Der Arbeitsablauf im Rezeptmanagement im Überblick

Die vier Übersichten im Modul Rezeptmanagement spiegeln den Zustand der Bearbeitung der Rezepte wider. Die Anzahl der manuell von Ihnen zu kontrollierenden Rezepte reduziert sich deutlich. In diesem Abschnitt werden die von Ihnen erforderlichen Arbeitsschritte kurz umrissen. Im Rezeptmanagement nutzen Sie die Funktionen des 'Rezeptscan' im Backoffice.

Die wichtigsten Arbeitsschritte sind Folgende:

1. Öffnen Sie das Modul Rezeptmanagement.
2. Legen Sie die nicht geprüften Rezepte in den Backoffice-Scanner im Querformat mit der Vorderseite nach oben ein.

   Ab diesem Zeitpunkt, d.h. nach dem Scannen arbeiten Sie zur Rezeptprüfung nur noch am Bildschirm. Die (Papier-)Rezepte können Sie bspw. nach Tagen gebündelt bis zur vollständigen Kontrolle und ggf. Korrektur in die Rezeptbox/Rezeptschachtel legen.

   Alle zu prüfenden Rezepte erscheinen im Register Rezeptkontrolle mit entsprechenden Prüfungsicons. Die fehlerfreien Rezepte, welche nicht zur manuellen Kontrolle angefordert wurden, gelangen sofort in die Rezeptbox.

   Das Scannen bearbeiteter und nochmals bedruckter Rezepte führt ebenfalls zur erneuten Prüfung und Einsortierung des Rezepts in die entsprechenden Übersichten, unabhängig von der Übersicht, in welcher das Rezept vor der Bearbeitung gelistet war.
3. Kontrollieren und korrigieren Sie alle in der 'Rezeptkontrolle' aufgeführten Rezepte.

   Es gibt folgende Kontrollvarianten:

   • Einsehen mit Rezept Details - F8 und Akzeptieren von fehlerfreien Rezepten.

     Die Kontrolle fehlerfreier Rezepte können Sie einschränken, indem Sie fehlerfreie Rezepte automatisch in das Register Rezeptbox verschieben lassen. Sie haben folgende Möglichkeiten:

     • Setzen von Einstellung zur manuellen Kontrolle (im Register 'Rezeptkontrolle'), bspw. Beschränkung auf die Kontrolle von hochpreisigen und von BtM-Rezepten. Mehr dazu im Thema 'Anzeige im Rezeptmanagement konfigurieren'.
     • Umpriorisierung von als fehlerfrei gekennzeichneten ApoTI-Hinweismeldungen, welche nicht automatisch in die 'Rezeptbox' verschoben werden, da die enthaltenen Hinweise abrechnungsrelevant sein könnten. Diese Hinweismeldungen werden mit dem Zusatz '(manuelle Kontrolle)' gekennzeichnet. Entscheiden Sie hier gezielt für jeden Meldungstyp entsprechend Ihrer bisherigen Erfahrung, ob Sie bspw. den Hinweis als 'Info' (ohne Status(-Icon) bewerten und entsprechend automatisch in die Rezeptbox verschieben lassen, oder ob Sie den Hinweis als 'Verbesserbar' einstufen möchten, um im Register 'Rezeptkontrolle' mehr Augenmerk auf die Kontrolle zu richten. Mehr dazu im Thema 'Rückmeldungsstatus vom Abrechnungszentrum ändern'.
   • Einsehen, kontrollieren und bedrucken zurückgestellter Rezepte. Mehr dazu im Thema 'Rückstellungen bearbeiten'.
   • Einsehen mit Rezept Details - F8, aktivieren und nochmaliges Bedrucken fehlerhafter oder verbesserbarer Rezepte.
     Wenn es sich um einen Erkennungsfehler der Verordnung beim Rezeptscan handelt, genügt zur Fehlerbehebung oft die Auswahl des korrekten verordneten Artikels, um den richtig abgegebenen Artikel zu verifizieren und zu bestätigen.

     Mehr dazu im Thema 'Rezepte kontrollieren im Rezeptmanagement'.

   Alle akzeptierten und alle beim Scannen als fehlerfrei eingestuften Rezepte erscheinen im Register Rezeptbox.

   Beachten Sie, dass die Prüfstatus-Icons erst nach dem Backoffice-Scan der Rezepte den Gesamtstatus der automatischen IXOS- und der ApoTI-Prüfung angeben. Vor dem Scannen wird kein Prüfstatus angezeigt (selbst wenn ein fehlerhafter oder verbesserbarer ApoTI-Status vorläge).
4. Sollten Sie ein Rezept von der Kontrolle zurückstellen wollen, weil Sie das Rezept zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten möchten, wählen Sie in der Detailansicht zum Rezept später kontrollieren - F11. Das Rezept wird mit einem Icon versehen und verbleibt im Register Rezeptkontrolle. Hinterlegen Sie ggf. mit Info - F6 eine Informationen zum Rezept, um später das Problem bereinigen zu können. Das Rezept wird mit dem Info-Icon gekennzeichnet.
   

Sie werden in Ihrem Arbeitsablauf durch folgende Automatismen unterstützt:

• Wenn Sie ApoTI nutzen, werden alle Rezepte nach Total-Abschluss automatisch zur Rezeptvorprüfung an das Abrechnungszentrum gesendet. Ausgenommen sind nicht bedruckte Rezepte ohne Rückstellung, bei denen bspw. der Rezeptdruck abgebrochen wurde.
• Durch das erstmalige Scannen mit dem Backoffice-Scanner werden Rezepte ohne ApoTI-Rückmeldung vom Register Nicht bereit in den Register Rezeptkontrolle bzw. Rezeptbox verschoben, um Ihnen bereits die Rezeptkontrolle anhand der ggf. bei der IXOS-Prüfung festgestellten Fehler oder Verbesserungsvorschläge zu ermöglichen.
• Beim zweiten Scannen mit dem Backoffice-Scanner wird die Detailansicht zum Rezept geöffnet, um die manuelle Prüfung der Rezeptdaten anzubieten.
• Beim erstmaligen (Stapel-)Scan von Rückstellhüllen mit Rezepten wird die Detailansicht zum ersten Rezept aufgeblendet. Sie können mit Hilfe der Auswahlleiste durch alle gescannten Rezepte blättern und diese bearbeiten. Nach der Bearbeitung eines Rezepts wird das nächste Rezept zur Kontrolle angeboten.
• Alle Rezepte des Vormonats (auch manuell akzeptierte Rezepte mit Status verbesserbar oder fehlerhaft) werden nach letztmaliger Abholung der (Papier-)Rezepte des Vormonats durch das Abrechnungszentrum automatisch vom Register Rezeptbox in den Register Abgerechnet verschoben. Der Abholtag ist konfigurierbar. Mehr dazu im Thema 'Anzeige im Rezeptmanagement konfigurieren'.

Was Sie außerdem wissen sollten

• Verwenden Sie zum Aufbringen von Korrekturen oder handschriftlichen Vermerken auf dem Rezept nur blauen Kugelschreiber.

• Achten Sie nach Möglichkeit darauf, dass die Verordnung des Arztes nicht handschriftlich überschrieben wird.

• Vermeiden Sie das Aufbringen apothekeninterner Vermerke, wie bspw. ein Mitarbeiterkürzel auf der Vorderseite des Rezepts. Dies kann zu Fehlerkennungen führen.

• Um die Erkennung der Rezeptdaten beim Rezeptscan zu verbessern, sollten Sie einen verkürzten Apothekennamen auf das Rezept aufdrucken. Dies hat keine negativen Auswirkungen auf die Abrechnung des Rezepts.

  Tragen Sie dazu im Firmenstamm auf der Seite Stammdaten unter Weitere Daten im Feld Apothekenname auf Rezept den gewünschten verkürzten Apothekennamen ein (z.B.: Adler A. 81373). Mehr dazu im Thema 'Firmenstamm'.

• Bekleben Sie vor der Neubedruckung eines korrigierten Rezepts das Taxfeld mit einem Rezept-Korrekturetikett.
  Beachten Sie dabei die Technische Anlage 2 (Stand 01.03.2012): Bringen Sie Ihr Namenszeichen über die rechte, untere Ecke des Aufklebers und gleichzeitig über das Verordnungsblatt auf.
• Wenn Sie die Rezeptkontrolle mit IXOS noch nie oder nicht konsequent in Ihrer Apotheke genutzt haben, dann befinden sich im Register Rezeptkontrolle viele alte, unbearbeitete Rezepte, welche jedoch schon vom Abrechnungszentrum abgeholt wurden. Diese sollten Sie zunächst im Register Rezeptkontrolle die Funktion Rezeptkontr. aufräumen - Strg + F11 als abgerechnet kennzeichnen. Mehr dazu im Thema 'Rezeptkontrolle aufräumen'.
• Auswahl von Rezepten zur Kontrolle:

  Sie haben folgende Möglichkeiten, die Rezepte in der Rezeptkontrolle in der erweiterten Detailansicht anzuzeigen:

  • Einzelscan der Rezepte

    Die Detailansicht wird geöffnet.

  • Markieren Sie die Rezepte in der Übersicht ...
    • einzeln
    • mit gedrückter Hochstelltaste und Anklicken des ersten und letzten Rezepts zum Markieren aller Rezepte in der Auswahl
    • mit gedrückter Steuerungstaste und einzelnem Anklicken der gewünschten Rezepte

    ... und wählen Sie Rezept Details - F8.

    Die Detailansicht zum ersten Rezept wird geöffnet. Mit Hilfe der Auswahlleiste oben rechts können Sie durch alle Verordnungen blättern.

  Um ein spezielles Rezept in einer Mehrfachauswahl zu finden und anzuzeigen, können Sie das Rezept einfach (nochmals) scannen.
• Wenn Sie im Rezeptmanagement eine Rückstellhülle mit dem Barcodescanner scannen, dann wird die Detailansicht zum Rezept angezeigt. Dies ist entweder die einfache Ansicht, wenn das Rezept noch nicht mit dem Backoffice-Scanner gescannt wurde, oder die erweiterte Ansicht, wenn das Rezept bereits gescannt wurde. Die Anzeige ist unabhängig vom Register, in welchem sich das Rezept befindet.
• Im Register Nicht bereit werden alle Rezepte ohne ApoTI-Rückmeldungen angezeigt, sofern ApoTI aktiviert ist und sofern sie noch nicht mit dem Backoffice-Scanner gescannt wurden. Diese Anzeige ist rein informativ.

  Bei eingegangenen ApoTI-Rückmeldungen werden die Rezepte automatisch aus dem Register Nicht bereit in das Register Rezeptkontrolle verschoben. Die Rezepte erhalten jedoch noch keinen Gesamt-Prüfstatus, solange der Backoffice-Rezeptscan noch aussteht.

  Wenn Sie Rezepte scannen - unabhängig von einer ApoTI-Rückmeldung - werden sie ebenfalls in die Rezeptkontrolle verschoben.

• Alle Rezepte im Register Rezeptbox können Sie in diesem Register belassen und am Monatsende einer kurzen Prüfung hinsichtlich pharmazeutischer und abrechnungsrelevanter Kriterien unterziehen.
• Wenn Sie versuchen, an Rezepten in den Registern Rezeptbox oder Abgerechnet eine Bearbeitung im Rezeptmanagement, in der Verkaufsverwaltung oder der Auftragsübersicht der Faktura durchzuführen, erscheint eine Hinweismeldung, welche Sie auf den Bearbeitungsstand der Rezepte im Rezeptmanagement aufmerksam macht.
  • Bereits ans Abrechnungszentrum gesendete Rezepte in Abgerechnet sollten Sie nur bearbeiten, wenn Sie das Rezept zur Korrektur eines Fehlers vom Abrechnungszentrum zurückerhalten haben. Dies ist mit den historisierten Daten der letzten 24 Monate problemlos möglich. Scannen Sie das Rezept nach der korrigierten Bedruckung erneut, um es nochmals prüfen zu lassen.
  • Sollte eine Bearbeitung eines in der Rezeptbox befindlichen Rezepts notwendig geworden sein, so erscheint das Rezept im Register Nicht bereit. Sie sollten durch nochmaliges Scannen des erneut bedruckten Rezepts eine wiederholte automatische Rezeptprüfung durchführen. Das Rezept erscheint anschließend je nach Prüfstatus im Register Rezeptkontrolle bzw. Rezeptbox.
• Wenn Sie ein Rezept aus dem Rezeptmanagement oder aus der Verkaufsverwaltung heraus bearbeiten, so erscheint es im Register Nicht bereit.

  Ein anschließender Scan mit dem Backoffice-Scanner ordnet das Rezept je nach ermitteltem Prüfstatus entweder in die Rezeptkontrolle oder in die Rezeptbox ein.

• Wird bei einem gedruckten Rezept das Abgabedatum oder Formular geändert und der Rezeptdruck anschließend abgebrochen, gilt das Rezept weiterhin als gedruckt. Die Rezeptnummer bleibt nach der Änderung des Datums oder Formulars gleich. Das Rezept wird nicht erneut per ApoTI gesendet.
• Wurde einem Rezept bereits ein Backoffice-Bild zugeordnet, werden nach Änderung des Abgabedatums im Rezeptmanagement die Regeln zum Datum (z.B. "Rezept ist am 23.10.13 (> 3 Monaten) ausgestellt worden") nicht mehr angezeigt. Nach Änderung von Formular oder Datum wird das graue Kamera-Icon angezeigt.
• Ein mit dem Frontoffice-Scanner in der Offizin während eines Verkaufsvorgangs gescanntes Rezeptbild wird nicht für das Rezeptmanagement genutzt, um die wiederholte Prüfung mit erweiterten Prüfkriterien für das vollständige Rezept zu garantieren.

  Wenn Sie jedoch nach dem Frontoffice-Scan den Kostenträger oder das Ausstellungsdatum manuell eingegeben haben, weil diese Daten nicht erkannt werden konnten, dann werden diese Daten in der Rezeptkontrolle mit Backoffice-Scan verwendet. Das Ausstellungsdatum kann danach manuell geändert werden. Danach wird eine erneute Prüfung durchgeführt.

  Beim einem selbsterfassten Verkauf wird aber der eingegebene Kostenträger nicht als Vorschlag übernommen.

• Falls ein falscher Kostenträger aufgrund einer schlechten Druckqualität angezeigt wird, oder falls wie im vorliegenden Beispiel an der Kasse ein anderer Kostenträger angegeben wurde als auf dem Rezept, sollten Sie - um Retaxierungen zu vermeiden - den Kostenträger korrigieren, da anhand dieses Kostenträgers die folgenden Vergleichsartikelsuchen ausgeführt werden. Mehr dazu im Thema 'Kostenträger auswählen'.

  Beispiel: Anderer Kostenträger auf dem Rezept als an der Kasse angegeben ...

  Rezepte, für die an der Kasse fälschlicherweise ein anderer Kostenträger angegeben wurde, als auf dem Rezept (im Beispiel: Kundenkontakt mit einer Pflegekasse (18er IK-Nummer)), erhalten im Rezeptmanagement einen roten Prüfstatus. Sie sollten nun über Bearbeiten - F5 oder über Kunde - F10 die IK-Nummer beim Kunden korrigieren.

  

  Die Prüfung auf Abweichungen zwischen erkanntem und am Kunden hinterlegtem Kostenträger konfigurieren Sie in den Einstellungen des Rezeptmanagements (Einstellungen - Alt+F12) mit der Checkbox Abweichungen zwischen erkanntem und am Kunden hinterlegtem Kostenträger als verbesserbar anzeigen. Standardmäßig ist diese aktiviert. Mehr dazu im Thema 'Anzeige im Rezeptmanagement konfigurieren'.
• Wenn Sie ein Rezept noch nicht mit dem Backoffice-Scanner gescannt haben, können Sie mit Rezept Details - F8 nur die einfache Rezeptansicht einblenden.
• Zum Abführen des Herstellerrabattes wird auch von den Privatkassen gefordert, dass - entsprechend der Handhabung bei den GKV-Rezepten - bei privaten Parenteralia/Auseinzelung/Wochenblister-Rezepten die Datenübermittlung per ApoTI ans Rechenzentrum durchgeführt wird.

• Beim Rezeptdruck kommt es unabhängig von der Druckformular-Konfiguration zu folgenden Veränderungen:

  • Die Rezeptnummer wird immer aufgedruckt.
  • Zuzahlung/Mehrkosten werden nicht gedruckt.

  • Die Bedienernummer wird, wenn sie gedruckt werden soll, immer in der letzten Zeile gedruckt. Ausnahme: Bei BtM-Rezepten wird sie immer oben gedruckt.

  • Zusatzinformation für Rechenzentrum wird nicht gedruckt.

  • Es werden keine Artikelnamen für Rezeptkontrolle gedruckt, um die hohe Erkennungsrate beim Rezeptscan zu garantieren.

  Mehr dazu im Thema 'Druckformulare konfigurieren'.

Weitere Info und Funktionen

'Rezeptscan - Die automatische Rezeptbearbeitung'

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