestand eines Lagerortes kann angepasst werden. Hierdurch werden ggf. Auffülllisten aktualisiert.

 

Auffüllliste

Eine Auffüllliste ist ein Arbeitsmittel, welches die Apotheken-Mitarbeiter unterstützen soll, Artikel an ihren Hauptlagerorten aus den Übervorratslagerorten aufzufüllen. In einer Auffüllliste werden für Übervorratsartikel die abgegebenen Mengen pro Hauptlagerort festgehalten. Anhand einer gedruckten Auffüllliste werden die Übervorratsartikel von ihren Übervorratslagerorten geholt und mit diesen dann die Hauptlagerorte aufgefüllt. Im Anschluss an das "tatsächliche" Auffüllen, wird dies in IXOS dokumentiert. Konnten nicht alle Hauptlagerorte komplett aufgefüllt werden oder erfolgten weitere Abgaben in der Zwischenzeit, so werden diese Angaben zu den "noch aufzufüllenden" Artikeln in einer "neuen" Auffüllliste verwaltet.

 

Übervorrats-Bestand (ÜV-Bestand)

Durch die Einführung der Kapazitäten für Hauptlagerorte ist es möglich, den vermutlichen Bestand eines Artikels an einem Hauptlagerort zu schätzen. Aufgrund dieser Schätzungen und dem tatsächlichen aktuellen Gesamt-Bestand des Artikels kann wiederum geschätzt werden, ob und wie viele Artikel sich noch am/an den Übervorratslagerort(en) befinden könnten.

Da allerdings IXOS auch damit umgehen können muss, dass ggf. nicht für alle Hauptlagerorte eines Artikels eine Kapazität angegeben ist, oder Abgaben eines Artikels nicht eindeutig einem Hauptlagerort des Artikels zugeordnet werden konnten, wird der ÜV-Bestand auf Basis des aktuellen Gesamt-Bestandes, der Summe aller dokumentierten Abgaben des Artikels über alle Hauptlagerorte des Artikels (inkl. "Nicht zuordenbare Abgaben") sowohl in neuen als auch gedruckten Auffülllisten und der Summe der ggf. "theoretischen" Kapazitäten berechnet.

 

Gründe für "Nicht zuordenbare Abgaben"

In folgenden Fällen kann es in IXOS dazu kommen, dass zu einem Artikel "Nicht zuordenbare Abgaben" dokumentiert werden:

• Einem Artikel sind mehrere Hauptlagerorte zugeordnet, aber den Hauptlagerorten wurden keine Verkaufsorte zugeordnet, oder die Zuordnung ist nicht eindeutig.
• Falls die Zuordnung der Hauptlagerorte zu den Verkaufsorten eindeutig ist, dann kann es sein, dass zu einem Hauptlagerort, zu welchem eine Kapazität angegeben wurde, mehr Abgaben erfolgten, als entsprechend der Kapazität eigentlich möglich wären. Hierfür kann es mehrere Ursachen geben:
  • Es standen tatsächlich mehr Packungen an diesem Lagerort, als durch die Kapazität vorgesehen wurde.
  • Der Lagerort wurde zwischenzeitlich aufgefüllt, ohne dies zu dokumentieren.
  • Packungen wurden aus einem anderen Hauptlagerort oder dem Übervorratslagerort oder direkt aus dem Wareneingang geholt und an einem Verkaufsort abgegeben, dem eindeutig ein anderer Hauptlagerort zugeordnet ist.

 

 

 

Weitere Info und Funktionen

 

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