Pflegehilfsmittel abgeben

Pflegehilfsmittel zum Verbrauch geben Sie nach Erhalt der Genehmigung von der Pflegekasse mit dem Verkaufsstatus Pflegehilfsmittel an Ihre Kunden ab. Mit Abschluss des Verkaufs wird die Empfangsbestätigung zum Ausdruck für die Abrechnung angeboten. Mit der elektronischen Abrechnung wird die unterschriebene Empfangsbestätigung nicht mehr an das Abrechnungszentrum eingereicht und eine digitale Kundenunterschrift und Ablage als PDF-Datei als Alternative zum Druck ermöglicht. Wenn Sie Artikel aus den Produktgruppen 54 und 51 in einem Verkauf (in 2 getrennten Subtotals!) abgeben, wird für jede Produktgruppe ein Ausdruck erzeugt.

Wichtige Elemente des Fensters anzeigen

In der Kopfzeile des Fensters sehen Sie den Kundennamen mit weiteren Detailangaben zum Kunden.

In der Tabelle Bisherige Abgaben sehen Sie folgende Informationen:

Icon - Klicken Sie das Plus-Icon, um die Liste der Artikel, welche auf im angezeigten Monat abgegeben wurden, einzublenden. Klicken Sie das Minus-Icon, um die Liste der Artikel auszublenden.
Bezeichnung - Bezeichnung des Monats bzw. des abgegebenen Artikels
Datum - Abgabedatum des Artikels
EK (brutto) - Durchschnitts-EK zuzüglich MwSt.
Einheit - Abgegebene Einheit des Artikels
Menge - Gesamtmenge der für den Monat abgegebenen Artikel bzw. abgegebene Artikelmenge
Anzahl - Gesamtzahl der für den Monat abgegebenen Artikel bzw. abgegebene Artikelanzahl
Abr.-Preis - Abrechnungspreis mit dem Kostenträger (brutto).
Ertrag - Bisheriger Ertrag für den Monat, d.h. Summe der Abgaben abzüglich EKs (brutto) der Abgaben

In der Tabelle Neue Abgaben sehen Sie für die jetzt abzugebenden Artikel folgende Informationen bzw. haben folgende Eingabemöglichkeiten:

Artikelbezeichnung - Liste der bereits abgerechneten und aktuell noch laufenden Pauschalen für diesen Kunden mit Ablaufdatum. Selektiert ist die Pauschale des aktuellen Subtotals, wenn in dem Vorgang eine Pauschale erfasst wurde, ansonsten die „jüngste“ Pauschale.
Sie können auswählen, auf welche Pauschale die Artikel abgegeben werden sollen.
Versorgungsmonat - Gewählter Abrechnungsmonat
Abgabedatum - genaues Abgabedatum
Bezeichnung - Bezeichnung des abzugebenden Artikels
PZN - Pharmazentralnummer.
EK (brutto) - Durchschnitts-EK zuzüglich MwSt.
Einheit - Packungsgrößenangabe in Menge und Einheit.
Menge - Artikelmenge
VK - Verkaufspreis
Anzahl - Gesamtzahl der für den Monat abgegebenen Artikel bzw. abgegebene Artikelanzahl
Abr.-Preis - Abrechnungspreis mit dem Kostenträger (brutto).

Die Summenfelder unterhalb der Tabelle zeigen die Werte für die Gewählte Pauschale, welche in der oberen Tabelle markiert ist:

Ertrag - Summe der Abgaben abzüglich EKs (brutto) der Abgaben.
Abrechnung gesamt - Insgesamt abgerechneter Betrag

Gehen Sie wie folgt vor:

Wählen Sie an der Kasse den Sonder Position-Button oder Sonder Positionen - Strg+F6.
Das Fenster Sonder-Position auswählen öffnet sich.
Wählen Sie den Eintrag Abgabe Pflegehilfsmittel oder drücken Sie auf der Tastatur die Taste H.
Das Fenster zur Kontaktsuche öffnet sich. Suchen Sie den Kunden heraus und übernehmen Sie diesen in den Verkauf.
Falls beim Kunden auf der Seite Spezifische Daten unter Pflegehilfsmittel keine oder eine noch nicht bewilligte Genehmigung hinterlegt ist, öffnet sich eine Hinweismeldung, von welcher aus Sie direkt zur Bearbeitung der Genehmigung wechseln können.
Falls zum Kunden für die elektronische Abrechnung relevante Daten fehlen, öffnet sich das Fenster Kundendaten für Abrechnung erfassen. Ergänzen Sie die fehlenden Daten.

Hier ergänzte Daten werden automatisch in der Genehmigung hinterlegt.
Die Seite Abgabe Pflegehilfsmittel öffnet sich.
Falls bereits Abgaben für diesen Kunden erfasst wurden, sehen Sie diese unter Bisherige Abgaben.
Mit Genehmig. verwalten - F10 können Sie noch einmal den Antrag zur Genehmigung der Pflegehilfsmittel einblenden und ggf. ergänzen.
Zum wiederholten Erfassen bereits abgegebener Artikel haben Sie folgende Möglichkeiten unter Bisherige Abgaben:
- Um alle bereits abgegebenen Artikel der Pauschale wiederholt abgeben, markieren Sie den Monat und wählen Sie anschließend Erneut abgeben - F5.
- Um mehrere einzelne bereits abgegebene Artikel wiederholt abgeben, markieren Sie diese (unterhalb des Monats) per Mehrfachselektion durch Halten der Strg- bzw. Shift-Taste und wählen Sie anschließend Erneut abgeben - F5.
- Um einen einzelnen bereits abgegebenen Artikel wiederholt abgeben, doppelklicken Sie diesen oder wählen Sie Erneut abgeben - F5.
- Mit Bisherige ausblenden - F6 können Sie die bisherigen Abgaben ausblenden, um mehr Platz für die neuen Abgaben zu haben. Mit Bisherige einblenden - F6 blenden Sie die bisherigen Abgaben wieder ein.
Die ausgewählten Artikel werden in den Bereich Neue Abgaben übernommen.
Möchten Sie neue Artikel hinzuerfassen, geben Sie im Bereich Neue Abgaben im Feld Artikelbezeichnung einen Suchbegriff oder die PZN direkt ein und wählen den Browsebutton oder Artikel suchen - F2 oder scannen Sie den gewünschten Artikel.
Möchten Sie einen Artikel einer anderen Produktgruppe zuordnen, dann verschieben Sie ihn per Drag&Drop in die gewünschte Produktgruppe bzw. wählen Sie Gruppe zuordnen - F7, um den Artikel einer ggf. neu zu erfassenden Produktgruppe zuzuordnen.
Falls ein anderer VK gewollt ist, kann dieser für den Artikel in der Spalte VK manuell überschrieben werden.
Eine Abweichung von den Vertragspreisen kann bei elektronischer Abrechnung zu Retaxationen führen.
Falls Sie die Artikel bereits für den nächsten Monat abgeben möchten, selektieren Sie unter Versorgungsmonat den gewünschten Abrechnungsmonat.
Mehr dazu lesen Sie im Tipps&Tricks-Artikel 'Digitale Abrechnung von Pflegehilfsmitteln'.
Erfassen Sie Artikel aus der Produktgruppe 54 und Produktgruppe 51 immer getrennt, da die Abrechnung getrennt erfolgen muss.
Wählen Sie nach dem Erfassen aller abzugebenden Artikel unter Neue Abgaben und der Prüfung des Abrechnungsmonats im Feld Versorgungsmonat die Funktion Übernehmen - F12.
Falls mit den Pflegehilfsmitteln zum Verbrauch der monatliche Höchstbetrag von 42 € überschritten wird, erscheint eine Hinweismeldung, in welcher Sie entscheiden können, ob Sie die Differenz zu Lasten des Kunden berechnen möchten, oder ob Sie darauf verzichten möchten.
An der Kasse werden die Artikel und ggf. der Differenzbetrag angezeigt, sofern Sie ihn zu Lasten des Kunden berechnen möchten.
Bei elektronischer Abrechnung wird zusätzlich die Abrechnungsposition hinterlegt:

Über das Icon an der Artikelposition kann das Fenster für die Abgabe Pflegehilfsmittel erneut geöffnet werden.
Schließen Sie den Verkauf wie gewohnt ab. Nach Bestätigung des Gegeben-Betrags öffnet sich die Druckvorschau mit der automatisch befüllten Erklärung zum Erhalt eines Pflegehilfsmittels. Bei elektronischer Abrechnung besteht die Möglichkeit zur digitalen Kundenunterschrift:
1. Möchten Sie den Kunden digital unterschreiben lassen und die unterschriebene Empfangsbestätigung als PDF-Datei im DMS oder auf Ihrem Apothekenlaufwerk ablegen, wählen Sie Digitale Unterschrift - F8. Das unterschriebene Dokument kann hinterher in der Verkaufsverwaltung über das DMS- oder PDF-Icon am Vorgang eingesehen werden.
  Mehr dazu lesen Sie in Digitale Kundenunterschrift.
2. Möchten Sie die Empfangsbestätigung drucken und dem Kunden auf Papier zur Unterschrift vorlegen, wählen Sie Drucken - F9.
  Die Druckvorschau öffnet sich. In der rechten oberen Ecke wird die Belegnummer aufgedruckt, mit welcher Sie die Erklärung im Modul Rezeptmanagement und der Verkaufsverwaltung wiederfinden können, sowie die Apotheken-IK und die Summe der Abrechnung.
  Beispiel zur Berechnung: Die Anzahl berechnet sich aus der erfassten Menge und der Einheit.
  Einmalhandschuhe Latex Puderfrei, Einheit 100 St.,
  Es wurden zwei Packungen erfasst. --> 100 x 2 = Anzahl 200
  Ist der Konfigurationsparameter Berechungsbasis auf Höchstpreis lt. Vertrag eingestellt ergibt sich ein Betrag von 21,42 € inkl. MwSt.
  Wählen Sie Drucken / Senden - F12, um die Erklärung auszudrucken.
  Falls Sie den Konfigurationsparameter Pflegehilfsmittelgenehmigung" (Bild) drucken aktiviert und bereits die Genehmigung für die Pflegehilfsmittel eingescannt haben, erscheint die Druckvorschau zum Ausdruck des Bildes der Pflegehilfsmittelgenehmigung.
  Wählen Sie Drucken / Senden - F12, um das Bild der Pflegehilfsmittelgenehmigung auszudrucken. Sie können diese direkt an die Abrechnung anheften.
  Falls Sie die Rezeptabrechnung vom DRZ ausführen lassen, werden zusätzlich in der oberen rechten Ecke die IK der Apotheke, die Beleg-ID und eine fortlaufende Nummerierung der gedruckten Anlagen aufgedruckt.
  Ergänzen Sie ggf. auf der Abrechnung zur PG51 die letzten 3 Ziffern der Pflegehilfsmittelpositionsnummer. Diese werden automatisch befüllt, wenn am abgegebenen Artikel eine entsprechende Hilfsmittelnummer hinterlegt ist.
Lassen Sie den Patienten bzw. seinen Bevollmächtigten den Erhalt der Pflegehilfsmittel auf der Erklärung unterzeichnen.
Reichen Sie dieses Dokument bei elektronischer Abrechnung nicht bei Ihrem Rechenzentrum ein, damit es nicht zu Doppelabrechnungen kommt!
Folgendes Symbol auf der Empfangsbestätigung erinnert Sie daran:

Alternative Vorgehensweisen:

Erfassung der Pflegehilfsmittelabgabe über Status an der Kasse

Wählen Sie an der Kasse nach Auswahl des Button Kunde den Kunden aus dem Fenster Kontaktauswahl aus bzw. hinterlegen Sie über Neu - F3 die Daten des Kunden im Modul Kontakte.
Wählen Sie den Status-Button.
Das Fenster Verkaufsstatus auswählen öffnet sich.
Wählen Sie 20 (L) Pflegehilfsmittel und bestätigen Sie mit OK - F12.

Falls Sie Pflegehilfsmittel mit einer alternativen Apotheken-IK abrechnen, dann selektieren Sie diese aus der Liste Eigene IK.
Falls beim Kunden auf der Seite Spezifische Daten unter Pflegehilfsmittel keine Genehmigung hinterlegt ist, öffnet sich eine Hinweismeldung, von welcher aus Sie direkt zur Bearbeitung der Genehmigung wechseln können.
Falls zum Kunden für die elektronische Abrechnung relevante Daten fehlen, werden Sie aufgefordert, diese zu ergänzen.
Erfassen Sie die genehmigten Artikel an der Kasse.
Ab dem 01.06.2025 können Hände- und Flächendesinfektionsmittel nur als Vielfaches von 100 ml abgegeben werden.
Falls für einen Artikel keine eindeutige Zuordnung zu einer Produktgruppe möglich ist, öffnet sich das Fenster Produktgruppe zuordnen.
Wählen Sie die zutreffende Produktgruppe aus und bestätigen Sie mit OK - F12.
Falls mit den Pflegehilfsmitteln zum Verbrauch der monatliche Höchstbetrag von 42 € überschritten wird, erscheint eine Hinweismeldung, in welcher Sie entscheiden können, ob Sie die Differenz zu Lasten des Kunden berechnen möchten, oder ob Sie darauf verzichten möchten.
Unabhängig davon werden auf die Abrechnung die Gesamtbeträge der Abgaben gedruckt. Die Summe wird dann in der Regel vom Rechenzentrum auf 42 € reduziert.
An der Kasse werden die Artikel und ggf. der Differenzbetrag angezeigt, sofern Sie ihn zu Lasten des Kunden berechnen möchten.
Bei elektronischer Abrechnung wird zusätzlich die Abrechnungsposition hinterlegt:

Über das Icon an der Artikelposition kann das Fenster für die Abgabe Pflegehilfsmittel direkt aufgerufen werden. Hier können Sie auch bisherige Abgaben zur erneuten Abgabe direkt auswählen. Falls der Kunde immer die gleiche Ware bekommt, können Sie auch die Artikel eines gesamten Abrechnungsmonats zur erneuten Abgabe auswählen. Siehe empfohlene Vorgehensweise oben.
Erfassen Sie Artikel aus der Produktgruppe 51 in einem weiteren Subtotal, da die Abrechnung getrennt erfolgen muss.
Falls Sie die Artikel bereits für den nächsten Monat abgeben möchten, wählen Sie den Button <Abgabedatum> unterhalb der Artikelzeilen.
Das Fenster Versorgungszeitraum für Pflegehilfsmittel ändern öffnet sich.
Stellen Sie das Datum in den Monat des gewünschten Versorgungszeitraums. Auf der Erklärung zum Erhalt eines Pflegehilfsmittels wird das geänderte Abgabedatum sowie der geänderte Monat des Versorgungszeitraums ausgewiesen.
Fahren Sie wie in der empfohlenen Vorgehensweise oben ab Schritt 15 fort.

Weitere Info und Funktionen

Tipps & Tricks: 'Digitale Abrechnung von Pflegehilfsmitteln'

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