Pflegehilfsmittel abgeben

Pflegehilfsmittel zum Verbrauch geben Sie nach Erhalt der Genehmigung von der Pflegekasse mit dem Verkaufsstatus Pflegehilfsmittel an Ihre Kunden ab. Mit Abschluss des Verkaufs wird die Erklärung zum Erhalt eines Pflegemittels zum Ausdruck für die Abrechnung angeboten. Wenn Sie Artikel aus den Produktgruppen 54 und 51 in einem Verkauf (in 2 getrennten Subtotals!) abgeben, wird für jede Produktgruppe ein Abrechnungsbeleg gedruckt.

In diesem Hilfethema wird die Abgabe von Pflegehilfsmitteln für die anschließende Abrechnung über Ihr Abrechnungszentrum beschrieben. Falls eine Pflegekasse die direkte Abrechnung ohne Einbeziehung des Abrechnungszentrums fordert, dann lesen Sie hier das prinzipielle Vorgehen zur Abgabe der Pflegehilfsmittel und beachten Sie dann die Besonderheiten, die in folgendem Hilfethema beschrieben sind: 'Pflegehilfsmittel abgeben und direkt mit der Pflegekasse abrechnen'

 

Die Berechnungsbasis für die Artikelabgaben und einen eventuellen Aufschlag auf den Abgabepreis können Sie konfigurieren. Standardmäßig ist der Höchstpreis laut Vertrag und kein Aufschlag eingestellt. Mehr dazu im Thema 'Voraussetzung: Prüfung der Preiseinstellungen'.

 

Falls Sie nach dem Ausdruck der 'Erklärung zum Erhalt eines Pflegehilfsmittels' die beim Kunden hinterlegten (eingescannten) Genehmigungen mit ausdrucken lassen möchten, um diese der Abrechnung beizulegen, aktivieren Sie den Konfigurationsparameter Pflegehilfsmittelgenehmigung" (Bild) drucken.

 

Wir stellen Ihnen drei Vorgehensweisen für die Abgabe der Pflegehilfsmittel zur Verfügung:

• A: Artikel direkt an der Kasse erfassen.

  Mehr dazu im Abschnitt 'Vorgehen A: Pflegehilfsmittel zum Verbrauch über Status an der Kasse erfassen'.

• B: Artikel über Sonderposition im Fenster Abgabe Pflegehilfsmittel erfassen.

  Diese zweite Variante ist vorzuziehen und bei wiederholten Abgaben insofern komfortabler, als Sie bereits abgegebene Artikel angezeigt bekommen und diese mit einem Klick in den Verkauf übernehmen können. Zudem sehen Sie hier detaillierte Angaben zur Produktgruppe der Artikel sowie zusätzliche Informationen zur Berechnung von Anzahl und Preis für die Abrechnung.

  Mehr dazu im Abschnitt 'Vorgehen B: Pflegehilfsmittel zum Verbrauch über Sonderposition im Fenster 'Abgabe Pflegehilfsmittel' erfassen'.

• C: Wiederholte Abgabe von Pflegehilfsmitteln über die Verkaufsdaten in den Kontaktdetails

  Mehr dazu im Abschnitt 'Vorgehen C: Wiederholte Abgabe von Pflegehilfsmitteln über die Verkaufsdaten in den Kontaktdetails'.

 

 

Vorgehen A: Pflegehilfsmittel zum Verbrauch über Status an der Kasse erfassen

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie an der Kasse nach Auswahl des Button Kunde den Kunden aus dem Fenster Kontaktauswahl aus bzw. hinterlegen Sie über Neu - F3 die Daten des Kunden im Modul Kontakte.
2. Wählen Sie den Status-Button.

   Das Fenster Verkaufsstatus auswählen öffnet sich.

3. Wählen Sie 20 (L) Pflegehilfsmittel und bestätigen Sie mit OK - F12.

   Falls Sie Pflegehilfsmittel mit einer alternativen Apotheken-IK abrechnen, dann selektieren Sie diese aus der Liste Eigene IK.

   Beispiel:

   

4. Falls beim Kunden auf der Seite Spezifische Daten unter Pflegehilfsmittel keine Genehmigung hinterlegt ist, öffnet sich eine Hinweismeldung, von welcher aus Sie direkt zur Bearbeitung der Genehmigung wechseln können.

   

   Mehr dazu im Thema 'Antrag auf Kostenübernahme bei der Pflegekasse stellen'.

   Falls Sie einen Verkaufsvorgang im Status Pflegehilfsmittel für einen Kunden durchführen und in der hinterlegten Genehmigung ist keine Versichertennummer angegeben, erhalten Sie einen Hinweis mit der Option die Genehmigung zu bearbeiten.

   

5. Erfassen Sie die genehmigten Artikel an der Kasse.
6. Falls für einen Artikel keine eindeutige Zuordnung zu einer Produktgruppe möglich ist, öffnet sich das Fenster Produktgruppe zuordnen.

   Wählen Sie die zutreffende Produktgruppe aus und bestätigen Sie mit OK - F12.

   Mehr dazu im Thema 'Produktgruppe zuordnen'.

   Beispiel:

   

7. Falls mit den Pflegehilfsmitteln zum Verbrauch der monatliche Höchstbetrag von 40 € überschritten wird, erscheint eine Hinweismeldung, in welcher Sie entscheiden können, ob Sie die Differenz zu Lasten des Kunden berechnen möchten, oder ob Sie darauf verzichten möchten.

   Unabhängig davon werden auf die Abrechnung die Gesamtbeträge der Abgaben gedruckt. Der Summe wird dann in der Regel vom Rechenzentrum auf 40 € reduziert.

   

8. An der Kasse werden die Artikel und ggf. der Differenzbetrag angezeigt, sofern Sie ihn zu Lasten des Kunden berechnen möchten.

   Über das Icon an der Artikelposition kann das Fenster für die Abgabe Pflegehilfsmittel direkt aufgerufen werden. Hier können Sie auch bisherige Abgaben zur erneuten Abgabe direkt auswählen. Falls der Kunde immer die gleiche Ware bekommt, können Sie auch die Artikel eines gesamten Abrechnungsmonate zur erneuten Abgabe auswählen.

   

9. Erfassen Sie Artikel aus der Produktgruppe 51 in einem weiteren Subtotal, da die Abrechnung getrennt erfolgen muss.

   Falls Sie Artikel aus der PG 54 und PG 51 in einem Subtotal erfassen, erscheint eine Hinweismeldung.

   

   Legen Sie in diesem Fall ein neues Pflegehilfsmittel-Subtotal an und ziehen Sie die Artikel bspw. aus PG 51 mit Drag&Drop in diese Subtotal.

10. Falls Sie die Artikel noch für den vorherigen oder bereits für den nächsten Monat abgeben möchten, wählen Sie den Button <Abgabedatum> unterhalb der Artikelzeilen.

    Das Fenster Versorgungszeitraum für Pflegehilfsmittel ändern öffnet sich.

    Stellen Sie das Datum in den Monat des gewünschten Versorgungszeitraums. Auf der Erklärung zum Erhalt eines Pflegehilfsmittels(Anlage 2) wird das geänderte Abgabedatum sowie der geänderte Monat des Versorgungszeitraums ausgewiesen (s.u.).

    

11. Schließen Sie den Verkauf wie gewohnt ab.

    Sie werden auf die Notwendigkeit zur Einholung einer Empfangsbestätigung hingewiesen. Diese ist konfigurierbar. Mehr dazu im Thema 'Voraussetzung: Meldung über Unterschrift des Kunden aus- bzw. einblenden'.

    

12. Nach Bestätigung des Gegeben-Betrags öffnet sich die Druckvorschau mit der Erklärung zum Erhalt eines Pflegehilfsmittels.

    In der rechten oberen Ecke wird die Belegnummer aufgedruckt, mit welcher Sie die Erklärung im Modul Rezeptmanagement und der Verkaufsverwaltung wiederfinden können, sowie die Apotheken-IK und die Summe der Abrechnung.

    Beispiel:

    

    Beispiel: Empfangsbestätigung für Artikel der PG 54

    

    Beispiel: Empfangsbestätigung für Artikel der PG 51

    Beispiel zur Berechnung: Die Anzahl berechnet sich aus der erfassten Menge und der Einheit

    Einmalhandschuhe Latex Puderfrei, Einheit 100 St.,

    Es wurden zwei Packungen erfasst. --> 100 x 2 = Anzahl 200

    Ist der Konfigurationsparameter Berechungsbasis auf Höchstpreis lt. Vertrag eingestellt ergibt sich ein Betrag von 14,36 € inkl. MwSt.

    Wenn keine Anzahl ermittelt werden kann, wird die Packungsmenge gedruckt.

13. Wählen Sie Drucken / Senden - F12, um die Erklärung auszudrucken.
14. Falls Sie den Konfigurationsparameter 'Pflegehilfsmittelgenehmigung (Bild) drucken' aktiviert und bereits die Genehmigung für die Pflegehilfsmittel eingescannt haben, erscheint die Druckvorschau zum Ausdruck des Bildes der Pflegehilfsmittelgenehmigung.

    Wählen Sie Drucken / Senden - F12, um die beim Kunden hinterlegten (eingescannten) Bilder der Pflegehilfsmittelgenehmigung auszudrucken. Sie können diese direkt an die Abrechnung anheften.

    Falls Sie die Rezeptabrechnung vom DRZ ausführen lassen, werden zusätzlich in der oberen rechten Ecke die IK der Apotheke, die Beleg-ID und eine fortlaufende Nummerierung der gedruckten Anlagen aufgedruckt.

15. Ergänzen Sie ggf. auf der Abrechnung zur PG51 die letzten 3 Ziffern der Pflegehilfsmittelpositionsnummer. Diese werden automatisch befüllt, wenn am abgegebenen Artikel eine entsprechende Hilfsmittelnummer hinterlegt ist.
16. Lassen Sie den Patienten bzw. seinen Bevollmächtigten den Erhalt der Pflegehilfsmittel auf der Erklärung unterzeichnen.
17. Der Kassenbon sowie ein ggf. ausgedruckter Abholschein weisen als Verkaufsart das Pflegehilfsmittel-Subtotal aus.

    

 

Damit haben Sie die gewünschten Pflegehilfsmittel zum Verbrauch abgegeben und die Erklärung zur Abgabe ausgedruckt.

 

Vorgehen B: Pflegehilfsmittel zum Verbrauch über Sonderposition im Fenster 'Abgabe Pflegehilfsmittel' erfassen

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie an der Kasse den Sonder Position-Button oder Sonder Positionen - Strg+F6.

   Das Fenster Sonder-Position auswählen öffnet sich.

   

2. Wählen Sie den Eintrag Abgabe Pflegehilfsmittel oder drücken Sie auf der Tastatur die Taste H.

   Das Fenster zur Kontaktsuche öffnet sich. Suchen Sie den Kunden heraus und übernehmen Sie diesen in den Verkauf.

3. Falls beim Kunden auf der Seite Spezifische Daten unter Pflegehilfsmittel keine oder eine noch nicht bewilligte Genehmigung hinterlegt ist, öffnet sich eine Hinweismeldung, von welcher aus Sie direkt zur Bearbeitung der Genehmigung wechseln können.

   

   Mehr dazu im Thema 'Antrag auf Kostenübernahme bei der Pflegekasse stellen'.

4. Die Seite Abgabe Pflegehilfsmittel öffnet sich.

   Falls bereits Abgaben für diesen Kunden erfasst wurden, sehen Sie diese unter Bisherige Abgaben.

   Mit Genehmig. verwalten - F10 können Sie noch einmal den Antrag zur Genehmigung der Pflegehilfsmittel einblenden und ggf. ergänzen.

   

5. Zum wiederholten Erfassen bereits abgegebener Artikel haben Sie folgende Möglichkeiten unter Bisherige Abgaben:
   • Möchten Sie alle bereits abgegebenen Artikel der Pauschale wiederholt abgeben, markieren Sie den Monat und wählen Sie anschließend Erneut abgeben - F5.
   • Möchten Sie mehrere einzelne bereits abgegebene Artikel wiederholt abgeben, markieren Sie diese (unterhalb des Monats), wobei Sie die Mehrfachselektion durch Halten der Strg- bzw. Shift-Taste nutzen können, und wählen Sie anschließend Erneut abgeben - F5.

   • Möchten Sie einen einzelnen bereits abgegebenen Artikel wiederholt abgeben, doppelklicken Sie diesen oder wählen Sie Erneut abgeben - F5.

   • Mit Bisherige ausblenden - F6 können Sie die bisherigen Abgaben ausblenden, um mehr Platz für die neuen Abgaben zu haben. Mit Bisherige einblenden - F6 blenden Sie die bisherigen Abgaben wieder ein.

   Die ausgewählten Artikel werden in den Bereich Neue Abgaben übernommen.

6. Möchten Sie neue Artikel hinzuerfassen, geben Sie im Bereich Neue Abgaben im Feld Artikelbezeichnung einen Suchbegriff oder die PZN direkt ein und wählen den Browsebutton oder Artikel suchen - F2 oder scannen Sie den gewünschten Artikel.

   

7. Möchten Sie einen Artikel einer anderen Produktgruppe zuordnen, dann verschieben Sie ihn mit Drag&Drop in die gewünschte Produktgruppe bzw. wählen Sie Gruppe zuordnen - F7, um den Artikel einer ggf. neu zu erfassenden Produktgruppe zuzuordnen.
8. Falls ein anderer VK gewollt ist, kann dieser für den Artikel in der Spalte VK manuell überschrieben werden.
9. Falls Sie die Artikel noch für den vorigen oder bereits für den nächsten Monat abgeben möchten, selektieren Sie unter Gewählter Abr.-Monat den gewünschten Abrechnungsmonat.
10. Erfassen Sie Artikel aus der Produktgruppe 54 und Produktgruppe 51 immer getrennt, da die Abrechnung getrennt erfolgen muss.

    Falls Sie Artikel aus der PG 54 und PG 51 in einem Subtotal erfassen, erscheint eine Hinweismeldung.

    

    Wenn Sie die Artikel der PG 51 jetzt im Subtotal belassen, können Sie diese später per Drag&Drop in ein neues Subtotal ziehen. Ansonsten übernehmen Sie die Artikel jetzt nicht und legen später im Verkauf ein neues Subtotal an und erfassen die Artikel der PG 51 erneut.

11. Wählen Sie nach dem Erfassen aller abzugebenden Artikel unter Neue Abgaben und der Prüfung des Abrechnungsmonats im Feld Gewählter Abr.-Monat die Funktion Übernehmen - F12.
12. Falls mit den Pflegehilfsmitteln zum Verbrauch der monatliche Höchstbetrag von 40 € überschritten wird, erscheint eine Hinweismeldung, in welcher Sie entscheiden können, ob Sie die Differenz zu Lasten des Kunden berechnen möchten, oder ob Sie darauf verzichten möchten.

    Unabhängig davon werden auf die Abrechnung die Gesamtbeträge der Abgaben gedruckt. Der Summe wird dann in der Regel vom Rechenzentrum auf 40 € reduziert.

    

13. An der Kasse werden die Artikel und ggf. der Differenzbetrag angezeigt, sofern Sie ihn zu Lasten des Kunden berechnen möchten.
14. Erfassen Sie ggf. ein weiteres Subtotal für Artikel der Produktgruppe 51 und ziehen Sie die erfassten Artikel der PG 51 per Drag&Drop in dieses Subtotal.
15. Schließen Sie den Verkauf wie gewohnt ab.

    Sie werden auf die Notwendigkeit zur Einholung einer Empfangsbestätigung hingewiesen. Diese ist konfigurierbar. Mehr dazu im Thema 'Voraussetzung: Meldung über Unterschrift des Kunden aus- bzw. einblenden'.

    

16. Nach Bestätigung des Gegeben-Betrags öffnet sich die Druckvorschau mit der Erklärung zum Erhalt eines Pflegehilfsmittels.

    In der rechten oberen Ecke wird die Belegnummer aufgedruckt, mit welcher Sie die Erklärung im Modul Rezeptmanagement und der Verkaufsverwaltung wiederfinden können, sowie die Apotheken-IK und die Summe der Abrechnung.

    Beispiel:

    

    Beispiel: Empfangsbestätigung für Artikel der PG 54

    

    Beispiel: Empfangsbestätigung für Artikel der PG 51

    Beispiel zur Berechnung: Die Anzahl berechnet sich aus der erfassten Menge und der Einheit

    Einmalhandschuhe Latex Puderfrei, Einheit 100 St.,

    Es wurden zwei Packungen erfasst. --> 100 x 2 = Anzahl 200

    Ist der Konfigurationsparameter Berechungsbasis auf Höchstpreis lt. Vertrag eingestellt ergibt sich ein Betrag von 14,36 € inkl. MwSt.

    Wenn keine Anzahl ermittelt werden kann, wird die Packungsmenge gedruckt.

17. Wählen Sie Drucken / Senden - F12, um die Erklärung auszudrucken.
18. Falls Sie den Konfigurationsparameter Pflegehilfsmittelgenehmigung" (Bild) drucken aktiviert und bereits die Genehmigung für die Pflegehilfsmittel eingescannt haben, erscheint die Druckvorschau zum Ausdruck des Bildes der Pflegehilfsmittelgenehmigung.

    Wählen Sie Drucken / Senden - F12, um das Bilde der Pflegehilfsmittelgenehmigung auszudrucken. Sie können diese direkt an die Abrechnung anheften.

    Falls Sie die Rezeptabrechnung vom DRZ ausführen lassen, werden zusätzlich in der oberen rechten Ecke die IK der Apotheke, die Beleg-ID und eine fortlaufende Nummerierung der gedruckten Anlagen aufgedruckt.

19. Ergänzen Sie ggf. auf der Abrechnung zur PG51 die letzten 3 Ziffern der Pflegehilfsmittelpositionsnummer. Diese werden automatisch befüllt, wenn am abgegebenen Artikel eine entsprechende Hilfsmittelnummer hinterlegt ist.
20. Lassen Sie den Patienten bzw. seinen Bevollmächtigten den Erhalt der Pflegehilfsmittel auf der Erklärung unterzeichnen.

 

Damit haben Sie die gewünschten Pflegehilfsmittel zum Verbrauch abgegeben und die Erklärung zur Abgabe ausgedruckt.

 

Vorgehen C: Wiederholte Abgabe von Pflegehilfsmitteln über die Verkaufsdaten in den Kontaktdetails

Wenn Sie an Ihren Kunden bereits Pflegehilfsmittel abgegeben haben und Sie möchten diese (im nächsten Monat) erneut abgeben, dann können Sie diese auch aus den Kontaktdetails des Kunden auf der Seite Verkaufsdaten in den Verkauf übernehmen. Die Vorgehensweise wird verkürzt dargestellt, da die Details wie Abfragen bereits oben beschrieben wurden.

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie im Modul Kontakte die Kontaktdetails des Kunden auf der Seite Verkaufsdaten.
2. Wechseln Sie zum Register Pflegehilfsmittel.

   

3. Markieren Sie die Artikel oder Artikelgruppen oder den gesamten Monat zur Übernahme aller abgegebenen Artikel des Monats, welche Sie in den Verkauf übernehmen möchten.
4. Wählen Sie An Kasse übergeben - Strg+F7.

   Die markierten Artikel werden in einem neuen Pflegehilfsmittel-Subtotal an die Kasse übernommen.

   Ggf. wird nach einer Abfrage ein evtl. anfallender Differenzbetrag ausgewiesen.

   

5. Schließen Sie den Verkauf wie gewohnt ab.

   Sie werden auf die Notwendigkeit zur Einholung einer Empfangsbestätigung hingewiesen.

   

6. Nach Bestätigung des Gegeben-Betrags öffnet sich die Druckvorschau mit der Erklärung zum Erhalt eines Pflegehilfsmittels, welche Sie mit Drucken / Senden - F12 ausdrucken (s.o.).
7. Falls Sie den Konfigurationsparameter 'Pflegehilfsmittelgenehmigung (Bild) drucken' aktiviert und bereits die Genehmigung für die Pflegehilfsmittel eingescannt haben, erscheint die Druckvorschau zum Ausdruck des Bildes der Pflegehilfsmittelgenehmigung.

   Wählen Sie Drucken / Senden - F12, um das Bilde der Pflegehilfsmittelgenehmigung auszudrucken. Sie können diese direkt an die Abrechnung anheften.

   Falls Sie die Rezeptabrechnung vom DRZ ausführen lassen, werden zusätzlich in der oberen rechten Ecke die IK der Apotheke, die Beleg-ID und eine fortlaufende Nummerierung der gedruckten Anlagen aufgedruckt.

8. Ergänzen Sie ggf. auf der Abrechnung zur PG51 die letzten 3 Ziffern der Pflegehilfsmittelpositionsnummer. Diese werden automatisch befüllt, wenn am abgegebenen Artikel eine entsprechende Hilfsmittelnummer hinterlegt ist.
9. Lassen Sie den Patienten bzw. seinen Bevollmächtigten den Erhalt der Pflegehilfsmittel auf der Erklärung unterzeichnen.

 

Damit haben Sie die gewünschten Pflegehilfsmittel zum Verbrauch abgegeben und die Erklärung zur Abgabe ausgedruckt.

 

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